「そんなつもりじゃなかったのに…」職場でのすれ違いを減らす5つのコミュニケーション術
こんにちは。就労移行支援事業所 ディーキャリアかごしまオフィスです。
職場で誰かと話した後、「そんな意味で言ったつもりじゃなかったのに」「ちゃんと説明したはずなのに、どうして伝わっていないんだろう」と感じた経験はありませんか？
仕事では、上司から指示を受けたり、同僚に作業をお願いしたりと、さまざまな場面でコミュニケーションが必要になります。
しかし、自分では分かりやすく伝えたつもりでも、相手が違う意味で受け取ってしまうことがあります。
特に、発達障害の特性がある方の中には、曖昧な表現の意図を読み取ることが難しかったり、言葉を文字どおりに受け止めやすかったりする方もいます。
一方で、伝える側も相手が理解していると思い込み、必要な説明を省いてしまうことがあります。
大切なのは、「相手が分かってくれるはず」と考えるのではなく、お互いの認識が合っているかを確認することです。
今回は、職場でのすれ違いを減らすための5つのコミュニケーション術をご紹介します。
① 曖昧な言葉は具体的に確認する
職場では、「なるべく早くお願いします」「いい感じにまとめておいて」など、曖昧な表現が使われることがあります。
こうした言葉は、人によって受け取り方が異なります。
「なるべく早く」が30分以内だと考える人もいれば、今日中でよいと考える人もいるでしょう。
そのため、曖昧な指示を受けた時には、自分だけで判断せず、具体的に確認することが大切です。
「今日の15時までに仕上げればよろしいでしょうか？」と確認すれば、相手が求めている期限が明確になります。
分からないことを質問するのは、理解力が足りないからではなく、仕事の認識を合わせるための大切な行動です。
② 相手に伝える時は「結論」から話す
自分の考えを伝えようとすると、状況を詳しく説明することに意識が向き、結局何を伝えたいのか分かりにくくなることがあります。
そんな時には、最初に結論を伝え、その後に理由や状況を説明する方法が役立ちます。
たとえば、仕事の期限について相談する場合、「今取り組んでいる仕事があって、その後に別の作業も頼まれていて…」と説明を始めるよりも、「提出期限について相談があります」と伝えたほうが、相手も話の目的を理解しやすくなります。
そのうえで、現在の仕事の状況や、いつまでなら対応できるのかを説明すれば、相手も判断しやすくなるでしょう。
何を伝えたいのかを最初に明確にすることが、すれ違いを減らすポイントです。
③ 「言ったこと」と「伝わったこと」は違う
自分では説明したつもりでも、相手が同じように理解しているとは限りません。
たとえば、「資料は金曜日までにお願いします」と伝えた場合、金曜日の朝までに必要だと考える人もいれば、金曜日の終業時刻まででよいと考える人もいます。
どちらかが悪いということではなく、必要な情報が十分に共有されていなかった可能性があります。
そのため、仕事を依頼する時には、期限や作業内容、完成した状態などを具体的に伝えることが大切です。
また、重要な内容については、メールやメモなどで確認できるようにしておくと、後から認識の違いが生じるのを防ぎやすくなります。
伝えたかどうかだけでなく、相手と同じ理解になっているかを確認することを意識してみましょう。
④ 相手の反応だけで判断しない
自分が話した後、相手の返事が短かったり、表情があまり変わらなかったりすると、「うまく伝わらなかったのかな」「何か気に障ることを言ったのかな」と不安になることがあるかもしれません。
しかし、相手の反応にはさまざまな理由があります。
忙しくて十分に返事ができなかったのかもしれませんし、話の内容を考えている途中かもしれません。
そのため、表情や口調だけで相手の気持ちを判断するのではなく、必要に応じて内容を確認することが大切です。
仕事の指示や依頼についてであれば、「こちらの進め方で問題ないでしょうか？」と確認することで、相手の意図を把握しやすくなります。
相手の気持ちをすべて読み取ろうとするよりも、仕事に必要な情報を確認することに目を向けてみましょう。
⑤ 誤解が生じた時は、責めるよりも認識を合わせる
職場で認識の違いが生じると、「ちゃんと説明したのに」「どうして分かってくれなかったんだろう」と感じることがあります。
しかし、そこで相手を責めてしまうと、問題の解決よりも感情的なやり取りに発展してしまう場合があります。
そんな時には、まずお互いがどのように理解していたのかを確認してみましょう。
「私は金曜日の終業時刻までだと理解していましたが、午前中までに必要だったのですね」と整理することで、どこに認識の違いがあったのかが分かります。
そのうえで、次回からは期限を具体的に伝えるなど、同じすれ違いを防ぐ方法を考えることができます。
誤解が起きた時に大切なのは、誰が悪いかを決めることだけではなく、次に同じことが起きないようにすることです。
コミュニケーションは「相手任せ」にしないことが大切
職場でのコミュニケーションは、話すことが得意な人だけが上手にできるものではありません。
相手の話を確認したり、自分の考えを整理して伝えたり、分からないことを質問したりすることも、コミュニケーションの大切な要素です。
また、すれ違いが生じたからといって、必ずしもどちらか一方に問題があるとは限りません。
お互いが自分の経験や考え方をもとに言葉を受け取るため、認識に違いが生まれることは誰にでもあります。
だからこそ、「伝えたつもり」「分かったつもり」で終わらせず、必要な場面で確認する習慣を身につけていきましょう。
ディーキャリアでは、職場を想定したコミュニケーションも学びます
ディーキャリアかごしまオフィスでは、ライフスキルコースでコミュニケーションの基本を学びながら、ワークスキルコースでは職場を想定した活動を通して、実践的なやり取りを経験していきます。
仕事の指示を受ける時の確認方法や、分からないことの質問の仕方、相手に状況を分かりやすく伝える方法など、実際の職場で役立つスキルを身につけることを大切にしています。
また、活動の中ですれ違いが生じた時には、支援員と一緒に振り返り、どのような伝え方や確認方法があれば防げたのかを考えることもできます。
こうした経験を積み重ねることで、自分に合ったコミュニケーションの方法を少しずつ見つけていきます。
まとめ｜「伝わる工夫」が職場での安心につながる
職場でのすれ違いは、ちょっとした言葉の違いや、確認不足から生じることがあります。
曖昧な指示を具体的に確認したり、結論から話したりすることで、お互いの認識を合わせやすくなります。
また、誤解が生じた時には、相手を責めるのではなく、何が違っていたのかを整理することも大切です。
コミュニケーションが得意か苦手かに関係なく、伝え方や確認の仕方を工夫することで、職場でのやり取りは少しずつ改善していくことができます。
「言ったから伝わったはず」ではなく、「お互いに同じ理解ができているか」を大切にしてみましょう。
ディーキャリアかごしまオフィスでは、見学・体験も随時受け付けています。
職場でのコミュニケーションに不安を感じている方も、お気軽にお問い合わせください。
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