仕事を引き受ける前に確認したいこと
急に仕事を頼まれると、期限や作業量を確認しないまま「分かりました」と答えてしまうことはありませんか？
頼まれた場で即答すると、そのときは会話が早く終わっても、後から「期限に間に合わない」「今の仕事と重なっていた」「完成の基準が違った」と気づくことがあります。責任を持って返事をするためには、引き受ける前に必要な情報を確認することが大切です。即答しないことは失礼ではありません。
【まず四つの点を確認する】
確認したいのは、目的、期限、作業量、優先順位です。「いつまでに必要ですか」「どの状態まで仕上げればよいですか」「現在の作業より先に取りかかる認識で合っていますか」と質問すると、判断に必要な情報を集められます。依頼内容が曖昧なときは、自分の理解を短く言い直し、認識が合っているか確かめる方法も有効です。
その場で判断できない場合は、「現在の作業状況を確認して、○時までに返事をしてもよいでしょうか」と、返答する時刻まで伝えます。ただ待ってもらうのではなく、いつ返事をするかを示すことで、相手も次の判断をしやすくなります。
【難しいときは代案まで伝える】
確認した結果、依頼どおりに引き受けることが難しい場合もあります。そのときは、「今日はここまでなら対応できます」「現在の作業を明日に移してよければ着手できます」など、可能な範囲や条件を伝えましょう。できない理由だけで終わらず、調整案を出すことで、仕事を前へ進める相談になります。
ディーキャリアITエキスパート錦糸町マルイオフィスでは、コミュニケーションを訓練の柱の一つとし、チャットや口頭での報告・相談を練習します。依頼の目的や期限を確認し、自分の状況を相手に伝える流れを、仕事に近い場面で試すことができます。確認の言葉は、緊張した場面でも使えるよう、自分が言いやすい短い表現を決めておくと安心です。伝えた後は相手の返答を言い直し、認識が合っているか確かめます。依頼を受けることと、条件を確認することは両立できます。
反射的に引き受けて後から苦しくなる方は、確認の言葉を一つ決め、練習場面で使ってみるところから始められます。職場での返答や相談の仕方を練習したい方は、ディーキャリアITエキスパート錦糸町マルイオフィスへお問い合わせください。見学・相談では、訓練内容や現在のお困りごとを確認できます。
