指示を聞き逃さない確認の手順
相手の説明が速く、聞きながらメモを取るうちに重要な情報を逃してしまうことはありませんか？
口頭指示を正確に理解するには、すべてを書き取るのではなく、目的、期限、対象、次の行動を分けて聞き、最後に要約して確認する方法があります。仕事を想定した練習を重ねることで、自分が止まりやすい場面も具体的になります。
聞き取る項目を先に決める
説明前に、何を記録するかを決めます。問い合わせ対応なら、相手が困っていること、いつから起きているか、どの操作をしたか、現在の状態など、必要な項目を用意します。作業指示なら、目的、期限、手順、完成条件を分けます。
途中で追いつけなくなったときは、「今の操作結果を記録してから、次を伺ってもよいですか」と具体的に伝えます。聞き取れなかった箇所だけを確認し、すでに理解できた内容まで最初から説明してもらわないようにすると、相手の負担も抑えられます。
要約して次の行動を確かめる
説明後には、「現在はログインできず、再起動は試したという理解で合っていますか」のように要約します。作業指示なら、「この資料を確認し、今日中に一覧を作成して報告します」と、最初の行動まで伝えます。認識が違う場合は、作業を始める前に修正できます。
口頭だけで残りにくい場合は、チャットで要点を確認する、手順書と照合する、重要事項を無地のチェック欄へ転記するなど、複数の方法を使います。どの方法が必要かは、説明の長さや周囲の環境によっても変わります。
ディーキャリアITエキスパート錦糸町マルイオフィスのITジェネラリストコースでは、社内ヘルプデスクなどを想定し、相手から必要な情報を聞き取り、状況に合う案内を分かりやすく伝える練習を行います。技術知識だけでなく、事実を整理し、確認や報告を行う力も重視しています。
試した結果を振り返り、聞き取りやすかった条件と難しかった条件を整理して、次の場面でも使える形へ整えることが重要です。
口頭指示の確認手順や、聞き取りを含む訓練について知りたい方は、ディーキャリアITエキスパート錦糸町マルイオフィスまでお問い合わせください。見学・相談では、ITジェネラリストコースの内容を確認できます。
