【訓練内容】上手な振り返りの仕方について
夏の日盛りに木陰の恋しい季節となり、木々の緑が目にまぶしい今日このごろです。
仕事をしていく時、新たな目標設定の時や仕事が終了したときなど、「実行したことを見直す」タイミングは多くあります。
この場合、話し合いなどで意見を出し合っても「結局、次はなにをしていいのか？」という行き詰った結果で終了してしまうこともしばしばあります。
そこで、KPT法を使って考えることで、スムーズに今の状態の分析をおこなうことができ、次にやるべきことが明確になります。
1.目標の振り返りはどうして必要なの？
1-1.目標の振り返りはどうして必要か
目標の振り返りは、失敗の原因究明、反省のためにするものではありません。
目標の設定と現状の差を理解し、業務全体の効率化につなげるためにおこなうもの。
管理において大事な意味を持っています。
できてない要因を考えることはもちろん重要ですが、要因を考え「自分は達成に近くなっている」と自信をつけましょう。
2.目標の振り返りの方法について(KPT法)
2-1.KPT法とは
「KPT(ケプト)」とは「見直し」によって、仕事やプロジェクトの見直しを加速させるフレームワークです。
KPTは
〇Keep:良かった点を見つける
〇Problem:問題がある点、課題がある点を見つける
〇Try:問題がある点・改善点を解決・改善するためにやることを決める
KPT法を使って考えることによって、見直すべき項目が整えられ、「何をすればよいのか」が明確になります。
2-2.KPTの効果
余計なものがなく、なじみやすいやり方で、1人でも大人数でも、どちらでも使用できる振り返りの仕方と言われています。
また、KPT法を実践する目的は、「課題を共有し、改善すべきことを明確化する」ことです。
KPT法を使用し確認をおこなうことによって、課題の共有や改善すべきことの明確化が可能になります。
KPTをおこなう目的は、見える化することです。
シンプルではありますが、人がたくさんいてもつかえるため、見直しには良い方法です。例えば、大きなプロジェクトを進めていると、営業担当者、ディレクター、エンジニア、デザイナーなどさまざまな職種の人々がチームになって動くことがあります。
このような場合、他の職種の人がどんな業務をおこなっているのか、どんな課題があるのか、何をゴールに設定しているのか、といったことを把握することは難しいです。そこでKPTを使って視覚的に想像することで、スムーズに見直すことができます。
2-3.KPT法を実施する上での要点
以下、KPT法を実際に使用するときの重要な点について述べたいと思います。
- 振り返る目的や問題点をあらかじめ決めておくこと
会議で「何を決めるのか」あるいは「何について話しあうのか」を明確にしておくことが一番大切です。
振り返りの目的と問題点を前もって決めて、遅くとも話し合う前の日までには目的・議題を話し合っておくことで、話がそれることなく見直しをおこなうことができます。
これにより、あらかじめ目的と議題に対して事前に考える時間ができるので、会議が順調にスタートすればたちまち論議ができ、活発な意見交換ができるようになるでしょう。
- 10人以下で実施すること
KPT法の実施人数は10人以下が良いと言われています。
慣れるまでは設定を5人程度にするのが良いでしょう。
プロジェクトの規模の大きさによっては参加人数が多くなることがありますが、このような場合、周囲に遠慮して意見が出にくくなってしまうことがあります。可能であればグループを細分化したり、ファシリテーターを置いたりして、意見が出やすい環境を作ることが大切です。
- 継続すること
KPT法を続けておこなうためには、一度のディスカッションで細部の課題を振り返るよりも、次何をするかという、「try」を主に議論する方が現実的です。
一度の見直しで全部の問題点が解決できることはなく、「try」によって新たな課題が出てくることもあるため、ときどき、KPT法による確認をし、改善のサイクルを回していくという取り組みが重要となります。
2-4.KPT法のメリット・利点
- 課題の早期発見
課題を見つけるのが遅くなるほど対策数が少なくなり、解決できる難易度が上がっていきます。
それを防ぐためには、課題を早期発見し、解決しておくことが大切です。
KPT法を使い見直しをすることによって問題がある点を共有し、改善すべきことを明確化することができます。
また、課題の早期発見と解決への動きを把握することが可能になります。
- 次に何をおこなうべきかが明確になること
振り返りをおこなった場合、次に何をすべきなのかを理解している必要があります。
KPT法を使うと、「try」の部分で次から何にチャレンジするのかが明らかになります。
3.まとめ
KPT法による見直しは「各々にはどんな課題があるのか」「その課題を解決するためにはどのように取り組めば良いのか」を認識する場と言えるでしょう。
ぜひ、この記事を参考にKPT法を使った振り返りをしてみてください！
↓↓↓↓課題の解決方法についてはコチラの記事で解説しています↓↓↓↓
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