報連相は「結果」だけじゃない。途中経過を伝えることの大切さ
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こんにちは支援員の渡部です。
今回は仕事をするうえで、よく耳にする「報連相（ほうれんそう）」についてです。
報連相とは
報告・連絡・相談の頭文字を取った言葉で、職場で円滑に仕事を進めるために大切なコミュニケーションのひとつです。
「何か問題が起きたら報告する」
「仕事が終わったら報告する」
このように考えている方もいるかもしれません。
もちろん、問題が起きたときや仕事が終わったときの報告も大切です。
しかし、実はもう一つ大切なのが、「途中経過を伝えること」です。
「まだ終わっていないから報告しない」は本当に正しい？
例えば、上司から、
「今日の15時までに、この資料を作ってください」
と仕事を頼まれたとします。
作業を始めて、しばらくしてから、
「思ったより時間がかかっているな」
と気づきました。
このとき、
「まだ完成していないから、完成してから報告しよう」
と考えると、どうなるでしょうか。
15時になっても完成していなければ、そこで初めて、
「すみません、まだ終わっていません」
と伝えることになります。
しかし、上司からすると、
「もっと早く状況を教えてほしかった」
となるかもしれません。
もし途中で、
「現在、半分ほどまで進んでいます。ただ、予定より時間がかかっているため、15時までの完成が難しい可能性があります」
と伝えていれば、上司は、
「では、優先する部分を先に終わらせよう」
「ほかの人にも手伝ってもらおう」
「締め切りを少し変更しよう」
など、対応を考えることができます。
つまり、途中経過の報告は、問題が大きくなる前に対応するために必要なのです。
報告は「できた・できない」だけではありません
報告というと、
「終わりました」
「できませんでした」
という結果を伝えるイメージがあるかもしれません。
しかし、仕事では、
- 今どこまで進んでいるのか
- 予定どおり進んでいるのか
- 困っていることはないか
- このまま進めて大丈夫なのか
といった情報も大切です。
例えば、
「資料作成は10ページ中6ページまで終わっています。今のところ予定どおりです」
これも立派な報告です。
また、
「作業を進めていますが、○○の部分で判断に迷っています」
という報告も大切です。
「まだ完成していないから報告することがない」わけではありません。
途中経過を報告すると、仕事が進めやすくなる
途中経過を伝えることで、周囲の人も現在の状況を把握できます。
自分では順調に進めているつもりでも、周囲からは、
「今どこまで進んでいるのかな？」
と分からないことがあります。
反対に、途中経過を伝えておけば、
「順調に進んでいるんだな」
「少し遅れているからサポートが必要だな」
「この部分は確認したほうがよさそうだな」
と、周囲も判断しやすくなります。
つまり、途中経過の報告は、自分のためだけではなく、周囲と一緒に仕事を進めるための情報共有でもあります。
「困ってから」ではなく「困りそうなとき」に相談する
報連相では、「相談」も重要です。
仕事をしていると、
「これで合っているのかな？」
「どう進めればいいか分からない」
「予定より時間がかかっている」
という場面が出てくることがあります。
このとき、
「もう少し自分で考えてから相談しよう」
と頑張りすぎてしまうと、気づいたときには時間がなくなっていることがあります。
もちろん、自分で考えることも大切です。
しかし、「このままだと間に合わないかもしれない」「判断に迷っている」という段階で相談することも、仕事の大切なスキルです。
相談することは、「仕事ができない」ということではありません。
むしろ、状況を整理して、
「ここまでは自分でできました」
「ここから先で迷っています」
「○○という方法で進めようと思っていますが、これでよいでしょうか」
と伝えられることは、仕事を円滑に進めるうえで大切な力です。
報連相は「怒られないため」だけのものではない
「報告すると怒られるかもしれない」
「相談したら、自分で考えていないと思われそう」
そんな不安から、報連相を避けたくなることもあるかもしれません。
しかし、報連相の目的は、怒られないようにすることではありません。
仕事の状況を共有して、問題が大きくなる前に対応し、周囲と協力しながら仕事を進めること。
これが報連相の大きな役割です。
特に、仕事に慣れないうちは、「何をどのタイミングで報告すればいいのか」が分からないこともあります。
そんなときは、最初から完璧な報連相を目指す必要はありません。
まずは、
「今、どこまで進んでいます」
と伝えるところから始めてみましょう。
今日から意識したい3つのポイント
最後に、途中経過を報告するときのポイントを3つ紹介します。
①「今どこまで進んでいるか」を伝える
「○○まで終わりました」
「全体の半分くらいまで進んでいます」
など、現在の状況を伝えます。
②「予定どおりか」を伝える
「予定どおり進んでいます」
「少し時間がかかっています」
など、予定との違いも伝えます。
③「困っていること」を早めに伝える
「○○が分からない」
「このままだと締め切りに間に合わないかもしれない」
など、困ったことは早めに相談します。
報連相は、特別なコミュニケーションではありません。
「今、どうなっているか」を相手に分かるように伝えること。
それだけでも、仕事はずっと進めやすくなります。
「終わってから報告する」のではなく、「途中経過を伝える」。
まずは今日の仕事から、一度意識してみてはいかがでしょうか。
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