2023年12月26日

「一つのことしかできない」は病気？～マルチタスクと工夫～

【マルチタスクへの工夫】

・期日の調整をする
これは既に期日のある業務Aをやっている最中に他の期日のあるBが入ってきた際に、依頼者に期日の調整をおこなう提案をし、Aが終わってからBに取り掛かるでよいか、Bを先にやった方がよいかを確認する、マルチタスクを発生させない予防的な工夫になります。
依頼者には、事前にマルチタスクへの苦手を理由を含め、知っておいてもらう事でスムーズに調整ができることや、その際に優先順位が明確になる事で、心に余裕を持って業務に取り組む事ができます。

・TODOリストを活用する
次はTODOリストを活用し、今自身の抱えている業務を一度可視化する方法です。
会社では、複数の業務や業務以外の事務手続きが発生しどうしてもマルチタスクを避けれない事があります。その際には自身の業務を一度付箋などでいいので可視化しましょう。
マルチタスクや期日が近いだけでパニックになったりすることがあるので、頭だけで整理、記憶しておくことは抜け漏れの発生原因となります。
できた業務を斜線で消すことで業務が片付いているのが見てわかる為、モチベーションも維持の効果もあります。

・指示の出し方を変えてもらう
これもマルチタスクを発生させない予防的な取り組みになります、上記同様、事前にマルチタスクが苦手なことを知っておいてもらったうえで、業務は1ずつ指示してもらい、終了報告をして次の業務の指示を出してもらうようにするという方法です。
これは指示を出す側もその都度自身の業務を中断し指示を出さなくてはいけない為、ポイントとして端的な完了報告や指示理解の為の対策、その作業がどれくらいかかりそうなのかを伝えられると、支持を出した人も仕事がしやすくなります。

・今日やる事の中に余白時間を作る
不定期の仕事は予期せぬタイミングで入ってきます。その為、一日のスケジュールをパンパンにしてしまうと結果残業や、やり残しにつながります。この残業やり残しは次の日にも大きな影響を与えたり、精神的にも気持ちの良いものではないので、昼休みに入る30分前、就業30分前には仕事が終わるスケジュールにしておくとよいです。
もしスケジュール通りに作業が進み、イレギュラーな仕事も入らなかった日には、その時間を使いデメリットで紹介した「仕事の効率化、自己研鑽」に充てたり、他の方の業務を手伝う、他にやる事はあるかなどの提案ができると自分にとっても、会社にとってもよいでしょう。

マルチタスクのメリットデメリットを紹介しましたが、特にメリットに関しては、マルチタスクでなくても他の方法でも得られるメリットであったり、働いてすぐ必要となる事でもない為、無理に今すぐできないといけないというものでもありません。
それよりもデメリットの方が大きい事や、何より大切なのは、自身のキャパをオーバーして無理を続け、体調を崩し二次障害に繋がらないようにすることや、自身にあった環境で働く事、自身の得意苦手を知り、得意を評価されたり伸ばすことのできる仕事の仕方や、苦手への対策を考える時間を確保できる心のゆとりを持つことです。
これらを働きながら取り組むこともある意味マルチタスクかもしれません。その為、就労移行支援事業所を利用し、これらを誰かと一緒に整理する事は大きなメリットになります。
ディーキャリアワーク柏スタジオでは、座学や作業訓練のプログラムによって、何が原因でマルチタスクが苦手となってしまっているのか把握していき、自分にあった対策を見つけていく支援をしています。

この記事を読んでマルチタスクや就労移行支援に興味を持ちましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください！

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