報連相の重要性とできるようになるコツ
こんにちは。ディーキャリアITエキスパート大宮オフィスの訓練生です。
毎日お疲れ様です！皆様はいかがお過ごしでしょうか。
お忙しいかと思いますが自分を労わる時間も大切にして励んでいきましょう。
いきなりですが皆さんは報連相はできておりますでしょうか。 今回は報連相の重要性とやりやすいコツについて紹介していきたいと思います。
① 報連相の重要性とは
まず「報連相」とは
「報告」「連絡」「相談」の三つの要素から頭文字を取ったビジネス用語です。
読み方は「ほうれんそう」と読みます。
三つの要素にはそれぞれ目的が違います。
報告：依頼された業務の進捗状況、結果を依頼者へ報告すること
連絡：業務に関する情報や予定などに関連する人たちへの共有すること
相談：問題解決の為に上司や関係者に話し合いをすること
これらの要素を使いこなすことによって情報共有が円滑になり、業務のトラブルが防げます。
もし会社で報連相をしていなかったら、どんなことが起こりえるでしょうか。
- 業務効率性の低下
- ミスが起こり更にミスが重なる
- 上司からの信頼が無くなる
このように報連相をしないことで、状況が悪化してしまうことがあります。
報連相を心がけることによって上司から信頼を置かれたり、チームと協力ができたり、悩みが解消できたりします。 業務を正確に遂行する為だけでなく自分の為にも、報連相は重要なコミュニケーションです。
② 報連相ができるようになるコツ
しかし中には報連相が苦手な方もいらっしゃいますよね。
「忙しそうだから話しかけられない。」「ミスしたけど怖くて相談できない。」など
重要性は理解できても、実行に勇気が必要です。
そこで、私のやり方になってしまいますが報連相ができるようになるコツを皆さんに共有したいと思います。
私も報連相が苦手で、迷惑をかけてしまうことがありました。
しかしこれから共有する方法で、以前より円滑に報連相ができるようになりました。
少しでも皆さんのお力添えになれたら嬉しく思います。
[報連相ができるようになるコツ]
1.メモを活用する
相手に話かけるのが怖い場合
メモした内容を読みあげたり、それも難しいようだったらメモを見せてお伝えしたりする方法があります。
事前にメモでお伝えすることがあることを配慮依頼するとよいでしょう。
2.あらかじめ報連相する内容を決めておく
いざお伝えするとなると頭が真っ白になってしまうこともあります。
報連相する内容を決めておくとスムーズにお伝えすることができます。
まずは結論からお伝えするよう準備をしておきましょう。
3.報連相する前に相手と確認を取る
相手が忙しそうだと報連相するのにためらってしまいますよね。
あらかじめ相手と「今話しかけていいか」「何の件か」「どれくらい時間を取るか」「何時から可能か」と確認をとっておくと、相手はタスクの優先度を決めることができてスムーズに報連相ができるようになります。
いかがでしたでしょうか。
このように自分が安心する工夫をする事で報連相ができるようになります。
また、報連相ができるようになると自分だけでなく上司や同僚も安心できるようになります。
私の方法だけではなく皆さんがやりやすい方法は他にもたくさんあると思いますので 自分がなぜ報連相の実行に恐れているのか分析して自分なりの方法も是非見つけてみてください。
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