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事務が苦手でも働き続けるために。ADHD当事者が辿り着いた対処法
「経費精算、いつもギリギリ…先延ばしの自分が嫌になる」
「タスクを整理したはずなのに、気づけば頭がパンクしてる」
こんなお悩みを抱えていませんか。ADHDがある方で事務作業への苦手意識がある方は少なくありません。
仕事をするうえで避けて通れないのが「事務仕事」の存在。でも、ADHDのある方にとって、この“地味で当たり前なはずの仕事”が、どうにもこうにも苦手なことがあります。本記事では、筆者の書籍『ADHDの僕が苦手とされる事務にとことん向き合ってみた。』（大和書房）をベースに、ADHDの特性と「事務」とのつきあい方について紹介します。
あなたがこれからの職場で、無理なく、安心して働き続けていくためのヒントになれば幸いです。
執筆者紹介
小鳥遊（たかなし）さん
発達障害やタスク管理をテーマに、2021年まで会社員、2022年からフリーランスとして活動している。
発達障害（ADHD）当事者。主に発達障害や仕事術をテーマとするweb記事を執筆。2020年に共著「要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑」（サンクチュアリ出版）を執筆し発行部数は10万部を超える。
また、就労移行支援事業所でタスク管理等に関する定期プログラムやセミナー等を実施。企業や大学等での講演、個人／法人のタスク管理コンサルティングもおこなっている。
ADHDが事務作業を苦手とする理由
ADHD（注意欠如・多動症）は、先天的な脳機能や神経伝達の障害で発達障害のひとつです。「不注意」「多動性」「衝動性」といった特性が日常生活や仕事に影響を及ぼします。
たとえば…
- 不注意 → ケアレスミス、忘れ物、抜け漏れ
- 衝動性 → 気づいたら他のことに手を出してしまう
- 多動性 → 頭の中が常に動いていて、落ち着いて段取りを考えられない
これらは、まさに「事務作業」と真っ向からぶつかってしまう特性です。優先順位を立てたり、書類を揃えたり、物事を順序だてて淡々と進めたりする「事務」は、ADHDのある方にとっては「苦手が凝縮されたジャンル」と言っても過言ではありません。
そもそも「事務」ってなんだろう？
「事務」と聞いて、どんな仕事を思い浮かべますか？
多くの方がまず思い浮かべるのは、いわゆる“事務職”の人がやる仕事内容のイメージかもしれません。 たとえば、伝票処理や資料の印刷、会議室の予約、備品の管理。そういった「オフィスの裏方」を支える業務です。一方で、筆者が自身の困りごとに向き合い、再定義した「事務」という言葉は、それを含むもっと広い意味を持っています。
目の前の目的を、確実に達成するための地道なプロセス。
派手ではないけれど、現実を一歩ずつ進めていくために欠かせない動き。
たとえば旅行を計画するとき
「フランスでルーブル美術館に行きたい！」という目的があったとします。 それを実現するには、具体的にどんな行動が必要でしょうか？
- 飛行機やホテルを予約する
- 休暇の日程を職場に申請する
- パスポートや荷物の準備をする
- 滞在中の移動手段を調べる
このように、目的を“実現可能な形に落とし込む”プロセスが発生します。 これこそが「事務」です。どんな人のどんな活動にも内包されている「共通の要素」であり、「夢や目的を絵に描いた餅にしないための現実的な行動」――これが「事務的な動き」の本質です。
どんな仕事にも「事務」がある
たとえば、営業職であれば、訪問や商談が「本番」かもしれません。 でも、その前には、
- スケジュール調整
- 顧客情報の整理
- 提案資料の準備
- 報告書の作成
といった、準備のプロセスが不可欠です。就労の場面では、「業務遂行能力」という言葉がよく使われます。これは単なるスキルや知識のことではなく、仕事を現実的に、安定して続けていけるだけの“足場”があるかどうかとも言い換えられるでしょう。ADHDのある方にとって、「事務」に向き合うとは、まさにその“足場づくり”です。
- 頭の中の混乱を整理する
- 一人抱え込まず他人と連携できるようにする
- 忘れやミスを減らす仕組みを作る
