効率よく働くための工夫―「がんばりすぎない」ことが、いちばんの近道―

こんにちは、生活支援員の齋藤です。

「もっと効率よく働けたらいいのに」 そう思ったことがある人は、きっと少なくないと思います。

でも、効率よく働くことは「早く動くこと」や「無理をすること」ではありません。 自分に合った工夫を積み重ねることで、心にも体にも余裕が生まれていきます。

今日は、効率よく働くための工夫を紹介します。

① まずは「見える化」から始める

頭の中だけで仕事を管理しようとすると、思った以上にエネルギーを使います。 「あれもやらなきゃ、これも忘れちゃいけない」と考え続けるだけで、疲れてしまうこともあります。

そこでおすすめなのが、やることを紙やメモに書き出すことです。

実践例:3つの欄を使った付箋管理

まず、デスクに3つのエリアを作ります。

• 「今日やること」(左側)
• 「今やっている作業」(真ん中)
• 「終わった作業」(右側)

朝、その日のタスクを付箋に1つずつ書いて左側に貼り、取りかかったら真ん中へ、終わったら右へ動かす。 それだけです。

「次に何をするか」が一目でわかるので、迷いが減ります。 そして終わった付箋が右に増えていくのを見ると、「ちゃんと進んでる」という実感が湧いてきます。

付箋が苦手な方は、スマホのリマインダー機能やチェックリストアプリでも同じ効果があります。 大切なのは、頭の外に出して、目で見える形にすることです。

一つ終わったら線を引いて消す。チェックを入れる。 それだけでも達成感につながります。 小さな「できた」を大切にしていいんです。

② 完璧を目指さない

効率を下げてしまう大きな原因のひとつが、「完璧にやらなきゃ」という気持ちです。

たとえば、資料を作成する際、「間違いがあったら怒られるかもしれない」という不安から、何度も見直しをおこない、通常の倍以上の作業時間がかかってしまうことがあります。

そんな方に試してみてほしいのが、「まずは7割の完成度で一度区切る」という方法。 最初から完璧を目指すのではなく、ひとまず全体を作り上げてから見直す。

そうすることで手が止まらなくなり、結果的に作業時間が短縮されます。

また、自分が考える完璧さが、必ずしも相手（上司）が求めていることはと同じとは限りません。まずは７割完成させたものを中間報告として上司に確認してもらうのも大事です。

もちろん丁寧さは大切ですが、最初から100点を目指す必要はありません。 「まずは7割でOK」 そう自分に声をかけてあげると、手が動きやすくなります。

あとから修正すればいい。やり直してもいい。 その柔軟さが、結果的に効率アップにつながります。

③ 自分の得意・苦手を知る

人にはそれぞれ、集中しやすい時間帯や得意な作業があります。 逆に、どうしても疲れやすい作業もあります。

自分の傾向をつかむ質問例

• 午前と午後、どちらが頭がすっきりしているか?
• 一人で黙々とやる作業と、誰かと確認しながら進める作業、どちらが楽か?
• 数字を扱う作業と文章を書く作業、どちらがミスしやすいか?
• 静かな環境と少し音がある環境、どちらが集中できるか?

たとえば「午前中は集中できるけど、午後は眠くなりやすい」傾向がある場合、細かい確認作業は午前中に、ルーティン作業は午後に回すことで、ミスを減らすことができます。

また「電話対応のあとは気持ちが落ち着かない」と感じる傾向がある場合、電話が終わったら5分だけ単純作業(シュレッダーがけや整理整頓)を挟むことで、次の仕事に切り替えやすくなります。

苦手なことがあるのは決して悪いことではありません。自分の得意なこと、苦手なことを知っていると工夫ができ、仕事の組み立て方が変わります。

④ 休むことも「仕事のうち」

効率よく働くためには、実はしっかり休むことが欠かせません。 疲れたまま続けても、集中力は下がり、ミスも増えてしまいます。

利用者さんが実践している「小休憩の工夫」

• タイマーを50分にセットして、鳴ったら5分席を立つ
• トイレに立つついでに、廊下を一周歩いてくる
• 目を閉じて深呼吸を3回する
• 窓の外を30秒ぼーっと眺める
• 好きな飲み物を一口飲んで、味わう

ほんの数分でも、頭がリセットされます。

休むことに罪悪感がある方は、 「休憩も仕事の一部」と考える練習をしましょう。

休むことはサボりではありません。 次に進むための、大切な準備です。

⑤ 自分を責めすぎない

うまくいかない日があっても大丈夫です。

「今日はここまでできなかった」ではなく、「今日はここまでできた」 そんなふうに、できた部分に目を向けてみてください。

たとえば:

• メールを3件返信できた
• 資料を1ページ作れた
• 苦手な電話に1本出られた
• 遅刻せずに出勤できた

どれも立派な「できた」です。

毎日コツコツ工夫しているあなたは、本当にえらい。 効率よく働く力は、一気に身につくものではありません。 少しずつ、自分のペースで育てていくものです。

まとめ

無理をしなくても大丈夫。 あなたなりの工夫は、必ず力になります。

就労移行支援事業所では、こうした一人ひとりに合った「働きやすくなる工夫」を一緒に見つけていくサポートをしています。 訓練の中で試してみて、うまくいったら職場でも使ってみる。 そんなふうに、安心できる環境で少しずつ練習していけます。

今日も一歩進めた自分を、どうか認めてあげてくださいね。

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