あの書類どこだっけ？を減らす、ツール活用案（私の実践例）

こんにちは。ディーキャリアITエキスパート大宮オフィスの訓練生です。

だんだんと暑さも増し、夏の到来をひしひしと感じるこの頃、皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。

今回は、「あの書類どこだっけ？」を減らすために、私が書類整理に活用しているツールと使用例をご紹介します。なお書類のサイズは、A4もしくは折ればA4に収まるものを想定しています。

①クリアファイル

こちらは、5つ程度でひとまとまりとして、鞄に常備しています。そのままだと荷物に押されて折れてしまうことがあるため、写真のように、100均のフラットファイル(留具一式を取り除いたもの)に挟んでいます。

このセットを、いつもの鞄用と、お出かけ時の他の鞄にその都度入れる用、の2組用意しています。

☆1. オフィスから持ち帰る書類や、外出先で得た書類は、必ずクリファイルに入れています。

②コングレスケース

書類を保護して置いておくのに便利です。薄型と厚型(通常)の2サイズあります。

こちらは、

• オフィスのロッカーに置いておく書類入れ
• 自宅で未整理の書類を置いておく一時保管場所

として、使用しています。薄型はコンパクトでロッカーでも場所を取らず、厚型は書類以外の小物もセットで入れておけます。

また追加で予備として薄型がひとつあると、クリアファイルとは区別して書類を運びたい際やひとまとまりに運びたい書類が多い際に便利です。

③書類トレー

さっと取りたい書類に適しています。

☆2. 自宅に帰ったら必ず、鞄のクリアファイルから、急ぎの書類をトレーへ、それ以外を一時保管のコングレスケースへ、移しています。

④ケースファイル

フラットファイルと違い、投げ込んでおくだけで綴じないので、再度必要なときにすぐに取り出すことができます。「持ち出しフォルダー」でも、同じような使い方ができます。

☆3. 土日など時間の取れるときに：一時保管のコングレスケースから、カテゴリごとに分けて、ケースファイルへ書類を振り分けます。カテゴリの分け方は、自分基準でOKです。

とりあえず1枚見て、新しいファイルに「通所関係」と書いて入れる→2枚目を見て、今度は「近所のイベント」ファイルを作って入れる→3枚目を見て「通所関係だな」と思ったので「通所関係」に入れる……といった手順で、コングレスケースの中身がなくなるまで繰り返します。この際にゴミ箱も脇に置き、明確にいらないものは直接ポイ！しております。

☆4. 整理が終わったら：できあがったケースファイルは、本棚などに並べて保管するのがオススメです。書類を探すときは、自分で作ったカテゴリに分かれているため、見つけやすいかと思います。

と言った形で、ツールを活用した私の書類整理例をご紹介しました。みなさんのご参考になれば幸いです。

それでは次のブログでお会いしましょう。

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