タスクが山積みでも大丈夫。仕事の締切を守るコツ

ディーキャリア岐阜駅前オフィスでは、ワークスキルコースに進むと大量の仕事を任されます。
日直業務からイベントの企画、来客応対やSNS運用など。

その人のストレス耐性を上げるため、長く就労定着できるようにするために、ディーキャリアでは敢えて厳しく、限界まで仕事を振り分けられます。
マルチタスクができるか、納期の見積もりができるか、訓練の中で試されているわけです。

そんな経験の中で、締め切りを守るために私が考えたことについてお話させていただきます。

納期を守ることが優先

仕事をする上で、特に大事になることが
「納期を守る」
ことです。

どうしてもクオリティが気になって、あれもこだわりたい、これもこだわりたい、
と工数をかけてしまうことがあります。
ピクセルや寸法が少しずれているのが気になったり、
誤字していないか、もっといい表現はないか何度も文章を推敲したり、
下調べの段階で、前例や類似事項がないかずっと検索していたり、
後々の保守拡張がやりやすいようにシステムやプログラムの構造を練ったり、など。

もちろんこれらのことは大事な事項で、蔑ろにしていいわけではありません。
しかし、無限に時間をかける訳にはいかない以上、どこかのラインで妥協する必要があります。

そこで活躍するのが「やらないことを決める」という考えです。

「Not To Do リスト」

「To Do リスト」は有名なもので、やることを箇条書きにしてリスト化したものです。

「Not To Do リスト」はそれと反対に、やらないと決めたことをリスト化したものです。
以下に例を出してみます。

13:00～17:00の時間はメールチェックをしない
5分以上悩んで手が止まる時間を作らない
自動更新機能は今回のシステムでは実装しない
文章完成前に、いちいち誤字チェックをしない
休みの日に仕事に関することをしない

過去の自分の仕事の仕方を振り返って、どこに時間がかかっているのかを確認することが重要です。
やらないことを決めてそれを明文化することで、不必要な手間を減らすことができます。

それって本当に必要？

クオリティアップのために、あれも加えよう、これも実装しよう、とこだわりたくなってしまうことがあります。

しかし、それは本当にやらなければいけないことでしょうか？

作ってみたはいいけれど、ぜんぜん使わなかったとなるかもしれない。
急に上司から別の仕様に変更して、と言われるかもしれない。

とにかく、最初は必要最低限のクオリティで作業をして一通り完成を目指すことをおすすめします。
そのあと、上司に報告してこれで大丈夫か、どこを手直しすればいいかを聞きましょう。

まずは多少の粗があってもいいから完成させる、その後余った時間で修正おこなう。
納期を守れるようにするためには、これを意識するといいと思います。

上司と相談する

上司への報告をおこなうことも重要です。
完成時・終了時だけではなく、中途報告をより高頻度でおこなって認識のすり合わせを実施することが必要になってきます。

数分で終わるような簡単な作業なら中途報告はいりません。
しかし、数日以上かかるような大きなプロジェクト、判断がたくさん必要な選択肢が多くて難しい問題は、中途報告で上司にお伺いを立てる重要度がより上がります。

その理由は、軌道修正を早めにおこなうためです。
作業が進んでずいぶん経ってから上司に報告すると、修正しようとしたとき大きな工数の手戻りが発生してしまします。

上司の時間をとってしまうことに引け目を感じてしまう人もいるかもしれません。
しかし、部下の仕事を監督するのも上司の仕事なので、必要な分はどんどん相談していいと思います。
自分から質問して、
　どの時間なら質問しても迷惑ではないか？
　中途報告はどのくらいの頻度でしてほしいか？
などを上司に聞くのもおすすめです。

こういう時に気軽に質問できるように、信頼関係を築く努力も必要になってきます。