「仕事が終わりました。次はどうする？」“手が空いた時”の3つの行動

こんにちは。就労移行支援事業所 ディーキャリアかごしまオフィスです。

頼まれていた仕事が終わりました。

でも、次の指示はまだありません。

そんな時、

「何をすればいいんだろう？」
「勝手に別の仕事を始めてもいいのかな？」
「とりあえず待っていればいい？」

と迷ったことはありませんか？

職場では、いつも次の仕事が自動的に用意されているとは限りません。

だからこそ、「手が空いた時にどう行動するか」も大切な仕事のスキルです。

今回は、仕事が終わった後に意識したい3つの行動をご紹介します。

① まずは「完了報告」をする

仕事が終わったら、まず行いたいのが完了報告です。

自分の中では、 「終わった！」 と思っていても、仕事を頼んだ相手には伝わっていないかもしれません。

例えば、

「依頼いただいた資料作成が完了しました。共有フォルダに保存しています。」 と伝えます。

ポイントは、

「終わりました」＋「どうしたのか」 まで伝えること。

「提出しました」
「○○さんに渡しました」
「共有フォルダに保存しました」

など、現在の状態まで伝えると、相手も次の指示を出しやすくなります。

9月8日のブログでもご紹介したように、仕事は報告して初めて「完了」すると考えてみましょう。

② 次に「自分でできること」がないか確認する

完了報告をした後、すぐに次の指示がないこともあります。

そんな時は、勝手に新しい仕事を始めるのではなく、まず自分でできる範囲のことがないか確認してみましょう。

例えば、

・使用した場所を片付ける
・ファイルやデータを整理する
・メールを確認する
・今日の予定やタスクを確認する
・他に残っている仕事がないか確認する

などです。

ポイントは、「自分の判断で新しい仕事を増やす」のではなく、

「すでに任されている範囲の中でできることを探す」ことです。

小さな行動でも、積み重なると仕事の進めやすさにつながります。

③ 分からなければ「次に何をすればよいですか？」と確認する

自分で確認しても、次にすることが分からない。

そんな時は、確認して大丈夫です。

例えば、

「先ほどの作業は完了しました。現在、手が空いているのですが、次に取り組むことはありますか？」 と伝えます。

ここでも、 「何をすればいいですか？」 だけではなく、

「今の仕事は終わっている」
「現在手が空いている」

という自分の状況まで伝えるのがポイントです。

相手も、 「では、次はこちらをお願いします」 と指示を出しやすくなります。

「指示待ち」と「確認して待つ」は違います

仕事がなくなった時、 何も言わずにずっと待っている状態になることがあります。

本人としては、 「勝手なことをしないように待っていました」 という理由があるかもしれません。

しかし、相手からすると、 「仕事が終わったことに気づいていなかった」 ということもあります。

そこで、

仕事が終わった
↓
完了報告する
↓
次の仕事を確認する
↓
「今は待っていてください」と言われたら待つ

という流れにします。

同じ「待つ」でも、 何も言わずに待つ「指示待ち」と、確認した上で待つことは違います。

慣れてきたら「次の行動の候補」を出してみる

仕事に慣れてきたら、もう一歩進めてみることもできます。

例えば、 「資料作成が終わりました。次は昨日のデータ整理を進めてもよろしいでしょうか？」 と、自分から候補を出して確認します。

これなら、勝手に仕事を進めるわけではありません。

自分で考える＋確認する という形になります。

仕事の経験を積んでいくと、 「この仕事が終わったら次はこれ」 という流れも少しずつ分かってきます。

最初から先回りして動ける必要はありません。

まずは、確認して次の行動を決めることから始めてみましょう。

ディーキャリアでは「仕事の流れ」を実践的に練習します

ディーキャリアかごしまオフィスのワークスキルコースでは、

指示を受ける
↓
作業する
↓
必要に応じて質問・相談する
↓
報告する
↓
次にすることを確認する

という、実際の職場を想定した仕事の流れを経験します。

パソコン操作などの「作業ができる」だけではなく、 「仕事の中でどう動くか」 も大切なスキルです。

実際に経験して、 「この場面ではどうすればよかった？」 と振り返り、次の訓練で試してみる。

その繰り返しによって、少しずつ自分なりの仕事の進め方を身につけていきます。

まとめ

仕事が終わって手が空いた時は、

① まず完了報告をする
② 自分でできることがないか確認する
③ 分からなければ「次に何をすればよいですか？」と確認する

という3つを意識してみましょう。

大切なのは、

「何もすることがない＝とりあえず待つ」ではないこと。

自分の状況を相手に伝え、次にどうすればよいかを確認することも仕事の一部です。

「仕事が終わった後、どう動けばいいか分からない」
「勝手に動いていいのか不安で、指示を待ってしまう」

そんなことも、実際の職場を想定しながら練習できます。

ディーキャリアかごしまオフィスの見学・体験では、ワークスキルコースの訓練についてもご紹介しています。

お気軽にお問い合わせください。

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