【訓練内容】仕事のメモってどうやってとるのが正解？
「もっとメモを活用して効率よく仕事をしたい」「メモを上手く取る方法をしりたい」と考えたことはありませんか？
仕事上でメモを取ることは良いことだと分かっていても、時間が限られてしまっていたり効率を考えたりすると実際にどうやってやればいいのか良いか分からなくなってしまいますよね。
私は最近メモがうまく取れるようになってきたのですが、最初のころは焦ってうまく取れなかったり、めんどうくさくなってしまって結局メモをやめてしまったりしていました。
今回はそんなメモの必要性とやり方についてご紹介します。
1.メモはどうして必要なの？
1-1.仕事でメモをとる必要性
いろいろな場面でメモの必要性が提言されてきていますが、人によっては紙に書きだすことをめんどうくさく感じる人もいます。
しかし、メモを見返すということは、単純な「記録」以外にも得られる効果が多くあります。
例えば下記のような場面。
・急な対応をしていて元の業務内容をすぐに確認したいとき
・仕事を効率的に進めたいとき
・上司に良い評価をしてほしいとき
・抜け漏れ対策したいとき
このような場面では、メモをとったり見返したりすることにより、仕事がスムーズに進むようになるかもしれません。
1-2.仕事でメモを取るメリット
仕事の際にメモを書き留めることで、思わぬことを発見できることもあります。
それは、タスク内容を理解できるようになるからです。
情報を表記することで以下のような利点が得られます。
・大事な情報を忘れない
・要点を整理する力がつく
・瞬間的なアイデアを記載できる
・仕事の効率化につながる
・相手に信頼してもらえる
実際に１つずつ見ていきましょう。
【大切な情報を忘れない】
仕事中、メモを積極的にとることで、大切な情報を忘れず覚えておくことができます。仕事内容によってはすぐに作業することができずに、時間を少しおいてからおこなうときもあるでしょう。そうしたとき、時間が経って内容を忘れてしまっては、トラブルの原因になりかねません。
取引先との打ち合わせ・急な上司からの指示でも、メモを見返せば思いだすことができます。自分からメモを取るようにすれば、このようなトラブルも回避することができるでしょう。
【文章をまとめる力がつく】
メモを取ることは「文章をまとめる力」の向上に役立ちます。
会話や会議の内容をメモするとき、スピードが速い中で、必要な情報を取捨選択しながらメモしようとするからです。
重要な情報だけをしっかり確認でき、日常にも役立てることができます。
【瞬間的なアイデアを記載できる】
これはメモにおける最大のメリットです。ふとした瞬間に考えついたことなど、そのときのアイデアをそのまま記録することができます。できれば日時も書いておくとあとで整理する時に役立ちます。
アイデアを記載することは、新たなビジネスチャンスの獲得にもつながります。
【仕事の効率化につながる】
仕事でメモを取ると、日々おこなう業務効率の改善に繋がります。
理由は仕事に優先順位をつけられるからです。
やらないといけない仕事をほとんど終わらずに放置してしまったり、納期に余裕のあるものから先に手を付けてしまったりした経験はありませんか？
優先順位がはっきりとすれば、自分の今やるべきことが分かるので、余計な不安もなくなり、目の前の仕事に集中できます。
【相手に信頼してもらえる】
メモを取ることで仕事相手との信頼関係が強固になることもあります。
メモを取っている様子を見たひとは、「これだけ熱心に人の話を聞いているのだから、話の内容もきちんと伝わっているだろう」と安心するのです。
仕事に熱心に取り組んでいる印象が伝われば、信頼関係も構築できるでしょう。
2.おすすめ！メモの取り方９選
2‐1.仕事が捗る基本的なメモのとり方９選
メモは自分流でおこなってしまうと、いつまでも分かりにくいメモになってしまいます。
基本的なメモのとり方をご紹介します。
ポイントは９つです。
・手書きにする
・毎回、日付とタイトルを記載する
・５W１Ｈを意識する
・要点を整理して簡潔に記載する
・難しい漢字を使わない
・色分けして記載する
・自分の意見も記載する
・追記のためのスペースを残しておく
・フリクションは使わない
それでは、一つずつ詳しくご紹介していきます。
【手書きにする】
手書きのメモが良い理由は、どんなときでも持っておける手軽さ・印象がよくなる・
好きなようにアレンジができるなどがあります。
仕事をしていれば、急に上司から連絡がくるなんてこともあります。そんな時、手書きであれば簡単にメモを取ることができます。
【毎回、日付とタイトルを記載する】
せっかくとったメモも、ページをすぐに見つけられないのは大変不便です。
しかしタイトルと日付を記載することで、ざっくりとした内容を思い出すことができ、その問題は解決できます。また、月ごとに整理するなどの際にも便利です。
【メモを取るときは5W1Hで！】
後から見返して分かりやすいメモをとるために必要なのが５W１Hです。
いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように、を意識するだけで、メモをより効率よくとれるようになります。また、後から見直す際にも簡潔で分かりやすいです。
【要点を整理して簡潔に記載する】
すべてメモに残そうとして長くなってしまった経験はありませんか？
です・ますや接続詞を省くだけでかなり簡潔になります。
慣れてきたら納期や場所・時間などといった重要な部分だけメモを取るようにしましょう。
【難しい漢字を使わない】
難しい漢字は画数が多く時間がかかってしまいます。時間短縮のためにもひらがなを使いましょう。
【色分けして記載する】
特に重要なものは色分けして見えやすくするのがおすすめです。
赤でアンダーラインを引くのもいいでしょう。
この時使う色は黒以外で2色までにしましょう。あまり多いとかえって混乱してしまいます。
【メモをとるときに感じたことも書く】
その時感じた感情を書いておくと記憶と結びつきやすくなり、振り返った時に思い出しやすくなります。
【余白を多めに残しておく】
後から書き足せるように余白は多めで余裕をもって紙を使いましょう。
右から３分の１を空白で使うなど自分なりのルールを決めて使うのもオススメです。
【消えないペンで記載する】
消えるペンは修正が楽そうに思えますが、消している時間がもったいないです。
また、こすれたりして見えなくなってしまうかもしれません。
メモを取る際には消えないボールペンなどを使い、修正は二重線などでおこないましょう。
3.まとめ
今回は仕事でメモをとる重要性やメモの質を向上させる方法を紹介しました。
最初は難しく感じるかもしれません。
まずはゆっくり的確に取る練習をしてみてください。
たくさんメモを活用して仕事を効率化していきましょう！
↓↓↓↓期日管理についてはコチラの記事で解説しています↓↓↓↓
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