ビジネスマナー「メールの使い方」

おはようございます。ディーキャリア所沢オフィスのピアスタッフのKです。

就職活動をおこなうにあたってメールアドレスは欠かせません。応募先の企業だけでなく、就職エージェントとのやり取りにも使用します。近年ではSNSの普及により、メールでのやり取りに馴染みがない方もいるでしょう。就職活動のメールではどういった点に注意が必要になるのかお伝えします。

まずはやり取りするためのメールアドレスを決めましょう。スマホにあるキャリアメールでも構いませんが、なるべくプライベート用と仕事用で分けて使用する方が望ましいです。分けずに使用していると、プライベートな内容のメールで仕事のメールが埋もれてしまい、気づかずにそのままになってしまう可能性があります。仕事でのやり取りでよく用いられるのがGmailです。アカウントを作成するだけで簡単にメールアドレスを登録することができるため、特に手間や費用もかかりません。

普段からGmailを使用している方は新しくもう１つGmailアドレスを作成することをオススメします。GmailはGoogleアカウントと紐づけされているため、プライベートな内容と混同しやすいです。就職活動ではビジネスマナーがとても重要視されるため、万が一プライベートな部分が出てしまうと先方にマイナスな印象を与えかねません。また、情報管理ができない人だという印象も持たれてしまう可能性もあるため、こういったリスクは事前に避けておきたいものです。私も過去にメールアドレスを分けずに使っていたところ、アカウントのアイコンがプライベートなものになっていることに後から気づき、恥ずかしい思いをしたことがあります。こうならないためにも、メールアドレスは分けて使用することがオススメです。

メールアドレスを用意したらいよいよ実際にメールでのやり取りです。メールで意識するポイントは３つあります。

１．件名は必ず入れる

メールには文章を入れる欄とは別に見出しをつける件名という欄があります。メールを送る際には必ずこの件名を入力しましょう。件名はメールの内容が一目で分かるものが望ましいです。例えば履歴書を送付するのであれば、“応募書類送付の件”といったように件名を見ただけでメールの内容が分かるようにしましょう。また、これに加えて自身の名前もセットで入力されていると良いでしょう。“応募書類送付の件（就労太郎）”という件名であれば、誰の応募書類が送られてきたのかがすぐ分かります。

メールを返信するときは件名の前に“Re:”という文字が自動で付きます。“Re:応募書類送付の件（就労太郎）”といったように件名が変更されます。これは返信メールという目印になるため、返信の都度件名を変えたりする必要はありません。これは先方からメールを受信した際も同様です。“〇〇の件”という件名で届いたメールを返信すると“Re:〇〇の件”と自動で変更されるため、そのまま送信できます。逆に件名を変えてしまうとどのやり取りだったか分からなくなってしまうため、変更せずそのまま送信しましょう。

２．メールの本文は３段構成で書く

メールの本文の入力するときは、相手の名前・本文・自分の名前の3段構成に分けて入力します。例えばＡＢＣ商事株式会社の人事担当の佐藤さんという方に応募書類のメールを送る場合を考えてみましょう。

ＡＢＣ商事株式会社

人事担当　佐藤様

お世話になっております、就労太郎です。

この度、応募書類一式をお送りさせていただきました。

ご確認のほどよろしくお願いいたします。

就労太郎

まずメールの最初は必ず先方の名前から入力します。名前を入力する際には、所属する会社や部署名もしっかりと入れ、敬称に“様”をつけるのを忘れないようにしましょう。先方の名前が分からない場合は、“ご担当者様”と付けましょう。

先方の名前の次は本文です。本文の最初は必ず挨拶と名前を入れましょう。名前を入れないと誰から来たメールなのかが最後まで読まないと分かりません。メールを読む側の人は1日に何通もメールに目を通します。そのため、なるべく先方に時間を取らせないために、最後まで読まなくても誰からのメールなのかが分かるように最初に名乗ることが大事です。

挨拶のあとはメールの要件を入力します。ここで大事なのは、丁寧さを意識しすぎて回りくどい言い回しになり過ぎないようにしましょう。先ほどもお伝えした通り、メールの読み手は1通に長く時間をかけられません。そのため、なるべく内容を簡潔にすることも大切です。

要件を伝えたら最後に自分の名前を入力して終了です。もし、会社同士のやり取りであれば、先方の名前と同様に、自分の勤めている会社名・部署名を先頭につけましょう。

３．メールを送るタイミングに注意

メールが完成すればあとは送るだけですが、ここでも注意が必要です。メールは相手が返しやすい時間に送ることがマナーです。例えば真夜中や早朝など先方が返せない時間に送るのはＮＧです。相手が返せない時間にメールを送ると、受け手のことを考えない人なのではないかという印象を与えかねません。また、真夜中にメールを送ると生活リズムが整っていないのではないかと思われてしまうかもしれません。メールは電話と同じで相手が居るタイミングを見計らって送りましょう。

また、メールは返信速度も非常に重要です。基本的にメールは24時間以内に返信するよう意識しましょう。24時間以上かけてしまうと、レスポンスが悪いとマイナスの評価になってしまいます。すぐに返信できるようにするためにも、メールアドレスは分けておくと見落としが少なくなり、すぐに対応することが可能です。

いかがだったでしょうか。

メールを送るというだけでも、意外と意識しなければならないポイントが多く存在します。最初はこういった決まり事がめんどうに思うかもしれませんが、しっかりとできているかどうかを先方はチェックしています。まずはメールアドレスを準備するところからはじめてみるとよいかもしれません。

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普段は、ディーキャリア立川オフィス、ディーキャリア所沢オフィスでそれぞれ支援員として勤務。主にオフィスの日常やイベント情報、発達障害、注意欠如・多動性障害（ADHD）、自閉症スペクトラム障害（ASD）、限局性学習障害（SLD）、精神障害、特性への工夫、障害者雇用、セルフケア、ライフハック、日々の支援員の気づきなど、さまざまな情報を発信しています。
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