ライフスキルコース【ビジネスマナー⑤】
こんにちは。
ディーキャリアITエキスパート京橋オフィスです。
今回は前回の「ビジネスマナー④」に引き続き、ビジネスマナーについてお話したいと思います。
◆ ビジネスマナーの種類（後半）
一言でビジネスマナーと言っても、そこには挨拶や言葉遣い、電話対応やビジネス文書などさまざまな種類があります。今回は、ビジネスマナーとして代表的な７つを紹介します。
前回の「ビジネスマナー④」で、「身だしなみ・挨拶、お辞儀・言葉遣い・報連相」についてお話ししましたので、残りの下記３点をについてお話します。
・電話対応
・メール、ビジネス文書
・名刺交換
◆ 電話対応
電話対応は相手の顔が見えない分、相手の状況に配慮しながら丁寧に対応する必要があります。はじめて電話をしてくる人にとっては、電話の印象が会社の印象に繋がるため、企業の代表として話している意識を持ち、相手に寄り添い、誠実な対応をすることが大切です。
また、電話の内容の取り次ぎをおこなう際は、しっかりとメモを取りながら、正確に伝えることが大切ですが、電話ノートや付箋型のメモの場合、タイムラグや漏れが発生する可能性もあるため、社内のチャットツールなども活用して、伝達することもおすすめです。
日常的に電話を受ける機会が少ない場合もあるかもしれませんが、いざという時に覚えておくと役立つ以下のポイントを覚えておきましょう。
- 3コール以内に出る
- 電話を受けるのが遅くなった場合は「お待たせ致しました」と一言お詫びする
- 「もしもし」は使用しない
- ゆっくりと、はっきりした口調で話す
- 社内の目上の人に敬称を付けない
- 利き手とは逆の手で受話器をもち、メモを取れるようにする
- 電話を受けた場合は、先方が電話を切ってから自分の電話を切る
◆ メール、ビジネス文書
メールは、ビジネスにおいて必須ともいえるコミュニケーションツールです。対面と同様、敬語を使用し、失礼のない言葉遣いを心がける必要があります。単に文字を羅列するのではなく、文章が長くなる場合は適度に改行を入れたり、情報量が多い場合は箇条書きにしたりするなど、読み手に配慮した構成を心がけましょう。
最近ではメッセンジャーツールで連絡を取る会社も増えてきていますが、メール対応中心の会社もありますので、まだまだ必要なビジネスマナーです。
メールや文書の作成は、形式的なマナーが細かく定められているため、正しく知識を知ることが大切です。
「TOやCC、BCCの意味を正しく認識する」「件名は内容を把握しやすいように簡潔にする」などの基本的なマナーを守り、テンプレートの活用などで効率化をはかることが大切です。
ビジネス文書には「社内文書」と「社外文書」があります。
どちらも「横書き」で「口語体を避けて文体を統一する」のが基本です。
- 社内文書：業務上の指示や連絡、報告などに使用する。内容と効率を重視するため前文を省略し、要点がすぐに伝わる文書を作成する
- 社外文書：コミュニケーションよりも内容記録の意味合いが強い。感情的なやり取りを避けて客観的に事実を述べることがポイント
◆ 名刺交換
初対面の人と仕事をする際には、始めに名刺交換をすることになります。
名刺交換では、目下の人から差し出すのがマナーです。
ビジネスでは年齢や役職に関わらずお金を出す方が目上、お金を貰う方が目下と考えます。
そのため営業活動では商品を提供する側、買ってもらう側から名刺を差し出すのが基本になるのです。自分の第一印象を印象付ける重要な場面なので、あらかじめ名刺交換の練習などもおこなっておきましょう。
名刺交換の手順は以下の通りです。
- 名刺入れを準備し、すぐに名刺が出せるようにしておく
※1対1の場合は、目下の人から名刺を差し出すようにする
※会社ロゴや名前が手や指で隠れないようにする
- 相手の目を見て、会社名・名前を名乗り、「宜しくお願いします」と挨拶をする
※自社側が複数人いる場合は、立場が上の人から順番におこなう
- 名刺を交換する
※交換の際は、名刺入れの上に名刺を重ねて両手で持ち、相手側に向けて差し出す
※相手が同時に名刺を出している場合は、相手よりも低い位置で差し出す
この時、名刺入れを左手でもち、名刺入れの上で相手の名刺を受け取る
自分の名刺は右手でそのまま差し出す
- 「頂戴致します」と挨拶をする
- 着席後は、名刺入れの上に相手の名刺を乗せ、机の上に置いておく
基本的なビジネスマナーですが、どれも疎かにできない項目になります。
ここ数年、コロナ禍でテレワーク、在宅勤務などの多様な働き方が増え、オンライン上で重視されるビジネスマナーも出てきました。時代やその時の働き方によって多少は変わることがあるかもしれませんが、社会人として大切にすべきことを意識し、円滑に業務遂行していくためにも、しっかりとビジネスマナーを身に付けておきましょう。
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