「何から始めればいい？」を解決する ～作業を細分化する方法～
こんにちは！ディーキャリアITエキスパート岐阜オフィスのワークスキルコース訓練生です。
何か作業をするとき、「どこから始めればいいのか分からない」と感じることはないでしょうか。
私自身も、ワークスキルコースで雑務を依頼されたとき、最初はどこから始めればいいのか分からないことがありました。
また、以前Googleのサービスを使ったアプリを初めて作成した際には、完成した状態だけを想定して作業を進めたため、期限までに間に合わなかった経験があります。
そこで今回は、私が実際に行っている「作業の細分化」について、具体的な実例をもとに紹介します。
作業を小さく分けることで、優先順位をつけやすくする
模擬オフィスを想定したワークスキルコースに移行した当初は、どのように優先順位をつけて作業を進めればよいのか分からないことがありました。
また、作業の全体像を最初から考えると、難しく考えてしまい、「どこから始めればいいのか分からない」という状態になることもありました。
Googleのサービスを使ったアプリ作成でも、最終的な完成形を一つの作業として考えてしまい、なかなか作業が進まないことがありました。
このような経験から、作業を細かく分けることで、優先順位や「今、自分ができること」が分かりやすくなると感じました。
実際にどのように細分化するか
いきなり作業を細かく分けるのは難しいと思います。私自身も、慣れていない作業を依頼されると、どのように進めればよいのか分からず不安になることがあります。
そのようなときは、まず自分ができそうなことをメモに書き出し、思いつく範囲で作業計画を立てます。
そして、比較的簡単な作業から取り組み、難しい部分はいったん後回しにします。分からない部分については、報告・連絡・相談（報連相）をおこない、アドバイスをもらいます。
そのアドバイスをもとに作業をさらに細かく分け、最初から完璧を目指さず、まずは一通り形にするようにしています。
ただし、一通り完成させただけでは、依頼された内容と認識のずれがあるかもしれません。そのため、最後に確認や修正を行い、依頼された内容に近づけます。
ブログ作成で細分化を実践する
ディーキャリアITエキスパート岐阜オフィスでは、当番制でブログを作成する機会があります。
私がブログを作成するときも、作業を細分化し、優先順位をつけて進めています。
まず初めに、全体の骨組みを作ります。
具体的には、見出しを作成し、最初の挨拶と最後のディーキャリアの連絡先を入れます。挨拶と連絡先についてはひな型が用意されているため、比較的すぐに準備できます。
次に、ブログのタイトルを決めます。
タイトルを決めることで、ブログで伝えたい内容や方向性を考えやすくなります。タイトルが決まったら、内容に合った写真をブログに添付します。
ここまででも、「骨組みを作る」「タイトルを決める」「写真を選ぶ」というように、いくつかの作業に分けることができます。
次に、タイトルに合った内容を深掘りし、間違っていてもよいので、まずは下書きを含めたブログ全体を作成します。
最初から掲載できる完成度の高い文章を作ろうとすると、時間がかかってしまいます。また、難しく考えていると、内容が思いつかなくなることもあります。
そのため、文章に誤りがあったり、同じ表現を繰り返していたりしても、まずは最後まで書き切ることを目標にしています。
最後に、ブログの内容に間違いがないか確認し、文章の校正を行います。
誤った日本語を使っていないか、内容や趣旨に間違いがないかなどを確認します。
私はこの最終確認の際にAIも活用しています。AIに文章を確認してもらい、表現の改善や分かりにくい部分についてアドバイスをもらうことで、最終的な仕上げをおこなっています。
このように作業を分けて考えることで、ブログ作成だけでも、
①全体の骨組みを作る
②タイトルを決める
③写真を選ぶ
④文章を書く
⑤内容を確認・校正する
というように、複数の作業に分けることができます。
作業を細分化すると、「今、自分が何をすればよいのか」が明確になり、最初から全体を一度に完成させようとするよりも、落ち着いて作業を進めやすくなります。
まとめ
いきなり作業を細分化して進めることは、最初は難しいかもしれません。
そのようなときは、日常生活の中でできる簡単なことから始めてみるのもよいと思います。
最近ではChatGPTなどのAIに質問することで、作業を進めるためのヒントを得ることもできます。
小さな作業から一つずつ取り組むことで、自分に合った効率的な作業方法を見つけられるようになるかもしれません。
優先順位をつけて作業を進めることが苦手な方は、まず作業を細かく分けてみることで、「何から始めればよいのか」が分かりやすくなり、作業を進めやすくなるのではないでしょうか。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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