これらの行動は、どれも「事務的」な動きでありながら、自分らしく働くための支えになります。「事務」は単なる裏方仕事ではなく、仕事を進める“エンジン”であり、“土台”であり、“保険”でもあるのです。 就労に困り感を抱えている方が安心して働くためには、この「事務」との向き合い方が、とても大きな一歩になるはずです。
仕事が動き始める、「3つのギモン」
ADHDのある方が「仕事をやろうと思っても、なぜか動けない」「気づけば別のことをしていた」という経験を持つことは少なくありません。 その背景には、頭の中で物事が絡まってしまい、何から始めればいいのか見えなくなる。そんな“見えないハードル”があるからです。
筆者も、かつてはその一人でした。 事務作業にどうしても苦手意識が拭えず、仕事が思うように進まない日々。休職を経て復職したあと、ようやくたどり着いたのが、「3つのギモン（問い）」を自分に投げかけるというシンプルな方法でした。
① どうやる？（＝分解）
やるべきことを細かい手順に分解する。これが「どうやる？」です。たとえば「レポートを出す」なら、
- 何を書くかメモする
- Wordで下書きを書く
- 添削してPDFに変換する
- 上司に送る
というように、「行動レベル」に落とし込んでいきます。ADHDのある人は、“ざっくりしたまま”だと混乱しやすく、手が止まってしまう傾向があります。 でも、手順として見える形にすると、とたんに「できそうな感じ」が生まれ、動きやすくなるのです。
② いつやる？（＝日付）
手順ひとつひとつに日付を入れていく。これが「いつやる？」です。「構成を考えるのは月曜の午前中、下書きは火曜日の午後」といった具合に、自分なりの予定を置くことで、「今やること」「あとでやること」の整理がつきます。その仕事をどう進めるか「スケジューリング」をする、と言っても良いでしょう。
ここで大切なのは、完璧なスケジュールを作ろうとしないこと。 あくまで「仮置き」でいい。状況に応じて変えても大丈夫です。 予定があるだけで、「動き方」が見えてくる。それが、日付を置くことの効果です。
③ だれがやる？（＝担当）
「この作業は本当に自分がやるのか？」という「だれがやる？」というギモンを立てます。手順ごとに「自分」とか「相手」あるいは「同僚のAさん」「上司のBさん」といった形で、作業の担当者を付け加えていくのです。
全部自分で抱え込んでいませんか？ 人に頼めること、分担できることがあるかもしれません。たとえば、
- 会議の議事録は同僚のAさんに頼む
- 書類の準備は上司のBさんに確認をとってもらう
- 役所の手続きは家族に手伝ってもらう
といったように、「誰に任せられるか」を考えるだけで、自分の負担は大きく変わります。 そしてそれは、人に頼る練習にもつながっていくのです。
どのように書き出すのか
これらの「3つのギモン」をどのように実際に書き出すのかは自由です。ツールも問いませんし、自分が分かれば良いので、決まった型はありません。とはいえ、イメージはつきづらいと思いますので、参考までに筆者の書き方をお伝えします。
「会議資料作成」
└7/24 資料案作成【自分】
└7/25 資料案のチェックを同僚のAさんへ依頼する【自分】
└7/27 Aさんからチェック結果が帰ってくる【相手（Aさん）】
└7/28 資料案へチェック結果を反映させる【自分】
└7/29 完成させた資料を上司のBさんへ提出する【自分】
筆者はこのような形で仕事を書き出しています。ただ、必ずこの形にしなければいけないのではありません。この例は、3つのギモンを全て活用しましたが、一部だけ組み合わせて活用するのも大丈夫です。
「仕組み」で“自分”を支えるという考え方
この「3つのギモン」は、特別な道具やスキルがなくても実践できる、ADHDのある方が“自分らしく働くための足場です。
- 仕事のことで頭がぐるぐるして動けないとき
- やらなきゃいけないことが山積みのとき
- 誰にも頼れず、ひとりで抱え込んでしまいそうなとき
そんなときこそ、この3つのギモンを思い出してみてください。 「どうやる？」「いつやる？」「だれがやる？」をひとつずつ書き出すだけで、頭の中が整理されて、仕事が少しずつ動き出す感覚が得られるはずです。
