「こんなこと聞いていいのかな…」職場で分からないことを質問する5つのポイント
こんにちは。就労移行支援事業所 ディーキャリアかごしまオフィスです。
仕事をしていて、分からないことが出てきた時。
すぐに質問できますか？
「こんなことを聞いたら怒られそう」
「前にも説明された気がする」
「仕事ができない人だと思われたくない」
「忙しそうだから声をかけにくい」
そんなことを考えているうちに、聞くタイミングを逃してしまった経験がある方もいるかもしれません。
でも、分からないまま仕事を進めてしまうと、大きなミスにつながることもあります。
職場では、「何でも自分一人で解決すること」だけが仕事をする力ではありません。
必要な時に、必要なことを質問できることも大切な仕事のスキルです。
今回は、職場で質問する時のポイントを考えてみましょう。
① まず「何が分からないのか」を整理する
「分かりません」 だけでは、質問された相手も何を説明すればいいのか分からないことがあります。
そこで、質問する前に、 「どこまでは分かっている？」 「どこから分からなくなった？」 と整理してみましょう。
「資料を入力するところまでは分かりました。
その後、このファイルをどこに保存すればいいか分かりません」 ここまで具体的になると、相手も答えやすくなります。
質問する力には、自分の分からない部分を整理する力も含まれています。
② 自分で確認できることは一度確認する
分からないことが出てきたら、すぐ質問する前に、
・マニュアルを見る
・メモを確認する
・以前教えてもらった内容を確認する
など、自分で確認できることがないか考えてみます。
ただし、 「自分で解決しなければならない」 という意味ではありません。
確認しても分からなければ、質問して大丈夫です。
むしろ、 「マニュアルの〇ページまで確認したのですが、この部分が分かりません」 と伝えられると、相手にも状況が伝わりやすくなります。
③ 質問するタイミングを確認する
相手が忙しそうにしていると、 「今、聞いても大丈夫かな？」 と迷うことがあります。
そんな時は、自分でタイミングを判断しきろうとせず、 「今、少し質問してもよろしいですか？」 と確認してみましょう。
急ぎでなければ、 「お手すきの時に5分ほど質問したいことがあります」 と伝える方法もあります。
一方、分からないまま進めるとミスにつながりそうな場合には、 「このまま進める前に確認したいことがあります」 と伝えることもできます。
「完璧なタイミング」を探すより、相手に確認するほうが分かりやすい場合があります。
④ 自分の理解を伝えてから質問する
仕事の指示を受けた時、 「これ、どうすればいいですか？」 と質問するより、 「私は〇〇だと理解しているのですが、合っていますか？」 と聞いてみる方法があります。
これには大きなメリットがあります。
相手は、 どこまで理解できているのか どこで認識がずれているのか を把握しやすくなります。
質問する側にとっても、自分の考えを整理する練習になります。
昨日のブログで紹介した「要約して確認する」ことにもつながります。
⑤ 教えてもらったことを確認・記録する
質問して教えてもらったら、それで終わりではありません。
「ありがとうございます。〇〇ということで合っていますか？」 と最後に確認してみましょう。
必要であれば、メモを取ることも大切です。
同じことが起きた時に、自分で確認できるようになります。
つまり質問は、
分からない → 聞く → 分かる だけではなく、
分からない → 整理する → 質問する → 確認する → 次に活かす
までが一つの流れです。
「質問が苦手」なのは、質問の仕方だけが原因とは限りません
質問できない理由を考えてみると、人によって違いがあります。
何が分からないのか自分でも分からない。
相手に話しかけるタイミングが分からない。
うまく言葉にまとめられない。
「一度聞いたことをまた聞いてはいけない」と思っている。
質問すると評価が下がりそうで怖い。
だからこそ、 「質問が苦手」 だけで終わらせず、 「質問する時の、どこが難しいんだろう？」 と分けて考えてみることが大切です。
難しい部分が分かれば、練習するポイントも見つけやすくなります。
質問することは「仕事ができない」ことではありません
仕事を始めたばかりの時や、初めての業務をする時に、分からないことがあるのは自然なことです。
大切なのは、分からないことをそのままにしてしまうことではなく、 「分からないことに気づき、必要な確認をすること」 です。
質問せずに間違ったまま仕事を進めるより、早い段階で確認したほうが、結果的にスムーズに進むこともあります。
質問することは、仕事を正確に進めるための行動の一つ。
そう捉えてみると、少し質問しやすくなるかもしれません。
ディーキャリアでは「質問する」ことも練習できます
ディーキャリアかごしまオフィスでは、コミュニケーションについて学ぶだけではなく、日々の訓練の中で実際に練習することも大切にしています。
分からないことが出てきた時に、 誰に聞く？ いつ聞く？ どう伝える？ 教えてもらった後はどうする？ といったことも、実践することで少しずつ身につけていくことができます。
そして、
「質問すること自体が苦手なのか」
「タイミングが難しいのか」
「頭の中を整理して言葉にすることが難しいのか」
と振り返ることで、自分に合った質問の仕方も見つけていきます。
まとめ｜分からないことを「分からないまま」にしない
職場で質問する時は、
① 何が分からないのか整理する
② 自分で確認できることを確認する
③ 質問するタイミングを確認する
④ 自分の理解を伝えてから質問する
⑤ 教えてもらった内容を確認・記録する
という5つを意識してみましょう。
最初から上手に質問する必要はありません。
まずは、 「今、少し質問してもよろしいですか？」 この一言からでも大丈夫です。
昨日の「聴く力」と今日の「質問する力」。
どちらも、仕事をスムーズに進めるための大切なコミュニケーションスキルです。
ディーキャリアかごしまオフィスでは、見学・体験も随時受け付けています。
お気軽にお問い合わせください。
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