長い説明書から要点を見つける4つの手順
説明書のページ数が多いと、「全部読んでからでないと作業を始められない」と感じることはありませんか。
説明書は丸暗記するものではなく、必要な情報へ戻るための道具として使えます。最初に、今おこなう作業と知りたいことを一つ決めます。「保存方法を確認したい」「この表示が出た理由を知りたい」のように問いを具体化すると、読む範囲を絞りやすくなります。
目的を決めて読む範囲を絞る
次に、目次や見出しから関係する章を選びます。章の中では、注意事項、具体的な手順、使用例の順に確認します。電子文書なら検索機能、紙なら付箋を使い、あとで同じ場所へ戻れる印を残します。全部を順番に読むより、資料の構造を見て必要な場所へ移動するほうが、作業に使える情報を探しやすくなります。
必要な箇所が見つかったら、説明書を見ながら一工程ずつ実行します。途中で止まったときは、「説明が難しい」とまとめず、分からない言葉、図と実物の対応、飛ばされている操作など、具体的な箇所を記録します。質問するときにも、どこまでできたかを示しやすくなります。
試した結果から手順を調整する
手順どおりに進まない場合は、最初の操作へ戻り、前提条件や注意事項を確認します。手順を短いチェック項目にする、重要な画面だけ見本と比べるなど、方法を一つ変えて再度試します。実際にかかった時間も残すと、似た作業の予定を立てる材料になります。
説明書が変わっても、「目的を決める」「見出しで絞る」「注意事項を確認する」「一工程ずつ試す」という順番は応用できます。迷いやすい箇所と役立った方法をセットで残すと、初めての作業でも確認の始め方が明確になります。
ディーキャリアITエキスパート錦糸町マルイオフィスでは、一人ひとりの目標や習熟度に合わせて訓練内容を設定し、個人ワークと実践を組み合わせます。分からない点を具体化し、必要な質問や報告へつなげる練習もできます。
