【訓練内容】期日管理を上手にする方法について

焼けつくような暑い時期ですね。

皆さんは夏バテにならないように気をつけてください。

ところで皆さん、期日管理はできていますか？

できている方もいれば、予定を組むのが苦手でできていない方もいると思います。

今回は、期日管理を上手にする方法を紹介したいと思います。

1.期日管理が必要なのはどうして？

1-1.期日管理のメリットとは？

期日管理は、仕事上でどんなメリットがあるのでしょうか？

まず、期日管理のメリットは、設定された期限内に作業を終わらせることです。

予定を記入してから情報を整理する など、その日におこなうことが分かりやすくなります。

今すぐに作業をしなくていいこと、数日後におこなう作業なども明確にできます。

期日を決める際に、まずは優先順位を洗い出してから、おこなうべきか考えるのが重要です。

作業をおこなう前に、一旦全体を見直してから作業をすれば、効率的に上手く回せるかもしれません。

1-2.期日管理が苦手な人

では、期日管理が苦手な人はどういった方なのかをご紹介したいと思います。

まず、何も考えずに行き当たりばったりおこなうやり方はNGです。

作業を始めてから、期日に間に合わないまま、どれも中途半端になってしまいます。

そのような方は、優先順位がつけられていない可能性があります。

例えば、相手に指示された仕事を引き受けて作業をおこなったとします。後から別の作業があることに気が付いて、急いで別の作業をしました。結局、どちらの作業も間に合いませんでした。

このように期日管理ができていないと、作業が上手くいかない状況になります。

そうすると、直前に指示された作業とやりやすい作業から手を付ける可能性が高いです。

たくさんの作業を抱えてしまうと、集中力がなくなり、やる気も無くなってしまいます。

せっかく一生懸命作業をしても、効率の悪い結果になってしまいますよね。

このようなことがないようにするためにも、期日管理が必要です。

また、時間が足りなくて、期日に間に合わないということも期日管理ができていない方に多いです。

これらの原因は、仕事内容、そして時間と予測に問題があることが考えられます。

特に多いのが、自分の作業を必要な時間を決めてから組むのではなく、理想の時間で期日管理を組んでしまうことです。

この時間で仕事を終わらせるという理想をもったまま時間を調整すると、結果的に作業が遅れるという落とし穴が出てきます。

自分のペースに合った作業時間をしっかりと決めましょう。

同じ作業をした場合に、人によって仕事の速さが異なる時もあります。

まずは自分がどの仕事にどのくらい時間が必要か、確認する事が大事です。

スケジュールをしっかり組み、そのスケジュールに沿うことで問題なく作業ができていると、そこから予定をずらすことを苦手に感じる方もいます。

しかし、仕事の中で問題が起きると、早急に優先順位を見直して順番を入れ替える必要性が生じる場合もあります。

まずは状況を整理してから、相手に指示を仰ぎます。

また、1人で抱えるのが難しい場合は、周りの人達に協力をお願いするのも良い判断だと思います。

2.期日管理の方法をご紹介！

2-1.自分に合った期日管理を見つける

最近は、スマートフォンで期日管理をしている方が増えています。

他にもどんな方法があるのかご説明したいと思います。

【手帳】

デジタルが進む中、やはり紙の手帳は人気があります。

理由は、思いついた時すぐに書き込める、そしてすぐに確認ができるからです。

【スマートフォン】

記述した通り、最近ではスマートフォンに入っているカレンダーアプリを使う人を良く見かけます。

特にリマインダーや、共有機能があるので、年・月・週・日などの表示切り替えができ、とても便利です。

【タブレット】

タブレットは画面が広い為、入力がしやすいツールです。

特にタブレット専用のペンで画面に記入する機能を使うことで、使い勝手が良くなり、使用できる幅も広がります。

【管理ツール】

管理ツールは、PCで使用することが前提です。

こちらは、個人以外にもチームメンバーでも使用できます。

理由は、全てのメンバーの予定表が分かるため、会議などの調整に活用されやすいからです。

最近では、プロジェクトやタスク等を管理するためツールもあります。

2-2.期日管理を上手におこなう 5 つのコツ

期日管理に役に立つ、５つのコツを覗いてみましょう。

期日管理が得意な方が実践している部分を確認してみると、いくつか参考になる箇所が見つかります。

苦手を克服するときに役に立つと思います。

１優先順位を把握する

やるべきことをまとめてから優先順位をつける、これは期日管理の基礎みたいなものです。

早めにおこなう作業と今おこなわなくてよい作業がある場合、両方の期日を決めてから、どちらの作業を先におこなうべきか判断する必要があります。

2期日を守るための計算をする

仕事を細かくすると正確な時間が分かりやすくなります。

仕事内容が具体的になれば、不安や心配がなくなり、必要な時間を計算しやすいのが理由です。

期日から計算することで、どのくらいのペースで作業すればいいのか分かります。

3集中する為に一定時間、確保する

仕事をするために、時間を確保することは大切な事です。

仕事の中には、相手と会う約束・会議・ミーティングなど、コミュニケーションに分類されるものもあります。

例えば、打ち合わせや会議等仕事と仕事の間に別の仕事が挟まってしまうと、おこなっている仕事が中断されたまま、上手くいかない場合があります。

そうならない為には、まずは集中してから仕事ができるように、一定の時間を確保しましょう。その後に、間違えて予定を入れてしまわないように、手帳・スマホに記載しておくと良いでしょう。

４定期的に見直して修正する

進捗状況に合わせて、期日を修正する事も必要です。

まずは、期日を定期的に確認して、見直すことを視野に入れましょう。

少し予定がずれた場合でも、修正できるように余裕をもって予定を設けておきましょう。

早めに作業が終わったら、その時間に遅れている仕事や周りの手伝いをするなど、時間の有効活用ができます。

５仕事の開始時と終了間際では、同じ仕事でもかかる時間が異なることを把握する

同じ仕事でも開始したばかりの時の方が、時間がかかる時があります。

そしてしばらくして、終了間近までくるとだんだん慣れてきて仕事の効率があがります。

そうすると、仕事の時間が短くなります。

このように、仕事を開始した当初と終了間際だと、所要時間に差があることが分かると思います。

やり始めは時間がかかることを前提に、スケジュールをたてましょう。

3.まとめ

以上、期日管理についてご説明いたしました。

期日管理が難しい等、悩むこともあるとおもいますが、

この記事が少しでも参考になればと思います。

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