2021年05月27日

相手に意見を伝えるには？～伝え方で変わるコミュニケーション～

こんにちは！

ディーキャリア川崎オフィスの伊藤です。

今日は「なかなか意見が通らない」「伝えたいのに上手く伝えることができない」といった、コミュニケーションの困りごとについて話していきます。

身近な人や職場の人に対して、ついつい意見を押し付けたことはありませんか？または言いたいことがあるのに我慢したことはありませんか？

少しでも思い当たる節があるという方、ぜひディーキャリア川崎オフィスにお越しください！ただ今オンラインでも相談を受け付けておりますので、外を出歩くのが心配だという方もご安心ください。

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実は私も前職でコミュニケーションにまつわるトラブルが起きたことがありました。

前職では周りが全員歳上で、私が最年少の社員でした。今もなんですけどね（笑）

直属の上司「Aさん」から指示を受けて業務をこなす日々を過ごしていましたが、ある日緊急で別の上司「Bさん」から業務を振られました。ちょうどAさんは外に出ており、私もAさんからその日中に終わらせるよう指示された業務がありました。Bさんにもそのことを「Aさんからの業務があるので難しいです」と伝えると「そんなの関係ないから！」と半ば強制的にBさんの業務をこなすことになり、Aさんの業務はこなすことができず、後日Aさんからも、業務をこなせなかったことに関して「なぜこっちの業務を優先しなかったのか」と叱られてしまいました。

なぜこんなことになってしまったのでしょうか？

根本の原因としては「組織の指示系統の乱れ」になりますが、今考えると私自身の「伝え方」にも問題がありました。

当時の私の伝え方ですと、手伝えない理由がすっぽ抜けておりただ断るだけだったので、

「今日中に終わらせる業務があるので、申し訳ないのですがすぐ手伝うのは難しいです。あと1時間ほどでこの業務の目途が立つので、それからそちらの業務に取り掛かるのでも構いませんか？」

というように断る背景をきちんと伝えて、代替案を示す必要がありました。また、「申し訳ない」など相手に自分の気持ちが伝わるように話すことが必要でした。

さらに言えば、Aさんにも今後、「急に他の人から業務を振られた時にどうすればよいか？」ということを質問し、指示を仰ぐことも必要でした。

さて、ここまで書いてきましたが一度ポイントを整理したいと思います。

＜ポイント＞

①相手にこちらの状況・要望・気持ちなどが伝わるように伝えること

②ただ伝えるのではなく、相手の意見も尊重した上で自分の意見を伝えること

③問題となっていることについて解決策・妥協案などを双方の意見をすり合わせて自分から相手に提案する。

以上のことを念頭に置きながら話すことで、かなりコミュニケーションが変わってきます。端的に伝えるのもいいですが、言葉を重ねて丁寧に相手に伝えるのをしてみてはいかがでしょうか？