作業前の確認で、依頼内容の認識のずれを防ぐ
こんにちは！ディーキャリアITエキスパート岐阜オフィスのワークスキルコース訓練生です。
皆さんは、何かタスクを依頼された際に、作業内容などを確認していますか？
模擬職場を想定したワークスキルコースでは、毎日さまざまなタスクを依頼されることがあります。実際に依頼を受ける際、伝えられる内容が抽象的だったり、どのような順序で作業を進めればよいか迷ったりすることがあります。
そこで今回は、私が作業を始める前に実践している確認方法について紹介します。
伝言をもとに依頼内容を確認し、具体化する
私は、ディーキャリアで使用するマニュアルの作成を依頼されることがあります。実際に、岐阜オフィス独自で作成した利用者の体調確認アプリについて、マニュアルの作成を依頼されたことがありました。
その際、伝言や口頭で伝えられた内容は、利用者用と管理者（スタッフ）用のマニュアルを作成することと、作成期限のみでした。
まずは、伝えられた内容をメモし、どのような構成でマニュアルを作成するかを考えます。
例えば、目次を作成するか、ページ番号を付けるか、スクリーンショットをどのように掲載するかなどです。また、読む人が内容を理解しやすくするためには、どのような説明が必要なのかも考えます。
こうして事前に考えを整理すると、具体的に確認すべき点が見えてきました。
例えば、パソコン上で動作するアプリのマニュアルを作成するにあたり、どこまで丁寧に説明すればよいのかという疑問が生じました。管理者用のマニュアルであっても、パソコンを使ったことがない人を想定し、細かく説明する必要があるのか迷ったためです。
そこで、オフィスのマネージャーに相談し、説明の詳しさやマニュアルの方向性を確認してから、具体的な作成作業に取り組みました。
確認する際に気を付けていること
依頼された作業やそのほかの業務について確認する際、私が気を付けていることは、確認事項の重要度を考えることと、報告・連絡・相談（報連相）を行うタイミングを意識することです。
マネージャーも日々忙しく、いつでも質問できるとは限りません。そのため、気になった点は事前にメモして整理するようにしています。
私は、疑問に思ったことをすぐに質問してしまう傾向があります。そこで、メモした内容を一定時間置いてから見直し、すぐに確認する必要がないものは、ほかのスタッフに相談したり、相手の時間に余裕があるときにまとめて質問したりするようにしています。
一方、早急に確認する必要がある場合は、まず自分で少し考え、それでも判断できなければ、内容に応じて適切な相手に確認するようにしています。
仕事に使える時間は限られています。相手の状況にも配慮しながら報連相を行うことは、実際の職場でも大切なことだと考えています。
確認した内容をメモに残す
疑問点について質問する際は、基本的にメモを取るようにしています。
メモを残しておけば、後から内容を忘れてしまっても確認できるため、同じことを何度も質問するのを防ぎやすくなります。また、確認した内容を見返すことで、認識のずれを防ぐことにもつながります。
依頼された内容と方向性が異なるものを作成してしまうと、修正に時間がかかってしまいます。そのため、まずは相手に確認しながら簡単なメモを取り、そのメモをもとに必要な情報を整理して、具体的な内容にまとめます。
その後、整理したメモを読み返し、依頼内容と食い違いがないかを確認してから作業を始めます。
このように、簡単なメモから具体的な内容へと整理することで、依頼内容の認識のずれをできるだけ防ぎ、相手が求めているものに近づけられるよう工夫しています。
まとめ
作業内容を自分で振り返ったり、相手に不明点を確認したりすることは、面倒に感じるかもしれません。しかし、十分に確認しないまま作業を進めると、方向性がずれたものや、相手の依頼とは異なるものが完成してしまう可能性があります。
私は心配性な面があり、そのため、自分で確認する際は回数を決めたり、相手に質問する前に本当に確認する必要があるのかを考えたりしています。また、メモを活用することで、同じ内容を何度も質問しないように心掛けています。
これらの工夫を続けることで、作業の効率を高めるとともに、相手に配慮しながら仕事を進められるようになると考えています。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。
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