ToDoリストに優先順位をつけよう：仕事のスピードをあげるには？

こんにちは、ディーキャリア大阪なんばオフィスの支援員Aです。

今日はToDoリストの活用法について解説していきたいと思います。

いろいろな書籍で紹介されている話なのですが、

タスクに追われている企業の社長がとあるコンサルタントに仕事の改善の依頼したところ、

２つのことが書かれたメモだけを渡されたそうです。

それは…

①やることを書き出す。

②優先順位をつける。

このメモを受け取った社長はこんな簡単なことで

改善ができるわけがないと激怒したそうですが

騙されたと思ってやってみると驚くほど仕事がスムーズに進むようになったとのこと。

このコンサルタントには、

巨額のコンサルト料が払われたそうですが、

このふたつのエッセンスを我々の仕事に導入すると仕事が驚くほどシンプルになります。

マルチタスクは生産性を大きく下げる

多くの方が指摘されていますが、マルチタスクというのは、

人間の生産性を大きく下げるだけで百害あって一利なしです。

仕事をいかにシングルタスクにしていくかが、

仕事をシンプルにする秘訣です。

こんがらがった複雑なタスクをシンプルにするのに必要な手順が先ほどの

①やることを書き出す。

②優先順位をつける。

なのです。

ひとつずつ見ていきましょう。

まず、①のやることを書き出すですが、

やることを覚えておくためだけに脳のパワーを使うのはもったいない。

そんなところにパワーを使うぐらいなら別のところに使いましょう。

覚えておかないといけないことは外部ツールを使ってしまえばよいのです。

簡単な方法でいうと、紙に書き出しておくということです。

やることを紙に書き出す。

これがファーストステップです。

優先順位マトリックス

次に優先順位をつけていきます。

優先順位をつける簡単な方法としては、

重要度と緊急度でみるマトリックスがよく知られています。

重要性も高く、緊急度の高いことを１番にする。

次は意見が分かれるところですが、

重要性が高いが緊急性は低いこと、

緊急性が高いが重要度は低いことが2番、3番にくるでしょうか。

そして、重要度も緊急性も低い仕事は最後に回す。

自分が抱えているタスクを書き出して、

それに優先順位をつけ、

あとは優先順位の高い順にやっていく。

これがシンプルにかつ生産性も高められる方法です。

補足：パレートの法則を応用した優先順位のつけ方

ここでさらに補足なのですが、

全体の成果の8割が2割のことから生み出されているという

パレートの法則を利用すると、

さらに優先順位のつけ方が鋭くなりますので付け加えておきます。

それは、さきほどの優先順位マトリックスでいうところの、

重要度が高くない仕事は全部捨てるという方法です。

緊急度は高いけれども、その仕事をやったところでたいして効果がないというのであれば、

そもそもその仕事しなくてよいのでは？という理論です。

これは役職などによっては仕事を捨てるということがそもそも難しいかもしれないので

頭の片隅においておくとよいと思うのですが、

役職の高い方ほどそもそも重要性の低い仕事をしていてはいけません。

重要性の低い仕事は、自動化するなり、他にふるなりして、

自分は重要性の高い仕事に取り組む必要があります。

まとめ

今日のまとめですが、ToDoリストは…

①やることを書き出す。

②優先順位をつける。

この2点が大事なポイントとなります。

この方法をとれば、

やらなければいけないことの優先順位の高いものから終わっていくので、

残るものは優先順位の低いものだけとなります。

ToDoリストを使って優先順位をつけることの最大のメリットは、

優先順位の高いタスクから終わっていくことです。

本日は、仕事のスピードをあげると同時に生産性を高める方法として、

ToDoリストに優先順位をつける方法を紹介いたしました。

仕事の進め方のひとつの基本となる方法なので、

タスクがぐちゃぐちゃになって困っているという方がおられましたら、

ぜひ試してみてください。

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