「終わってから報告」だけじゃない！仕事で大切な「報告する力」
こんにちは。就労移行支援事業所 ディーキャリアかごしまオフィスです。
仕事を任されて、
「終わったら報告してください」
と言われた経験はありませんか？
報告というと、
「仕事が終わったことを伝える」
というイメージが強いかもしれません。
もちろん、完了したことを伝えるのも大切な報告です。
でも職場では、それだけではありません。
・仕事が予定どおり進んでいることを伝える。
・予定より遅れそうなことを伝える。
・問題が起きたことを伝える。
つまり報告とは、仕事の状況を相手と共有するためのコミュニケーションでもあります。
今回は、職場で役立つ「報告する力」について考えてみましょう。
① 仕事が終わったら「完了」を報告する
まず基本となるのが、仕事が終わった時の報告です。
自分の中では、 「終わったから次の仕事をしよう」 と思っていても、仕事を依頼した人には終わったことが伝わっていません。
そこで、 「〇〇の作業が完了しました」 と伝えます。
必要に応じて、 「データは〇〇に保存しています」 「資料は机の上に置いています」 など、相手が次に必要となる情報も一緒に伝えられると分かりやすくなります。
仕事は、終わったことを相手に伝えるところまで。 という意識を持ってみましょう。
② 長い仕事は「途中経過」も報告する
数時間、数日かかる仕事では、完了するまで何も報告しないと、 「ちゃんと進んでいるかな？」 と依頼した側が心配になることがあります。
そんな時には、 「現在ここまで終わっています」 と途中経過を伝えます。
特に、 「今日中に終わる予定です」 「現在半分程度まで進んでいます」 など、今の状況と今後の見通しを一緒に伝えると、相手も状況を把握しやすくなります。
③ 遅れそうだと分かったら「早め」に報告する
仕事をしていると、
思ったより時間がかかる。
別の仕事が入った。
分からないところで作業が止まった。
ということもあります。
ここで大切なのは、 期限を過ぎてから報告するのではなく、遅れそうだと分かった段階で伝えることです。
「今日の15時までの予定でしたが、このままだと16時頃になりそうです」 と早めに報告できれば、上司も、 「それなら期限を変更しよう」 「別の人に一部お願いしよう」 など、対応を考えることができます。
悪い報告ほど、早めに伝える。
仕事ではとても大切な考え方です。
④ トラブルが起きたら「事実」を伝える
ミスやトラブルが起きると、 「怒られるかもしれない」 「自分で何とかしてから報告したい」 と思ってしまうことがあります。
しかし、自分だけで対応しようとしている間に、問題が大きくなる可能性もあります。
そんな時は、まず、 「何が起きたのか」 を伝えましょう。
「データを入力していたところ、〇〇というエラーが表示され、現在作業が止まっています」 というように、まず事実を整理します。
そのうえで、 「どのように対応すればよいでしょうか？」 と確認すると、次の行動につなげやすくなります。
⑤ 「結論」から伝える
報告しようとすると、 「最初から全部説明しないと……」 と思って、話が長くなってしまうことがあります。
そんな時は、 結論 → 状況・理由 → 必要な確認 の順番を意識してみましょう。
たとえば、 「〇〇の作業が予定より遅れています。現在7割ほど完了していますが、確認作業に時間がかかっています。16時頃の完了でもよろしいでしょうか？」 という伝え方です。
最初に「何についての報告なのか」が分かると、相手もその後の話を理解しやすくなります。
「報告するタイミングが分からない」という時は？
報告が苦手という方の中には、 「どの程度のことまで報告すればいいの？」 と迷う方もいると思います。
職場や仕事内容によって、求められる報告の頻度は違います。
だからこそ、仕事を受けた時に、 「途中で一度報告したほうがよいですか？」 と確認しておくのも一つの方法です。
「12時頃に一度進捗を教えてください」 「問題がなければ完成した時だけで大丈夫です」 など、上司と報告のタイミングを共有しておけば迷いにくくなります。
「うまくいっていない時」こそ報告が大切
仕事が順調な時は報告できても、 失敗した時 遅れている時 分からなくなった時 ほど、報告しにくくなることがあります。
「もう少し自分でやってみよう」 「何とかしてから言おう」 と思う気持ちもあるかもしれません。
しかし、職場では早く情報が分かることで対応できることがあります。
報告は、 「怒られないためにするもの」ではなく、「次の対応を考えるためにするもの」 と考えてみましょう。
報告する前に「3つ」を整理してみよう
何を話せばいいか分からなくなった時には、
① 今どうなっている？
② なぜそうなっている？
③ 次に何を確認したい？
の3つを整理してみましょう。
たとえば、
① 現在、予定より作業が遅れている
② 確認作業に想定より時間がかかっている
③ 完了予定時刻を変更してよいか確認したい
ここまで整理できると、報告する内容もまとめやすくなります。
ディーキャリアでは「報告」も実践しながら練習します
ディーキャリアかごしまオフィスでは、職場を想定した訓練の中で、仕事そのものだけではなく、仕事の進め方も練習していきます。
作業が終わったら報告する。
分からなければ質問する。
指示を受けたら確認する。
予定より遅れそうなら早めに伝える。
こうした行動も、実際に経験することで少しずつ身につけていくことができます。
そして振り返ることで、 「報告することを忘れやすい」 「悪い報告ほど後回しにしてしまう」 「頭の中で整理してからだと伝えやすい」 など、自分の特徴にも気づくことができます。
まとめ｜報告は「仕事を共有する」ためのコミュニケーション
職場で報告する時には、
① 完了したら報告する
② 必要に応じて途中経過を報告する
③ 遅れそうなら早めに報告する
④ トラブルは事実を整理して報告する
⑤ 結論から伝える
という5つを意識してみましょう。
そして覚えておきたいのは、 報告は「仕事が終わった時だけ」ではない ということです。
仕事の状況を周囲と共有することで、必要なサポートや判断を受けることができます。
10月5日の「聴く力」
10月6日の「質問する力」
10月7日の「確認する力」
そして今日の「報告する力」
どれも別々のスキルではなく、職場で周囲と協力しながら仕事を進めるためにつながっています。
明日は、このシリーズ最後の「相談する力」について考えていきます。
ディーキャリアかごしまオフィスでは、見学・体験も随時受け付けています。
お気軽にお問い合わせください。
⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟
〒892-0816
鹿児島市山下町9-1 チャイムズビル2階
TEL：099-201-7477 FAX：099-201-7479
Mail：kagoshima@dd-career.com
ディーキャリアかごしまオフィス Instagram
公式LINE登録はこちら➡️ 公式LINE
個別相談いつでも受けています➡️ 個別相談申し込みフォーム
⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟⭐️🌟
