2024年01月31日

タスク管理には自己理解が大事？～特性に合った管理方法を見つける！～

こんにちは！
ディーキャリア川崎オフィス、生活支援員の伊藤です。

普段、皆さんはどのようにタスク管理をおこなっていますか？カレンダーに書き込んでおく、todoリストを作成するなど管理方法はさまざまです。ですが、人にはそれぞれ特性があり、管理方法が適さない場合があります。そのため自分に合う方法を見つけたり、使いやすいように組み合わせて工夫をするといったことが必要になってきます。発達障害の特性をお持ちの方であれば、よりタスク管理に苦手さが出てきやすい場合もあります。今回は一例として、私が普段の生活でおこなっているタスクの管理方法についてご紹介したいと思います。自身に合ったタスク管理を見つけることで、業務の効率化を図れたり、プライベートでもやるべきことや、やりたいと思っていたことを忘れずにこなせるようになります。「どのようにタスク管理をおこなえばよいか分からない」「今のタスク管理だと上手くいかないことが多い」という方はぜひご覧ください。

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管理方法を考える前に

タスクを管理し、漏れや遅れなく対応できるようになるのはとても大切なことです。ですが、管理方法が自分に合っていない場合、自身が困るのはもちろんのこと、周りの方へ迷惑になってしまいます。また、プライベートな時間でも、やりたいと考えていたことが、他のことに時間を取られてしまい結局できないまま過ぎてしまったり、誰かと約束していたことを忘れてしまうといった困りごとが起きてしまいます。そのため、困りごとの原因となっていることを把握し、対処方法を考え、自身が管理しやすいツールを活用できるようになることが重要になります。

自分の苦手なことは何かを洗い出す

まず、タスク管理をおこなうにあたり必要なのは、自身がどういったことに困りごとや苦手さを感じているのか洗い出すことです。私の場合であれば、タスクの詳細をいきなり見ようとすると、うまく情報が入ってこなくなることがあります。そのため、タスクを把握しやすくするために、全体の大まかな流れが先に分かるようになっていると把握しやすくなりますし、詳細に何をおこなうのかは別の場所にまとめられていると、混乱せずに作業に取り掛かりやすくなります。これは、自分でタスクを管理する時も同様で、大まかに何をやるのかを書き出して、詳細はその後にまとめるようにすると混乱が起きにくくなります。

このように、ご自身の特性を洗い出して、対処方法を考えていくことが自分に合ったツールを見つける第一歩になります。

重要なのはタスクがすぐに目につくこと

もう一つ重要なのは、タスクがすぐに見えるようになっていることです。例えば、何をおこなうのか書いた物（メモ、ホワイトボード、ノートなど）を目につくように置いておくと、作業が終わった時点でそれを見るようにすれば、すぐに次の作業に取り掛かるために準備ができます。特性による困りごとで、注意が散漫になりやすかったり、作業の切り替えがうまくいかないと言った場合は一工夫必要になりますが、注意を向けられるようになれば、作業の抜け漏れが少なくしていくことができます。

今現在おこなっているタスク管理の方法

ここまで紹介してきたことを踏まえて、今現在、私がおこなっているタスクの管理方法について紹介したいと思います。どのように活用しているのか、ご自身のタスク管理の参考としてみてください。

Googleカレンダーの活用

まずおこなっているのはGoogleカレンダーの活用です。Googleカレンダーでは、予定を入れ込んで次におこなうことを分かるようにしています。通知機能入力の仕方で、ぱっと見の文字情報も少なく済みますし、視覚的にどの程度の時間を使うのか分かりやすいツールです。また、カレンダーの詳細では行き先や詳細説明を書くことができる欄があるため、そこに情報を書き留めておくことで、わざわざ他のツールを開いて確認をする手間を省くことができます。

説明欄にはURLを載せておくことも可能で、何かのイベントなど、詳細情報がネットにまとめられているのであれば、検索して探し出して・・・といった手間を省けますし、先々の予定を立てる時に、内容を忘れてしまうといったことを防ぐことができます。

リマインダーアプリの活用

リマインダーアプリはiPhoneに標準搭載されているものを使用しています。
こちらはプライベートのことで、やるべきこととやりたいと考えていることを書き出していくのを目的としています。ふと頭の中でやりたいと考えていても、次の瞬間には忘れていることがありますので、考えたものを書き出していくことで、繰り返し同じ考えが巡ることを防ぐことができます。

脳疲労を防ぐことになりますので、一日の終わりにぐったりしやすい場合には有効な手段になるかと思います。

また、メモ書きを忘れやすい場合には、ホーム画面にアプリのショートカットを表示するウィジェット設定をおこなうと、画像のように一目で分かるようになります。

スマートウォッチとスマホの連携

最後はスマートウォッチとスマホの連携になります。
これの最大のメリットは直接通知の刺激が伝わることです。何かをしようと思っていてもつい忘れてしまうことがあったり、いざその時間になっても切り替えることができないといった困りごとをよく聴きます。スマートウォッチからの通知を設定すれば、時間に気付きやすくなり忘れ防止になりますし、通知の刺激が行動を切り替えるきっかけとしても活用できます。つけ始めてから3か月以上経ちますが、通知設定をしたことで忘れるといったことはかなり減ったかと思います。他にも、個別にタイマーやアラームを設定できるためなかなか起きれないことへの対策にもなっています。

一方で、感覚が過敏だったり鈍いという方には、刺激によって受けるストレスや、そもそも効果が薄いといったことが考えられるため、あまりお勧めできないかもしれません。