職場で【円滑なコミュニケーション】が求められるわけとは？

こんにちは。
ディーキャリアITエキスパート田町オフィスの鈴木慧南です。

今回は職場で求められる「円滑なコミュニケーションの必要性」について、その理由と、オフィスで提供している訓練内容についてご紹介します。

円滑なコミュニケーションってなに？

そもそも職場で求められている「円滑なコミュニケーション」とはどんなことでしょうか？なぜ友達や大学で先生たちと話すようなコミュニケーションではいけないのでしょうか。
就労移行支援事業所の就労支援員として数多くの企業面接や定着支援に入ってきたわたしが思う、「円滑なコミュニケーション」とはずばり一つです。それは「適切な報連相ができる」ことです。

※報連相：報告・連絡・相談のことです

適切な報連相とは例えば…

• 業務内容でわからないことがあったときに、手戻りになる前に確認ができること
• 自身の体調がよくないときに、聞かれる前に相談ができること
• 上司が忙しそうにしていたとしても、なんらかの方法を使用して適切に相談ができること
• 感情的になってしまうようなできごとが起こった際に、感情に任せるのではなく、アサーティブに伝えることができること
• 指示内容を理解し、確認することができること

などを指します。もちろんこのほかにも適切な報連相をしたほうがよい場面があると思いますが、円滑なコミュニケーションとは報連相ができることとイメージしていただけると、想像がしやすいかなと思います。

※定着支援に関しては下記のブログをご参照ください
長期的に安心した就労目指すためのサービス「定着支援」ってなに？

なぜ円滑なコミュニケーションが必要なのか

何度もお伝えしている通り、円滑なコミュニケーションを行うためには適切な報連相が必要です。適切な報連相ができないと、いくら仕事のスキルがあってもうまくいかないケースが多いです。どのようにうまくいかないのか、適切な報連相の具体例をもとに考えてみましょう。

①業務内容でわからないことがあったときに、手戻りになる前に確認ができること

「業務内容で分からないことがあったときは相談するのが当たり前だ」と思っている方もいるかもしれませんが、上司が忙しそうにしている、相談相手が誰か分からない、相談するタイミングなどが測れないことがあり、「まあ、こんな感じに進めたらいいか」とご自身で勝手に決めて進めてしまったことはありませんか？もし間違った方法で進めていた場合、その日の振り返りや中間報告、一番よくないパターンは提出後に齟齬が分かり、手戻りになってしまう可能性があります。これを繰り返すと、ご自身としては一度やったことをやり直さなければいけないことになるので、ストレスやいらだちを感じることになると思います。一方で上司としては「なんで勝手にやるんだろう？」と不信感を抱かせてしまい、ご自身の評価に影響が出てしまうかもしれません。

②自身の体調がよくないときに、聞かれる前に相談ができること

ご自身の体調管理はご自身でしていただくことがどの企業でも原則です。上司が気づいて毎回声をかけてくれるわけではありません。体調をコントロールできるのが一番よいですが、ご自身の障害特性によってはそれが難しいこともあると思います。断っておくと、企業側も「体調不良にならないでほしい」と思っているわけではありません。障害特性ゆえの体調不良は仕方ないこともあるので、その際に「ご自身から発信」できることが重要です。もしこれができない場合、声をかけてくれない上司だと、相談ができないので症状がどんどん悪化してしまうかもしれません。その結果、会社に行けなくなってしまうこともあります。また、上司から声をかけてくれたとしても「この人は自分から発信ができない人かもしれない」と自身の評価を落としてしまうことに繋がりかねません。

この2つの事例でも分かる通り、きちんと評価をいただき、ご自身も職場の周りの人も安心して働き続けるためには円滑なコミュニケーションがかなり重要になってきます。

ディーキャリアで学べること

ディーキャリアではさまざまなコミュニケーション訓練があるのですが、具体的にどんなことを学べるのか代表的な例を2つご紹介します。

①傾聴
コミュニケーションは「伝える」ことだけなく、「聞く」スキルも重要になってきます。そこで活躍するのが傾聴の訓練です。傾聴とは「耳」「目」「心」を傾けて真摯な姿勢で相手の話を聴くコミュニケーションの技法のことです。「これが仕事の何に役に立つの？」と思われる方もいるかもしれませんが、傾聴の姿勢で同僚や上司と接することで、手戻りや勘違いが減っていきます。何のための仕事なのか、どんなことを任されているのか、どこまでやればいいのか、これらを耳や目の指示だけではなく、頭や心で理解し実行することによって齟齬が減っていきます。頭や心で理解していることだと、「間違えてはいけない」という感情がより働き、適切なタイミングで相談をすることができるようになります。なにより「きちんと聞いている姿勢」はご自身の評価に繋がります。

②セルフマネジメント
ディーキャリアでは専用のフォーマットを利用して毎日体調の記録を付けていただき、それを5分以内に上司役に見立てた支援員に報告する時間を朝礼後と終礼後に取っています。利用者の報告時間の目安としては2分と設定しており、支援員とやり取りをする時間を加味して5分を取っています。この時間設定の理由については、実際の職場においても簡潔に自身の体調について報告する必要があるので、就労しても使えるスキルを身につけるという意味です。また、基本的には利用者のほうから主体的に声かけをおこなっていただくので、どのタイミングで声をかければいいのかの練習を積むことができます。「体調を報告する」習慣が身についていると、実際の職場で体調が悪くなってしまった場合や、「今日だけこんな配慮が欲しい」といったときに、すぐに相談することができるようになります。

このほかにもディーキャリアでは職場のコミュニケーションを意識した集団訓練、アサーティブコミュニケーション、問題解決の訓練などさまざまな訓練を提供しており、利用者の実体験を用いてどうしたら解決できるのかをみんなで考えていきます。
こちらのブログを読んでいただき、「円滑なコミュニケーションが必要な理由はわかるけど、どうしたらいいかわからない…」といった方はお気軽に田町オフィスまでお問い合わせください。今のあなたに必要なスキルは何か、どんなスキルを身につけると安心して働くことができるのか、一緒に相談しましょう。

文責：就労支援員　鈴木慧南

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