仕事の流れ全体で時間を見積もる
作業そのものは時間内に終わっても、質問や確認、修正まで含めると予定を超えてしまうことはありませんか？
仕事の時間を見積もるときは、手を動かす時間だけでなく、指示の確認、準備、質問、進捗報告、見直し、提出までを含めます。仕事の流れ全体を工程へ分けて記録すると、次回の予定を現実に近づけられます。
作業を小さな工程へ分ける
開始前に、完成までに必要な工程を書き出します。
- 指示と完成形を確認する
- 必要な資料やファイルを準備する
- 作業する
- 途中経過を確認・報告する
- 結果を見直して修正する
- 提出する
それぞれに予想時間を置き、途中で進み具合を確認する時刻も決めます。予定より遅れている場合は、作業を続けるだけでなく、優先順位や締切を確認し、必要なら早めに相談します。
実測から次の予定を調整する
終了後は、予想と実際の時間を比較します。差が出た場合は、指示の確認に時間がかかった、質問内容を整理した、追加の修正が必要だったなど、工程ごとに理由を残します。
記録は、できなかったことを責めるためではありません。小さな差も次の判断材料になります。次回の予定へ、必要な準備時間や余裕時間を加えるために使います。似た作業では前回の実測を基準にし、初めての作業や他者の確認が必要な作業には余裕を持たせます。
仕事を想定して見積もりを検証する
ディーキャリアITエキスパート錦糸町マルイオフィスの模擬職場では、指示や期限の確認、優先順位の判断、質問、進捗・結果の報告、フィードバック後の振り返りなどを練習します。作業時間だけでなく、必要なコミュニケーションも含めて実測し、見積もりの差が生じた工程を確認できます。
試した手順や、必要な対処・配慮は、ナビゲーションシートからナビゲーションブックへ整理します。自分で行う工夫と、職場へ相談したい内容を分けることで、仕事を続けるための準備につなげられます。
作業時間の見積もりを仕事の流れに合わせて整え、自分に合う進め方を考えたい方は、ディーキャリアITエキスパート錦糸町マルイオフィスへお問い合わせください。見学・相談では、模擬職場や振り返りの方法を確認できます。
