急な説明で言葉に詰まるときの工夫
仕事中に急に説明を求められると、分かっている内容でも言葉の順番が分からなくなることがあります。その場ですべてを話そうとせず、質問の目的を確かめ、メモを見て要点を整理し、必要なら後から文章で補う方法があります。
説明の範囲を先に確認する
最初に、「何についての説明か」「いつまでに必要か」「どの程度の詳しさを求められているか」を確認します。範囲が分かれば、関係のない経緯まで一度に話すことを防げます。すぐに答えにくい場合は、「少しメモを確認してもよいですか」と伝え、考える時間を確保します。
説明は、事実、仕事への影響、希望する進め方の順に分けます。例えば、「作業手順の途中で判断に迷っています」「このままでは締切に影響する可能性があります」「優先する項目を確認したいです」と整理します。一方的な要望にせず、仕事を進めるために何を調整したいかを示します。
伝え方を一つに決めない
口頭では結論と必要な要点を伝え、細かな経緯や確認事項は、後からメールやチャットで補う方法もあります。「いま分かる範囲を説明し、確認後に文章で補足します」と先に伝えると、説明を途中で区切りやすくなります。
困った場面を記録しておくことも役立ちます。「複数の質問を続けて受けると順番が分からなくなる」「数値を口頭だけで伝えると抜けやすい」など、仕事への影響を具体化します。あわせて、メモがあれば話しやすい、文章で補足すると正確に伝えやすいといった対処を整理します。
説明した後は、「ここまでで不足している情報はありますか」と確認します。相手の反応に合わせて補足すれば、最初から完璧な説明を用意する必要はありません。事前に議題が分かる場面では、確認したい資料や準備時間も相談します。
ディーキャリア平井オフィスでは、報告・連絡・相談やアサーティブコミュニケーションの訓練を行っています。相手の状況も踏まえながら、自分が困っていることや確認したいことを具体的に伝える練習ができます。
急な説明で言葉が止まりやすい場合も、確認する、メモを見る、後から補足するという選択肢を持つことで、必要な情報を伝えやすくなります。