次の節からは、そんな「3つのギモン」をどのように活用していくのかを、困りごとの事例を挙げながら3つお伝えしていきます。
困りごと別、「事務」活用法①
モヤッとした仕事、「よくわからない」せいで手が止まる
やらなきゃいけないのは分かっている。むしろ、やりたいと思っていても、いざ取りかかろうとすると、手が止まってしまう。そんな経験、ありませんか？
あるクライアントさんのお話です。専門分野を活かしてセミナーを開催したいという思いがありました。けれど、なかなか行動に移せません。理由をうかがってみると、
- セミナーのイメージが具体的に湧かない
- どんなふうに集客すればいいのか分からない
- 当日の流れを考えるだけで、なんだか気が重くなる
といった、「漠然とした不安」がいくつも積み重なっていたのです。
曖昧なものには、人は動きづらい
これは、発達障害、特にASD（自閉スペクトラム症）の特性がある方によく見られる傾向ですが、「曖昧さ」に対する不安が強く、手をつける前に止まってしまいやすいのです。実は筆者自身もADHDの診断を受けていますが、曖昧なものに対して不安を感じやすいという点では、ASDの特性による傾向にも共感します。（ADHDとASDが併存するケースは多く、診断がいずれかであっても、もう一方の特性が見られる方は少なくありません）
「やらなきゃ」と思う気持ちはあっても、 「何からどうすればいいの？」となると、手が止まり、気持ちが焦るばかりになります。
でも、仕事には“カタチ”を与えられる
そんなときに役立つのが、「仕事にカタチを与える」という考え方です。たとえば、「セミナー開催」という目標があるなら、それをそのまま“やること”と考えると、どうすればいいのかが曖昧なままになってしまいます。そこで、「3つのギモン」を活用します。
- どうやる？（分解）：作業を手順に分ける
- いつやる？（日付）：それぞれの手順に日付を入れる
- だれがやる？（担当）：自分か、誰かに頼むか明確にする
たとえば、こんなふうに「セミナー資料を作る」だけでも具体化できます。
- 4/2 既存の資料に付箋を貼りながら確認する【自分】
- 4/4 修正する【自分】
- 4/4 友人Ｃさんに内容チェックを依頼する【自分】
- 4/8 友人Ｃさんからのフィードバックを受け取る【友人】
- 4/10 修正を反映する【自分】
こうして「カタチ」ができると、 曖昧だった“やりたい仕事”が、見える手順の集合体になります。 これだけで、「これならできるかも」と思えてくるのです。
手が動かないのは、あなたのせいじゃない
行動できないことに対して、「自分の意志が弱いせいだ」と思ってしまう人は少なくありません。でも、実はそうではないのかもしれません。
「カタチが見えないから、不安になる」
「具体的にどうすればいいか分からないから、止まる」
このように、“やる気”ではなく“構造”の問題として捉えることで、 自分を責めずに、新しい一歩を踏み出すことができます。実際に、クライアントさんも、「仕事の見える化」ができたことで一気に前に進み、セミナーを無事開催されました。
困りごと別、「事務」活用法②
「重い仕事」ばかり残って、しかも消えない
TODOリストは便利です。 やるべきことを並べて、終わったら線を引く—— そうして一つひとつ片づけていくのは達成感がありますよね。でも、こんな経験はないでしょうか？
- 「今日は仕事をたくさん進めた」と思ったのに、気づくと“重い仕事”だけが手つかずで残っている
- 軽い仕事ばかり優先して、大事なことにいつまでも手をつけられない
- リストが減らないどころか、見るだけで気が重くなる
こうした悩みには、仕事の“切り方”、つまり「どうやる？（分解）」にヒントがあります。
大きな魚は、食べる前に“さばく”のが当たり前
たとえば、「年度予算の作成」と「お客様へのお礼の電話」という2つの仕事があるとします。後者は電話1本で終わりますが、前者はあまりに大きすぎて、どこから手をつければいいのか分からない。前者を大きなマグロ1匹、後者をタイの刺身1枚とします。結果として、「今日は電話だけ」といった軽い仕事（タイの刺身）ばかりが優先され、重い仕事（マグロ1匹）が後回しになります。このままでは、いつまでたってもマグロ1匹は丸ごと残ったままです。
