「分かったつもり」がミスにつながる？仕事で大切な「確認する力」
こんにちは。就労移行支援事業所 ディーキャリアかごしまオフィスです。
上司から仕事を頼まれて、
「分かりました！」
と答えたものの、いざ仕事を始めてみると、
「あれ？いつまでにやるんだろう？」
「どこまでやればいいんだろう？」
「これって自分の理解で合っているのかな？」
と不安になったことはありませんか？
職場では、相手の話を「聞いた」ことと、内容を「正しく理解した」ことは、必ずしも同じではありません。
そこで大切になるのが、確認する力です。
確認は、分からない人がするものではありません。
仕事の認識を相手と合わせ、ミスを防ぐための大切な仕事のスキルです。
今回は、仕事で確認する時に意識したいポイントを考えてみましょう。
① 「何をするのか」を確認する
まず確認したいのは、仕事の内容です。
「この資料をまとめておいて」 と言われても、「まとめる」の意味は人によって違うかもしれません。
データを入力するだけなのか。
見やすいように表まで作るのか。
完成した資料を印刷するところまでなのか。
そんな時は、 「〇〇まで行えばよろしいですか？」 と確認してみましょう。
仕事のゴールが具体的になると、自分も動きやすくなります。
② 「いつまでに」を確認する
仕事を頼まれた時に忘れやすいのが、期限の確認です。
「なるべく早く」 「時間がある時に」 といった言葉も、人によって受け取り方が違います。
自分は「今日中」だと思っていたけれど、相手は「午前中」を想定していた。
そんな認識のズレが起こることもあります。
期限が分からない時は、 「いつまでに仕上げればよろしいですか？」 と具体的に確認してみましょう。
③ 「優先順位」を確認する
すでに別の仕事をしている時に、新しい仕事を頼まれることもあります。
そんな時、 「頼まれたから、今すぐやらなければ」 と思って、これまでの仕事を止めてしまうことがあります。
しかし、新しく頼まれた仕事が必ずしも最優先とは限りません。
「現在Aの仕事を進めています。今回のBは、どちらを先に進めればよろしいですか？」 と確認してみましょう。
優先順位を自分だけで判断しないことも、仕事を進めるうえでは大切です。
④ 「自分の理解」を言葉にして確認する
確認する時に、とても役立つ方法があります。
それが、 「私は〇〇と理解していますが、合っていますか？」 という確認です。
「分かりません」と聞くのではなく、 「Aを今日の15時までに入力して、終わったら〇〇さんに報告するということで合っていますか？」 と、自分の理解を言葉にしてみます。
こうすると、相手も、 「そこまでは合っている」 「期限だけ違う」 など、どこに認識のズレがあるのかを見つけやすくなります。
⑤ 最後に「次の行動」まで確認する
仕事内容を理解できても、 「終わった後、どうすればいいの？」 が分からないことがあります。
仕事が終わったら、
誰に報告するのか。
どこに保存するのか。
次の仕事に進んでよいのか。
こうした仕事が終わった後の行動まで確認しておくと、仕事が途中で止まりにくくなります。
「終わったら〇〇さんに報告すればよろしいですか？」 というところまで確認できると安心です。
「確認する＝何度も同じことを聞く」ではありません
確認が苦手な方の中には、 「何度も聞いたら迷惑なのでは？」 「理解力がないと思われそう」 と感じる方もいるかもしれません。
もちろん、何も考えずに同じ質問を繰り返すのとは違います。
大切なのは、
自分なりに理解する
↓
自分の理解を言葉にする
↓
相手との認識が合っているか確認する
という流れです。
これは単なる「聞き直し」ではなく、仕事を正確に進めるための確認です。
「はい、分かりました」の前に一度考えてみる
仕事を頼まれた時、反射的に、 「はい、分かりました」 と言ってしまうことがあります。
そんな時は、一度頭の中で、
何を？
いつまでに？
どのように？
どちらを優先？
終わったらどうする？
と確認してみましょう。
この5つが分かっていると、仕事を始めてから、 「どうすればいいんだっけ？」 となることを減らしやすくなります。
メモを取ることも「確認」の一つ
指示を受けた時に、その場では理解できていても、時間が経つと忘れてしまうことがあります。
そんな時には、メモも役立ちます。
特に、 仕事内容 期限 注意点 報告先 などを書いておくと、後から自分で確認できます。
すべてを覚えておこうとするのではなく、忘れても確認できる状態をつくることも仕事上の工夫です。
ディーキャリアでは「仕事の受け方」も練習します
ディーキャリアかごしまオフィスでは、コミュニケーションだけでなく、実際の仕事を想定した訓練も大切にしています。
仕事の指示を受けた時に、
何を確認するのか。
どんなメモを取るのか。
分からない時にどう質問するのか。
終わったらどう報告するのか。
こうした一連の流れも、実践しながら練習することができます。
実際に取り組んでみることで、
「口頭だけだと忘れやすい」
「期限を確認するのを忘れやすい」
「指示が具体的だと動きやすい」
など、自分の特徴に気づくこともできます。
その気づきは、就職後に必要な自分なりの工夫や配慮を考える材料にもなります。
まとめ｜確認は「ミスを減らすための仕事」
職場で確認する時には、
① 何をするのか
② いつまでにするのか
③ 何を優先するのか
④ 自分の理解は合っているか
⑤ 終わった後はどうするのか
という5つを意識してみましょう。
確認することは、 「分からないから聞く」だけではありません。
自分と相手の認識を合わせ、仕事を正確に進めるための行動です。
10月5日の「聴く力」、10月6日の「質問する力」、そして今日の「確認する力」。
この3つを組み合わせることで、仕事上のコミュニケーションはよりスムーズになります。
最初から全部できなくても大丈夫です。
まずは仕事を頼まれた時、 「〇〇ということで合っていますか？」 と確認するところから始めてみましょう。
ディーキャリアかごしまオフィスでは、見学・体験も随時受け付けています。
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