【訓練内容】報連相のマナーを学ぼう！
少し暑さを感じる頃となりました。
今年も鯉のぼりが昇る月、男の子の節句がやってきました。
このブログを読んでいる方にお聞きします。
情報共有はできていますか？
社会人になってから、報連相という単語をよく聞きますよね？
しかし、詳しい事はあまり分からない状態ではないでしょうか？
そんな方に向けて、『報連相のマナー』について解説します。
1.報連相はどうして必要なの？
1-1.報連相とは
まずはじめに報連相についてご説明します！
報連相とは、仕事上で意思疎通を図るために重要なものです。
名前をみると分かる通り、「報告」「連絡」「相談」の3つをまとめたビジネス用語のことを指しています。
『報告』『連絡』『相談』３つの用語を簡単に解説します！
まず初めに、『報告』です。
報告は状態や結果を知らせることです。
次に『連絡』です。
連絡は目標を達成する上で必要な情報を、情報を必要とする人へ伝達することです。
最後に『相談』です。
問題が発生した時、難しい判断が出た場合、誰かからアドバイスを貰うことです。
こうして内容を見てみると、仕事上で重要な要素が入っているのが、「報連相」だと分かりますね。
1-2.報連相の重要性
次に、報連相がどうして仕事で必要なのか？
その重要性について説明します。
どんな仕事でも、たった一人だけで仕事を完結するのは難しいものです。
誰かとコミュニケーションを取り合いながら、いろんな情報交換をしながら、仕事は進んでいきます。
目標を達成する為には、役割に応じた業務をおこないますが、それぞれの役割は、会社としてある共通した目標を達成するためにおこなっていることも少なくありません。
そんなときに、情報共有がとても大切です。
情報共有がなされず、もしくは、そのスピードがすごく遅いと、自分がやっている仕事と誰かがやっている仕事に食い違いが生じてしまうかもしれません。
報連相をしなかった場合、このような様々なトラブルが起こる可能性が高いです。
反対に、上手く情報共有ができれば、業務をスムーズにおこなうことができると思います。
業務を相違なく行い、スムーズに進めるために、報連相はとても大切なものなのです！
2.報連相のコツをご紹介！
2-1.報連相が難しい理由
コツをご紹介する前に、報連相が難しい理由についてご説明します。
まず一つ目として、報連相をする相手との関係構築ができていないことが挙げられます。
相手との関係構築に困難があると、情報を正しく相手に伝えることが難しくなります。
例えば、なんとなく怖いイメージを持っている相手に報連相をする際に、緊張が強くなりうまく言葉が出てこなくなるという経験はありませんか？
また、相手が何を求めているのかが分からず、報連相不足になる要因の一つとしても、関係構築がうまくできていないことが挙げられます。
このよう関係構築不足があると、情報共有が上手くできなくなる可能性があります。
次に二つ目として、情報の不足が挙げられます。
次に二つ目、情報共有の不透明性。
仕事の進捗報告の際、情報が欠けていると、伝えた自分の認識と、相手の認識との間に相違が生まれてしまう場合があります。
報告や連絡においては、情報を整理して、だれにでも分かる伝え方をする努力が必要となります。
そして三つ目は、環境です。
社内コミュニケーションや情報共有を重視していない環境だと、報連相が活発におこなわれていない可能性があります。
このような環境だと、自分だけ報連相をすることは難しいかもしれません。
ただ、報連相がおこなわれいないと、特定の人物のみが情報を知っていることになり、仕事がスムーズに進みにくくなってしまいます。
報連相をしやすい環境を整えることも大切です。
2-2.報連相に必要なスキル
続いて、報連相に必要なスキルについて説明したいと思います。
報連相が難しい理由については上で説明しましたが、今度はどのようなスキルを取得すれば、報連相スキルを向上させることができるのか、その方法をご紹介します。
まずはじめは、『意思疎通』を意識することです。
『意思疎通』を意識するのは、最も重要なスキルといっても過言ではありません。
相手に正しく情報を伝え、分かってもらうことが報連相の第一歩となります。
メールや電話、会話等、コミュニケーションの方法は問わず、まずは相手の立場になって、相手に伝わるコミュニケーションの仕方を考えてみることから報連相ははじまります。
２つ目は、『ロジカルシンキング』を意識することです。
ロジカルシンキングは「論理的思考」のことで、問題を分解してから整理して、
結論を導き出す思考方法です。
この方法を使って論理的に話すようにすると、相手に伝わりやすい報連相になる可能性が高まります。
３つ目は、『プレゼンテーション能力』です。
報告や相談をする際、自分の意見や提案等の説明を求められる可能性が高いです。
そのため、自分の思っていることを相手に理解してもらい行動してもらうためのプレゼンテーション能力が必要となります。
自分の考えをプレゼンする能力を磨くことで、意見を相手に受け入れてもらえる可能性も高まるはずです。
3.まとめ
以上で報連相のマナーについて、ご説明いたしました。
報連相は仕事をする上でとても大事なスキルです。
そのため、しっかりとマスターすることで、周りの評価が変わってきたり、仕事の進めやすさが格段にアップしたりするかと思われます。
いきなり、すべてを完璧にやろうとすると、焦りや不安が生じてくると思います。
まずは今回ご紹介した報連相のコツの中でできそうなものから取り組んでみて、徐々に報連相スキルをアップしていただければと思います！
ひとりで報連相の練習をすることが難しいという方は、ぜひ当オフィスへご相談ください(*^_^*)
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