メモとToDoリスト
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利用者のGです。
もう少しでディーキャリアを利用し始めて1年になります！
今回は多くの人にとっての課題であるメモの取り方と、私が最近始めたToDoリストを使った業務時間管理のやり方と効果について書いてみようと思います。
メモを取る習慣
ディーキャリアには講座を受けながら自分を知るライフスキルコースから始めて、模擬業務をするワークスキルコース、就職活動をするリクルートコースと三つの段階がありますが、ワークスキルコースに移行するまで私にはメモをこまめに取る習慣がありませんでした。
過去にバイト先で少しだけメモを使った事はありましたが、仕事の一部として随時メモを取るほどではありませんでした。
ライフスキルコースでもメモを活用している人は多くいますが、ワークスキルコースに移ると特にメモは必須で、朝礼・夕礼のときや、スタッフさんに質問に行くときはほぼ全員がメモを携帯しています。
メモを取る目的は、予定の連絡や業務・イベントに関わる連絡事項を自分で確認できるようにしておくことと、同じことを何度も聞かないためです。
メモの取り方
メモの取り方は各人が自分のやり方を工夫しているようですが、口頭の伝達事項に追い付いてメモを残すのは苦手意識のある人もいるようです。
以前、夕礼の相談事項でメモの取り方についての質問が挙がっていました。
質問者さんはディーキャリア卒業目前の方でした。
そのときの回答には以下のようなものがありました。
・文章では書かない。単語で書いたり箇条書きにしたりする。
順番がある場合は1.や2.と頭に番号を振って矢印を書いたりする。
・どこが不安になるのか、あらかじめ把握しておく。
不安になる部分は細かく書く。
・メモだけでなく、後からすぐ見返してノートに書き出してまとめる。
・タイトルと日付を書く。
・自分では覚えきれない範囲を書く。
・一通り書いた後、別の方に「こういう事でいいでしょうか？」と確認を取る。
・略せる所は略す。 例)宮澤さん→宮
・ずれがないように復唱確認。
・全部は書かない 重要そうな日程と大まかな内容を、キーワードに絞って書く。
やはり、日程などの落としてはいけない情報を優先的にメモする事や、文ではなく単語や略語で書くこと、見返しやすいように日付を書いておくことなどが皆さんが意識していることらしいです。
ToDoリスト
次に、最近始めた事なのですが、私はなんらかの指示や手順の変更の連絡等とは別に、日程に関するものはメモした内容をToDoリストに写すようにしています。
今まで私は予定の抜け漏れが多かったため、スタッフさんの提案でToDoリストを使うようになりました。
それまではただメモ帳に日程をまとめて書いたりしていただけで、手帳のように日程を管理するのに専用のツールは持っていませんでした。
ワークスキルコースに移行すると、ミーティングがあったり様々な模擬業務が入ってくるので、先々の予定を管理する手段はパソコンのカレンダー以外にも持っておいた方が便利です。
ToDoリストを使ってみて
ToDoリストを実際に使ってみて感じたメリットは以下の通りです。
・その日の業務予定が一目で把握できる。
・業務の締め切りまでにかけられる時間が把握できる。
・打ち合わせの予定を立てる時や、新しい業務の依頼があったときにすぐに空き時間が分かる。
使い始めてまだ少ししか経っていませんが予定の抜けや漏れは減ったと思います。
ToDoリスト自体に漏れがあっては意味がないのでパソコンのカレンダーや、毎月業務の一覧から締め切りを個別の自由な時間に写しています。そして朝と昼の二回確認するようにしています。
まとめ
メモもToDoリストももう活用している人にとっては当たり前の習慣かもしれませんが、私にはその習慣が身についていませんでした。
ワークスキルコースに来たばかりの頃はメモを取らないことで注意されましたし、実際一度聞いたことをもう一度聞いてしまうなんていうこともありました。
今でもメモの取り方は改善の余地があると思っています。
ToDoリストも私はパソコンからフォーマットをプリントアウトして使っていますが、手帳に似たような機能を持っているものがありそうですし、手帳を上手く活用している人にとっては目新しい事は何もなかったかもしれません。
私がワークスキルコースに移行したとき、全てが新しく覚えなければいけないことに思えて、ライフスキルコースとの差に戸惑いました。
実際は手順書などが用意されているのですがそれだけではカバーできず、どうしても人に聞きに行ってしまうことがあります。
そういう時にメモのスキルが必要になることを実感しました。
ディーキャリアを利用している方(利用を考えている方)は、遅かれ早かれメモや業務時間管理の手段が必要になると思います。
私のようにつまずいてから手段を探すよりも、早めに準備しておいた方が得策です。
皆さんもそうやって自分に合ったメモの取り方や時間管理の仕方を身に付けていってみて下さい。
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