【ビジネスマナー】報連相をする上で気をつけたいポイントをご紹介！【大人の発達障害】

こんにちは！
ディーキャリア横浜オフィスです。

皆さんは、報連相できていますか？
報連相とは、報告・連絡・相談を略したものです。
働く上で報連相をすることは重要ですが

・業務が立て込んでいて忙しい
・相手とタイミングが合わない
・なにを話せば良いのか分からない
・どこまで報連相すべきか分からない　

これらをはじめとしたさまざまな理由から、実際には上手くいかないケースもありますよね。
発達障害の特性が、報連相を難しくしているケースも少なくありません。
今回は、報連相について解説していきます。

このブログで分かること
・報告・連絡・相談のそれぞれの違い
・報連相をする上で気をつけたいポイント

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ディーキャリア横浜オフィスは発達障害の特性に応じた
訓練プログラムを提供している就労移行支援事業所です。
発達障害（注意欠如・多動性障害ADHD　自閉症スペクトラム障害ASD　
限局性学習障害SLD）
精神障害（うつ病・適応障害など）のある方が多く在籍されています。
就職がゴールではなく、「自分らしい姿で働き続ける」ことを目指しています。

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報連相の違いについて

冒頭でも述べましたが、報連相とは
報告・連絡・相談です。
まずは、報告・連絡・相談のそれぞれの役割と必要な場面について解説していきます。

報告とは

報告とは、既に起こったことや現状について、知らせておくべきことを上司などに伝えることです。
必要な場面の例としては、業務の進捗状況や、体調不良やケガで仕事に影響が出る場合などです。
業務の進捗状況を報告しないと、上司が仕事の進捗を把握できず困ってしまいますよね。
また、報告することで自分も今どれくらい業務を抱えていて、何が残っているのかなどタスクの整理をすることができますし、オーバーワークの予防にも繋がります。

連絡とは

連絡とは、予定や情報など、知らせる必要のあることを関係者へ共有することです。
必要な場面の例としては、休みの予定が決まったときや、遅刻や早退をする場合、会議の時間が変更になった、マニュアルが変更されたなど変更が生じた場合などです。
休みの予定や遅刻・早退など勤怠に関わることは、きちんと連絡しないと周りの人を心配させてしまいますので、必ずおこなうようにしましょう。遅れるか遅れないか判断できない場合も、遅れる可能性がある旨を連絡しましょう。
それ以外にも、会議の時間の変更や、マニュアルの変更など情報を得た場合は、知らない人が困らないように、関係者に連絡をしましょう。

相談とは

相談とは、判断を迷ったときや、問題解決したいときに意見を求めることです。
必要な場面の例としては、業務が期日に間に合わない可能性があるなど仕事に影響が出そうなときや、業務が残っているが体調不良で早退したいとき、お客様や取引先の方からクレームを受けたときなど、自分ひとりでは判断できないことや、解決できそうにない問題を抱えているときなどです。
判断に迷ったときは、むやみに自己判断せず、上司や周りの人に相談しましょう。安易に自己判断してしまった結果、取返しのつかないことになってしまうこともあります。
上司が不在のときに困らないように、上司が不在のときは誰に相談するか事前に相談しておくのもおすすめです。

報連相をする上で気をつけたいポイント

ポイント①：必要性が生じたらすぐにおこなう

報連相は、必要性が生じたらすぐにタイムリーにおこなうということが大切です。
相手とタイミングが合わなかったり、業務が立て込んでいて忙しかったり、ミスやトラブルなど話すのが億劫に感じる場合など、すぐにおこなうということが難しく感じることがあるかもしれません。
しかし、業務効率化のため、またトラブルを未然に防ぐ・影響を最小限に抑えるためには、報連相の必要が生じたらすぐに、タイムリーにおこなう必要があります。
相手とタイミングが合わない場合にはメールやチャットなどを利用することもひとつの手段です。
メールやチャットで伝える場合、重要な内容や緊急性を要する内容であれば、見落としを防ぐために口頭でメールやチャットを送った旨を一声かけるなど工夫しましょう。
ミスやトラブルを伝えるのは、怒られることなどを想定して億劫になってしまうかもしれませんが、そのようなことこそ、報連相が遅れれば遅れるほど影響が大きくなる可能性があります。
ミスやトラブルは起こりうることなので、自分でコントロール可能なことに焦点を当てて行動しましょう。

ポイント②：過不足なく伝える

報連相をする上で気をつけたいポイントの二つ目は、過不足なく伝えるということです。
報連相をする際に伝える情報は、多すぎても少なすぎても相手に伝わりづらくなってしまいます。
必要な情報だけに絞り、なにを伝えたいのかが相手に分かるように話しましょう。

悪い例①：朝会社へ向かう通勤電車の中でお腹が痛くなってしまいました。
途中下車してトイレへ行き、薬局で薬を買って飲んだら落ち着いたので、会社へ向かうことにしましたが、間に合うかどうか分かりません。

悪い例②：体調不良のため遅れます。

良い例：腹痛のため、５分ほど遅刻する可能性があります。途中下車して服薬し、現在症状は落ち着いています。よろしくお願いいたします。

悪い例①の場合は、情報が多すぎるので何を伝えたいのか分かりづらいですよね。
一方で、悪い例②の場合は、情報が少なすぎて、どういう状況なのか分からず、相手が不安になります。
遅刻する場合の例であれば、遅刻の理由と、どのくらい遅刻するのかを明確に伝えておく必要があります。また、大幅な遅刻の場合には、仕事に影響が出るかどうか、影響が出る場合はどのように対応するかも伝えると良いです。
このように、何を伝えたいのかを明確に、また必要な情報のみに絞って伝えるようにしましょう。
話す前に、何を伝えるのか整理してから伝えるということもおすすめです。

ポイント③：端的に伝える

気をつけたいポイントの三つ目は、端的に伝えることです。
伝えるべき情報を、分かりやすく相手に伝えるためにも、また相手の時間を大切にするという意味でも端的に述べるということが大切です。
自分の伝えたいことを端的に述べたい場合には、PREP法を意識してみるのがおすすめです。
P（結論）
R（理由）
E（具体例）
P（結論）
結論から話すことで、何を伝えたいのか分かりやすくなります。
PREP法は練習をして慣れることが大事ですので、普段から意識して実践してみることがおすすめです。
ディーキャリアでは、PREP法の練習としてプレゼンテーションの訓練や、3分間スピーチをおこなっています。
はじめは人前で話すことや端的に話すことが苦手だった方でも、ディーキャリアでの訓練を通して練習することで、卒業する頃には人前で話すことも、端的に話すことも無理なくできるようになっている方がほとんどです！
まずは結論から話すということを意識するだけでもよいので、試してみてはいかがでしょうか。

いかがでしたか？
報連相はさまざまな理由から上手くいかないこともありますが、今回ご紹介したポイントを意識して是非チャレンジしてみてください。

ディーキャリア横浜オフィスでは、自分でコントロール可能なことに焦点を当てて行動できるようになる思考の訓練や、伝えたいことを端的に分かりやすく伝えられるようになるプレゼンテーションの訓練など、さまざまなプログラムをご用意しております。
体験や見学もおこなっておりますので、是非お気軽にお問い合わせください！

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