仕事を効率的に片づけるコツ

おはようございます。ディーキャリア所沢オフィスのピアスタッフのKです。

入社してからある程度月日が経過すると、任される仕事量も次第に増えていきます。優先順位をつけて効率的にこなしていかないと仕事が終わらなくなってしまう可能性があります。しかし、いくら優先順位をつけたとしても膨大な量の仕事をこなすのはとても労力がかかります。優先順位をつける以外にもいくつか仕事に工夫を取り入れてみるとより効率的にこなすことができます。

マニュアル・フォーマットを作っておく

仕事をしていると、「これどうやるんだっけ？」と忘れてしまうことや「必要なログインIDとパスワードが分からない」ということが出てきます。いちいち仕事を中断してやり方を模索したり、他の人に聞いて回ったりなどしていると時間があっという間に経過してしまいます。こうならないためにも自身がおこなっている仕事に関するマニュアルを作成しておきましょう。何かあったときにすぐに対応できる他、将来的に自分の業務を別の人が引き継ぐことになった際にも参考になります。
また、マニュアルと合わせてフォーマットも作成しておくことをオススメします。仕事にはさまざまな種類があり、中でも難しくはないが手間と時間がかかるものがあります。例えば送付状の作成や郵送する際の宛名書きなどがあります。こういった仕事に関してはあらかじめ雛形を作成しておき、状況に合わせて一部を変更すれば使える状態にしておくと非常にスムーズです。仕事には閑散期と繁忙期がありますが、こういったフォーマット作成は閑散期にやっておくと、繁忙期でもオーバーワークになる機会を大幅に減らすことができます。

出勤日が空く場合は早めに手を付けておく

3連休やゴールデンウィークなど、次回の出勤までに日数が大きく空いてしまう場合は、通常よりも早めに仕事をこなしておくと良いでしょう。連休を挟んでしまうと一度仕事の流れがストップしてしまい、休み明けに再度エンジンを入れなければならないため2度手間になってしまいます。また、間に休みがあると突発的に仕事が発生した場合に調整ができないため、余裕をもって早めに片づけておくのが良いでしょう。連休以外にも週末に関しても同じことがいえるので、毎週意識して取り組んでみると違いが感じられるかもしれません。

工数のかかる仕事・集中力を要する仕事は午前中に手を付けておく
仕事の中でも手間がかかったり、ミスが許されないものに関しては、出勤してすぐにとりかかることをオススメします。午後に回してしまうと、急に仕事が舞い込んできた際にさらに後回しになってしまう可能性があります。また、午前中の疲労が押し寄せてくるため、午後は午前よりもパフォーマンスが低下している恐れもあります。午前中は比較的集中できる時間帯でもあるため、コスパの面で見ても午前中に片づけておいた方が非常に合理的です。

詳しくはこちらの記事→記憶のゴールデンタイムと仕事への応用術

同僚・上司に仕事のスケジュールを共有しておく
仕事を効率的にこなすためには自分だけでなく、周囲の協力を得ることも大切です。同僚や上司にあらかじめ自身のスケジュールを共有しておくことで、繁忙期に急な仕事を任される可能性が減ったり、書類の決裁などが通りやすくなったりします。仕事は個人ではなくチームプレーですので、周囲の人に調節してもらうことでより仕事がスムーズに進みます。

いかがだったでしょうか。
どんなにすごい人間であっても1人で対応できる仕事には限度があります。なるべく工数や手間を削減する方法を確立しておくことで、仕事がよりスムーズになり、より多くの仕事を効率的にこなせるでしょう。自分にあったやり方を模索してみましょう。

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普段は、ディーキャリア立川オフィス、ディーキャリア所沢オフィスでそれぞれ支援員として勤務。主にオフィスの日常やイベント情報、発達障害、注意欠如・多動性障害（ADHD）、自閉症スペクトラム障害（ASD）、限局性学習障害（SLD）、精神障害、特性への工夫、障害者雇用、セルフケア、ライフハック、日々の支援員の気づきなど、さまざまな情報を発信しています。
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