【訓練内容】事務仕事でよく使うツールって？
もうすぐ秋になるからか、涼風が心地よい季節になりました。
早速ですが、こちらをご覧になっている方で、事務の仕事をしている方もいると思います。
その中で、事務仕事ではどのようなツールが良く使われているか、興味のある方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、事務仕事で使うツールについてお話ししたいと思います。
1.事務仕事とは？
1-1.事務仕事とは
事務仕事とは、細々とした業務を担当するお仕事です。
男女問わず働くことができますが、特に女性の方にとって、人気の高いお仕事です。
更に、事務仕事は業務の幅が広く、他の部のサポートに行ったり、さまざまな部署を手助けすることもある、大切なお仕事です。
又、どの業界や企業を問わず、さまざまな企業で募集がされています。
1-2.主な仕事内容
次に事務仕事で主に多い作業をご紹介したいと思います。
まず一つ目は、データ分析そして資料作成です。
これは事務作業で最も一番多い作業です。
顧客や売上等、企業には関係するデータがたくさんあります。
そのデータを管理し、集計等をおこなったりします。
更に、営業や会議等、お客様に提出する資料の作成も必要です。
それだけではなく、作成又は印刷された書類を指定されているファイルに日付別にファイリングするのも事務仕事です。
それ以外にも、データや郵便物等の管理、伝票の処理や整理など、情報を管理するのも事務が担当しています。
二つ目は備品整理です。
社内にある備品や消耗品を管理、不足分を購入、補充をおこないます。
最後に三つ目ですが、これは最も重要な役割です。
それが、電話やメール、そして来客の応対です。
お茶出しや電話応対、問い合わせメールなど、直接お客様と接する業務も、大切な事務仕事のひとつです。
2.事務仕事で良く使うツールをご紹介
2-1.事務作業に活かせるツール7選
次に事務作業でよく使うツールをご紹介します。
まず一つ目、タスクとスケジュール管理です。
最近では、スマホ・PC等を使用する事が増えてきたため、
タスク・スケジュールについて、外出先でも情報を共有できるようになりました。
更に、近くにいなくても離れた場所にいる関係者と複数人同時に、コミュニケーションをとる事も可能なため、とても便利です。
二つ目は、勤怠管理システムです。
勤怠管理は全社員の出勤・退勤・休憩・休日等、勤務状況を把握するシステムです。
その勤怠管理システムがあれば、時間がかかる集計作業や、社員の労働時間を管理する事ができるため、勤怠管理にたくさんの時間をかけずに済みます。
三つ目は、web会議システムです。
こちらは、コロナの時によく利用されていて、今も多く利用している方もいるのではないしょうか？
デバイス・通信環境さえ問題なければ、相手の会社に行かなくても、会議ができるため、移動にかかる時間を短縮できます。
四つ目は、電子署名・電子承認ツールです。
昔は紙とハンコを使用して署名の判を押していましたが、近頃は、ハンコを使用しないで電子署名・電子承認を使用する企業が増えてきました。
この二つのツールを利用すれば、テレワークの期間中に押印や決裁する際にわざわざ出社する必要もなくなります。
五つ目は、オンラインストレージです。
こちらは、インターネット上でファイルを管理するストレージです。
ネットなどの環境があれば、どこでも管理や編集が可能になります。
データが管理されている為、探す手間も省けるので楽です。
六つ目は、AIチャットボットです。
こちらは、社内外から様々な問い合わせをAIが対応するものです。
これまでの作業をAIに任せると、作業が大幅に楽になります。
最後に、RPAです。
最近では多くの企業で導入されているツールでもあります。
RPAは「Robotic Process Automation」の略語。
分かり易く説明すると、ルーティンワークをAIに任せることです。
これを導入することにより、事務作業などの業務を自動化することが可能な為、効率的に業務を行うことができます。
2-2.ツールを使ってのメリット
先ほどは、良く使うツールについてご説明しましたが、次は、ツールを使用するメリットについて、ご説明したいと思います。
まず一つ目は、外出先でも確認しやすいことです。
ツールを使うことで、必要な情報を、会社においてあるPCだけではなく、スマホなどの別のデバイスからでも、確認する事が可能です。
二つ目は、空き時間でも作業が可能なことです。
外出先でも作業ができると分かったとなると、空いている時間を利用し、仕事をすることが可能です。
例をあげると、
・アポなどの隙間時間
・乗り物に乗っている時の移動時間
・昼休みの休憩時間
などの隙間時間で、作業を進めることができます。
特に、メールの返信、書類の確認の仕事は、空き時間にサクッと済ませておくと後の仕事がスムーズに進みますよね。
三つ目は、コミュニケーションが取りやすいことです。
最近では、チャットアプリを使用しながら連絡を取り合うことが多くなっています。
テンポも早く、出先で確認できるものもあるためです。
更に、ZOOMなどのビデオチャットを使用すれば、外出が困難な方でもオンライン会議に参加することができます。
最後は、情報・データの管理が楽になることです。
仕事に必要な情報は、社内にあるPC等で管理している人がたくさんいると思います。
この場合、外出先でのデータの確認が難しくなると思います。
逆にオンラインでデータを管理しておけば、外出先でもデータを確認することができます。
いつでも保管データを確認できるので、戻って確認するという、時間のロスもなくなります。
3.まとめ
以上、事務仕事でよく使うツールについて、ご説明いたしました。
最近では、ZOOM、チャットワーク等いろいろな事務で使うツールが、増えてきています。
試しに、どんな物があるか見て確かめるのも良いのかもしれません。
ぜひ、自分にあったツールを見つけてみてくださいね。
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