「急ぎでこれお願い！」今の仕事はどうする？
こんにちは。就労移行支援事業所 ディーキャリアかごしまオフィスです。
仕事をしている途中で、
「これ、急ぎでお願いします！」
と別の仕事を頼まれた。
そんな時、皆さんならどうしますか？
「急ぎだから、すぐ新しい仕事を始めなきゃ！」
と思うかもしれません。
でも、ちょっと待ってください。
今やっている仕事にも締切があるかもしれません。
職場では、予定していた通りに仕事が進むとは限りません。
だからこそ、「予定が変わった時にどう動くか」も大切な仕事のスキルです。
① まず「今やっている仕事」を確認する
新しい仕事を頼まれると、そちらに意識が向いてしまいがちです。
しかし、まず確認したいのは現在の仕事の状況です。
例えば、
A：資料作成 15時まで 現在70％
B：データ入力 今日中 まだ未着手
という状況で、
「Cの書類を急ぎでお願いします」 と言われたとします。
この時、何も考えずCを始めてしまうと、Aが15時に間に合わなくなる可能性があります。
まずは、
「今、何をしている？」
「締切はいつ？」
「どこまで進んでいる？」
を確認しましょう。
② 「急ぎ＝今すぐ」とは限らない
「急ぎでお願いします」 と言われると、 「今すぐやらなければ！」 と思ってしまうことがあります。
でも、「急ぎ」が何時までなのかは人によって捉え方が違います。
そこで、 「こちらは何時までに必要でしょうか？」 と確認します。
すると、
「16時までで大丈夫です」
という場合もあれば、
「10分以内に欲しいです」
という場合もあります。
曖昧な言葉を、自分だけで判断しないこと。
「いつまで？」を具体的にすることで、仕事の順番を考えやすくなります。
③ 自分で判断できなければ「どちらを優先しますか？」
例えば、
「現在、15時までの資料を作成しています。こちらの作業と、今ご依頼いただいた作業は、どちらを優先すればよいでしょうか？」 と確認します。
これは、 「自分では決められません」 と丸投げしているわけではありません。
今の状況を伝えた上で、必要な判断を確認しています。
仕事では、すべてを自分だけで判断することが正解とは限りません。
優先順位を確認することも、仕事を正確に進めるための行動です。
④ 優先順位が変わったら「元の仕事」を忘れない
急ぎの仕事が終わって、 「よし、できた！」 と安心した時に起こりやすいのが、
もともとやっていた仕事を忘れてしまうこと。
そこで、新しい仕事に切り替える前に、
「Aの資料作成を中断。70％まで終了」
などとメモを残しておきます。
急ぎの仕事が終わったら、
「次は何を再開する？」
を確認します。
仕事を切り替える時は、
中断する → メモを残す → 急ぎの仕事 → 元の仕事へ戻る
までをセットにすると、抜け漏れを防ぎやすくなります。
「全部急いでやる」は優先順位ではありません
複数の仕事を頼まれると、 「全部急がないと！」 と焦ってしまうことがあります。
すると、
Aも少し
Bも少し
Cも少し…… と、
いろいろな仕事に手をつけて、結局どれも終わらないことがあります。
優先順位をつけるとは、 「全部頑張ること」ではなく、
「今は何をするか決めること」 です。 一つずつ整理していきましょう。
ディーキャリアでは「予定変更」も経験に変えていきます
ディーキャリアかごしまオフィスのワークスキルコースでは、
職場を想定した環境の中で仕事に取り組みます。
その中では、
予定していた作業
↓
新しい指示が入る
↓
現在の状況を確認する
↓
優先順位を相談する
↓
仕事を切り替える
↓
元の仕事へ戻る
といった、実際の職場で起こり得る場面も大切な経験になります。
「予定が変わると混乱してしまった」 という経験があれば、
なぜ混乱した？
何があれば対応しやすかった？
次はどうする？
と振り返ります。
うまくできなかったことも、次の工夫を見つける材料になります。
まとめ
仕事中に急ぎの依頼が入ったら、
① 今の仕事の進捗と締切を確認する
② 新しい仕事の「いつまで？」を確認する
③ 判断できなければ優先順位を確認する
④ 中断した仕事をメモに残す
という流れを意識してみましょう。
そして覚えておきたいのは、
「急ぎの仕事が入った＝全部自分で何とかしなければならない」ではないこと。
状況を整理して、必要なところは確認する。
これも立派な仕事の進め方です。
「予定変更があると頭が真っ白になる」
「複数の仕事を頼まれると、どれから始めればいいか分からない」
そんな困りごとも、実際の職場を想定した環境で練習することができます。
ディーキャリアかごしまオフィスの見学・体験では、ワークスキルコースについてもご紹介しています。
お気軽にお問い合わせください。
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