【訓練内容】ビジネスメールの書き方のコツ

皆さんは、ビジネスメールを作る機会は多いでしょうか？

最近では、メールやLINE、チャットなど、便利な機能が増えてきました。

しかし、プライベートではメールやチャットを打ったことはあるけど、いざ、ビジネスメールとなると、どう打てばいいのか、失礼な文になっていないか、不安になると思います。

その不安を少しでも取り除く為に、今回ビジネスメールの書き方のコツについてお伝えしたいと思います。

1.仕事で必要になるメールの種類

1-1.【シーン別】ビジネスメール文例集

ビジネスメールには様々なメール文があります。

まず、どのようなビジネスメールがあるか、紹介したいと思います。

１つ目、初めての相手へのメール

初めての相手に送るメールには、さまざまなコツがあります。
初対面だからこそ気を付けないといけないことも多いですよね。

どのようなことに気を付けて送れば良いのか、ご説明します。

まずは、件名を分かりやすくして、メールの内容を予測できるようにします。

宛名は省略せず、氏名はフルネームを書いて丁寧な印象を与えます。

内容については、用件を分かりやすく端的かつ具体的に、相手に伝わりやすい表現で記載します。

2つ目、お礼・感謝へのメール

まず最初に、前提として、お礼を言われて嫌な気持ちになる人はまずいません。

いかに効果的にお礼を伝えるかで、相手から得られる信頼も大きく変化します。

御礼のメールを送る際には、「分かりやすい件名」、「オリジナルの文章」を心掛けます。

また、できるだけ早くメールを送るようにします。

翌日より当日、午後より午前、ちょっと時間の差でも、相手の印象が変わります。

3つ目、依頼・提案のメール

依頼や提案を上手く利用すると、仕事がスムーズになります。

記載する際には、判断内容を分かりやすく、判断をゆだねやすい文章にしてみます。

次に、何の依頼・提案か分かる件名にします。

「何を求めているのか」「何をしてほしいのか」を最初に書きます。

より丁寧な表現を心がけてみるのもよいと思います。

1-2.社内・社外向けの謝罪メール文例集

次に社内・社外向けの謝罪メールの文例集についてご説明したいと思います。

謝罪のメールを送る際、対応の速さと正確さが最も重要になります。

相手に失礼のない文面にしてみましょう。

また、件名は内容が伝わりやすい件名にします。

次に、挨拶をしてから、謝罪の気持ちを伝えます。

先に伝えたくなる理由や原因などの内容は、挨拶と謝罪文の後に記入します。

対応によって、信頼を失う事もあるかもしれませんが、
信頼を得る結果に繋がるかもしれません。

謝罪のときの対応にも気を配ってみましょう！

2.ビジネスメールを作る時のコツをご紹介！

2-1.ビジネスメールの正しい書き方、9つのマナー

次にビジネスメールの正しい書き方、９つのマナーについてご紹介したいと思います。

1つ目、宛先を入力する箇所の種類を使い分けることです。

まず、【To】です。

こちらに相手のアドレスを入力することには、「あなた（アドレスの持ち主）にあててメールを送っていますよ」という意味があります。

続いて、【CC】です。

状況を共有したい方のアドレスを入力します。
「あなたも知っておいてね」というニュアンスでしょうか。

最後に、【BCC】です。

送った事を、【To】や【CC】の相手に知られたくない時に使います。
たとえば、たくさんの人に一斉メールを送信するとき、それぞれのアドレスが各自に知られると情報漏洩になって良くないことがありますよね。そんなときに、使います。

2つ目は、分かりやすい件名を付けることです。

2つ目、パッと見ただけの件名だと要件が分かりません。

パット見て何を言いたいか分からない件名のメールは、後回し、又は削除されてしまう可能性が高くなります。

例えば、「件名：お願い」だけでは何のお願いなのか分かりませんよね？

しかし、「○○のご確認のお願い（〇〇様用）」と記入すると、重要な内容だと分かりますよね？

分かりやすい件名にすれば、相手側も読んでくれると思います。

3つ目は、添付ファイルに気を付けることです。

最も慎重に気を付けないといけないのが、添付ファイルです。

特にファイルサイズとファイル形式はしっかりと確認しましょう。

相手側の環境によって、ファイルサイズが受け取れるか分からないので、もし、不安な場合は相手に一度、送受信できるか聞いてみます。

また、これはミスする事が多いのですが、添付し忘れと誤添付などにも気を付けましょう。

送信する前に、必ずファイルがあっているか再確認をします。

4つ目は、宛名をよーくチェックすることです。

宛名を入力する際は、相手の名前を間違えないようにします。

下記の内容を参考にしてみて下さい。

【社外宛メール】

社外に向けてメールを送る際は、
「会社＋部署＋氏名＋様」と記入してください。

フルネームだと良い印象を与えることができます。

【社内宛メール】

社内宛にメールを送る場合は、
「部署＋氏名＋様」と記入してください。

5つ目は、挨拶と自分の名前を伝えることです。

たとえメールでも、気持ちのいい挨拶を心がけます。

こちらも下記の内容を参考にしてみてはいかがでしょうか。

【社外宛メール】

社外宛メールで自分の名前を名乗る場合は、宛名と同じく「会社＋部署＋氏名」とするのが基本です。

【社内宛メール】

社内宛メールを送る場合、自分の名前を入力する際は、「部署＋名字」にします。

6つ目、要旨を先に伝えてから、その後に詳細を書くこともすごく大事なポイントです。

まず、要旨を先に伝えてから、詳細を書きます。

結論を言わないと、相手の時間を奪ってしまったり、伝えたいことが伝わらなくなるリスクがあります。

7つ目は、挨拶で締めることです。

メールの結びは挨拶で締めます。

始まりと終わりに挨拶するのが、ビジネスメールのマナーです。

「以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」や、「ご多忙の中恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」などと結びの言葉で締めましょう。

8つ目は、必ず署名をつけることです。

メールの最後には、自分の連絡先情報を記したものを入力することがマナーです。

特に多く記載されている内容として、「会社」「部署」「氏名（読み仮名）」「電話番号」「FAX番号」「郵便番号・住所」「メールアドレス」「会社WebサイトへのURL」が挙げられます。

9つ目は、返信・転送についてです。

メールを受信した後の対応としては、「返信」「全員に返信」「転送」の合計3つあります。

返信は、その名の通り、受信したメールに対する返答を送り主に送信することです。

全員に返信は、送り主をTOとし、CCに入っていた人達はそのままCCに入った状態で返信することです。

転送は、メールを受信していない相手に主に情報を共有するためにメールを送ることです。

それぞれの機能を理解して使い分けられると良いですね！

2-2.メールを書いたら見直すことが大切

もう一つ伝えたいことがあります。

それは相手に送る内容を再確認する事です。
送る内容は、最低1回、できれば2回は確認をしましょう。
失礼な表現はないか、誤字脱字がないかチェックします。
不安が大きかったり、重要なメールだったりする場合は、近くにいる人に確認をお願いすることもお勧めです。

言葉遣い、気遣いがたくさん詰まった、良いビジネスメールを作ることができると思います。

3.まとめ

以上、ビジネスメールの書き方やポイントについて、ご説明いたしました。

ビジネスメールを作ることは大変な作業ですが、マスターすれば相手から信頼を得られるかもしれません。

今回のブログを参考に、ビジネスマナーに即したメールの書き方を実践されてみてください！

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