そこでおすすめなのが、仕事を“同じ大きさの切り身”にそろえるという考え方です。
切り分けて、並べて、同じくらいの大きさに
「年度予算の作成」という大きな仕事を、次のように「どうやる？（分解）」で分けてみます。
- 前年度の予算実績を収集する
- 提供依頼メールを送る
- 担当者にヒアリングする
- データをまとめる
さらに細かくして、「前年度の予算実績データの提供を依頼するメールを送る」とすれば、それは「お礼の電話」と同じくらいの手間で済む“小さな仕事”になります。
- お客様に電話をかける
- 提供依頼のメールを送る
どちらも、今すぐ着手できる“等身大の作業”になります。このように「仕事の大きさをそろえる」ことで、達成感はそのままに、重い仕事にも自然と手が伸びるようになるのです。
ADHDの特性が理由でも、やり方次第で変えられる
ADHDのある方には、将来の大きな成果よりも「今すぐに得られる達成感」に惹かれる傾向があります。
これは「報酬系の特性」として知られています。だからこそ、「ちょっと頑張ればすぐに終わること」に先に手を出してしまいがちです。
この結果、「重い仕事＝やりたくない仕事・やる気が出づらい作業」が後手後手になってしまうといったことは、ADHDあるあるの先延ばしグセの原因の一つと考えられるのではないでしょうか。
しかし、重い仕事を小さく切ってしまえば、どれもが「すぐ終わること」に変わり、後手後手になることを避けやすくなります。 つまり、“自分の特性”に合った仕組みを作っていくことで、自然と行動を変えることができるのです。
目安は“数分〜30分で終わる切り身”
筆者自身も、タスクの「切り身」は1つあたり数分〜30分、長くても1時間以内を目安にしています。これくらいのサイズ感でそろえると、「これは今日できそう」「これもやれそう」と、仕事に向かうハードルが一気に下がります。
TO DOリストが機能しないのは、意志の弱さのせいではなく、 “大きさのバラバラな仕事”が並んでいるからかもしれません。仕事を“さばく”視点で、ぜひ一度見直してみてください。
困りごと別、「事務」活用法③
本当は断りたいのに、つい「大丈夫です」と言ってしまう
仕事を頼まれたとき、つい「大丈夫です！やりますよ！」と言ってしまったことはありませんか？でも実際は、その「大丈夫」が全然大丈夫じゃなかった―― そんな苦い経験、誰にでもあるのではないでしょうか。
キャパオーバー寸前なのに、なぜか断れない
筆者がかつて総務部で働いていたとき、先輩から「稟議書の対応、一緒にやってくれない？」と頼まれました。「大変そうだけど…お世話になってるし、なんとかなるだろう」と思って引き受けたものの、実際は稟議対応に追われ、 自分の業務は完全に手が回らない状態に。
しかも、そのとき筆者はすでにほぼ毎日終電帰り。 午前は名刺や備品の発注対応、午後はプロジェクト対応、突発対応も多く、夜にやっと日中に処理しきれなかった仕事に手をつける――そんな日々でした。
ADHD特性「衝動性」と「見積もりの甘さ」
このように「断れなかった」背景には、ADHDの特性である
- 衝動的にその場で即決してしまう「衝動性」
- 所要時間の見積もりが苦手な「時間感覚のズレ」
という2つの特徴が大きく影響しています。その場の空気で「やりますよ！」と即断してしまい、 「後で詰む」というパターンにハマってしまうわけです。
“外の視点”を借りる。「事務はなんて言うだろう？」
ではどうすれば、断れるようになるのでしょうか。ポイントは、「引き受けよう！」と考える自分ではなく “もう一人の、事務を行う冷静な自分”の視点を持つことです。筆者はこう考えるようにしました。
「自分は引き受けてもいいと思ってる。でも、“事務”はなんて言うだろう？」
そうつぶやいて、今抱えている仕事をリスト化＋「いつやる？（日付）」で可視化してみるのです。 すると、すでにパンパンのスケジュールが目に見えて分かるようになります。その結果…
- 「やりたい」という気持ちの自分に対して
- 「それは無理だよ」と“事務”が冷静にツッコミを入れてくれる
という構図ができるのです。
「第2の自分（外の視点）」を作り出すことは難しいものですが、「もう一人の私はなんて言う？」という言葉を呪文のように発するだけで、冷静さを取り戻すことができ、客観的な視点を持てるようになれるかもしれません。
「第2の自分」を想像することが難しい場合には、実在している先輩や上司に置き換えてみるのもおすすめです。
判断は“事務”、伝えるのは“自分”
もちろん、それでも「断れない」と感じる人も多いでしょう。それでもこの方法には、こんな効能があります。
「断る」という判断を自分がしなくていい
→ 「事務が言ってるんで」と、“伝えるだけ”でよくなる
自分の気持ちと向き合いすぎず、“状況”に判断を委ねるだけでも、少し断りやすくなるのです。
「断る」は勇気ではなく、“仕組み”で
断れない人にとって、「断る」は根性論ではなく構造の問題です。
- 自分の気持ちに気づくこと
- 客観的な判断軸を持つこと
- それを代弁する方法を持つこと
こうした“仕組み”があることで、はじめて「断る」という選択が現実のものになります。
「自分はいいけど、“事務”はなんて言うだろう？」
このひとことを、ぜひ心の中の“口癖”にしてみてください。あなたの中の“冷静な判断者”が、そっと助け舟を出してくれるはずです。
変わらなくていい。ただ、「工夫」する。
「事務が苦手。だから、事務が出来るような自分に変わらないといけない」と思っていませんか？
でも、ADHDの特性は“治る”ものではありません。無理に変わるより、「工夫」でカバーする方がずっと現実的です。自分を責める前に、「仕組み」を味方につけてみてください。
今回ご紹介している書籍では、そのためのヒントがたくさんつまっています。よろしければお手に取ってみてください。
書籍紹介
『ADHDの僕が苦手とされる事務にとことん向き合ってみた。』（大和書房）
https://www.daiwashobo.co.jp/book/b10133721.html
仕事がうまくいかないと感じているすべての方へ――特にADHD傾向のある方に向けて、具体的な仕事の工夫や思考法などを紹介した一冊です。
事務の悩みを超えて、「働く」を支える場所へ
ここまで、ADHDと事務というテーマで、筆者の著作『ADHDの僕が苦手とされる事務にとことん向き合ってみた。』をベースに、困りごと別の対処法をお伝えしてきました。
こうした困りごとには共通して、「本人が悪いわけではないのに、うまくいかずに自己否定してしまいやすい」という難しさがあります。そして、その苦しさは、一人でなんとかしようとすればするほど深まってしまうこともあります。
実際、私自身もそうした時期を長く過ごしてきました。だからこそ今は、「一人で抱え込まずに、信頼できる支援を受けながら、自分に合った方法を見つけていく」ことも大切だと感じています。
就労移行支援事業所ディーキャリアでは、働くことで悩みを抱えている発達障害のある方の支援をおこなっており、発達障害のある方が、就労に向けての実践的なプログラムを提供し、また規則正しい生活が送れるトレーニングをおこなっています。
発達障害のある方の特性を理解したうえで、個別に最適なトレーニングを提供することが特徴です。
就労移行支援事業所とは、障害のある⽅が就職するための「訓練・就職活動」の⽀援をおこなう障害福祉サービスの一つです。（厚⽣労働省の許認可事業）
就職とは人生の目的を実現するための通過点です。自分の「なりたい」姿を見つけ、障害特性への対策と自分の能力を活かす「できる」ことを学び、社会人として長く働くために「やるべき」ことを身に付ける。
「なりたい」「できる」「やるべき」の 3 つが重なりあうところに仕事の「やりがい」が生まれると、私たちは考えています。
ご相談は無料です。フリーダイヤル、または、24 時間受付のお問い合わせフォームにて、お気軽にお問い合わせください（ご本人様からだけでなく、当事者のご家族の方や、支援をおこなっている方からのご相談も受け付けております）。
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記事監修：北川 庄治（デコボコベース株式会社 プログラム開発責任者）
東京大学大学院教育学研究科 博士課程単位取得満期退学。通信制高校教諭、障害児の学習支援教室での教材作成・個別指導講師を経て現職。
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