「頼まれたら断れない…」仕事で無理な時、どう伝える？
こんにちは。就労移行支援事業所 ディーキャリアかごしまオフィスです。
仕事をしている時、 「これもお願いできますか？」 と頼まれたら、皆さんはどうしますか？
本当は今の仕事でいっぱいなのに、 「はい、大丈夫です！」 と答えてしまう。
そして後から、 「時間が足りない…」 「どうしよう…」 となってしまうことはありませんか？
「断ったら嫌われるかもしれない」
「仕事なんだから、引き受けないといけない」
と思う方もいるかもしれません。
でも仕事では、何でも引き受けることが正解とは限りません。
大切なのは、できない時に「無理です」と突き放すことではなく、自分の状況を相手に伝えて調整することです。
① まず「できる・できない」をすぐに答えなくてもいい
仕事を頼まれた瞬間、 「はい！」 と反射的に答えてしまうことがあります。
でも、その前に確認したいことがあります。
例えば、
・今抱えている仕事は？
・それぞれの締切は？
・新しい仕事はいつまで？
・どのくらい時間がかかりそう？
などです。
分からなければ、 「現在の仕事を確認してから、お返事してもよろしいでしょうか？」 と伝える方法もあります。
すぐにYES・NOを決めるのではなく、まず状況を確認することが大切です。
② 「できません」ではなく「今の状況」を伝える
例えば、15時までの資料作成をしている途中で、 「このデータ入力もお願いします」 と頼まれたとします。
そんな時、 ×「できません」 だけでは、相手には理由が分かりません。
そこで、 「現在、15時までに提出する資料を作成しています」 と、まず自分の状況を伝えます。
すると相手も、
「それなら資料を優先してください」
「データ入力は明日で大丈夫です」
など、判断しやすくなります。
断る前に、状況を共有する。 これだけでも伝わり方は変わります。
③ 「いつまでですか？」を確認する
頼まれた仕事が、 今すぐ必要なのか、今日中なのか、明日でもよいのか によって対応は変わります。
例えば、 「こちらは、いつまでに必要でしょうか？」 と確認します。
「明日までで大丈夫です」 と言われれば、
「それでしたら、今の資料が終わった後に対応できます」 と答えられるかもしれません。
つまり、 「今できない」＝「その仕事自体ができない」ではありません。
期限を確認することで、できる方法が見つかることもあります。
④ 「できない」＋「できること」を伝えてみる
どうしても依頼された通りには対応できない場合もあります。
そんな時は、 できないこと＋できること で伝える方法があります。
例えば、
「今すぐの対応は難しいですが、15時以降であればできます」
「今日中に全部は難しいですが、10件までなら対応できます」
という伝え方です。
これは単に断るのではなく、自分が対応できる範囲を相手に伝える方法です。
相手と一緒に調整しやすくなります。
⑤ 自分で決められなければ「優先順位」を確認する
9月10日のブログでもご紹介しましたが、複数の仕事が重なった時に、自分だけで優先順位を決める必要はありません。
例えば、 「現在Aの資料を15時までの予定で進めています。今回お願いされたBと、どちらを優先すればよいでしょうか？」 と確認します。
ここで大切なのは、 「どちらもやります！」と抱え込まないこと。
仕事量や締切を共有して、必要に応じて調整することも仕事の一部です。
「断る」と「調整する」は少し違います
「断るのが苦手」という方は、 YESかNOか の二択で考えていることがあります。
でも、仕事ではその間に、 「この条件ならできます」 があります。
例えば、
「今すぐはできません」 だけではなく、 「16時からならできます」
「全部は難しいです」 だけではなく、 「半分までならできます」 という選択肢があります。
つまり、 YES／NOだけではなく、「どうすればできる？」を相談する。
これが職場での調整です。
無理をして引き受けることにもリスクがあります
頼まれた仕事を全部引き受けると、 「頑張っている」 ように見えるかもしれません。
でも、その結果、
締切に遅れる
ミスが増える
焦ってしまう
疲れが大きくなる
他の仕事に影響する
となれば、自分だけの問題ではなくなります。
だからこそ、 「今、自分がどのくらい仕事を抱えているか」を伝えることも大切な報告です。
ディーキャリアでは「伝え方」も練習できます
ディーキャリアかごしまオフィスでは、 「断れるようになりましょう」 と知識だけで終わらせるのではなく、実際の場面を想定して練習していきます。
例えば、
「急に仕事を頼まれた」
「今の仕事も終わっていない」
「でも相手に言いづらい」
という場面なら、 「どんな言葉なら伝えられそう？」 と一緒に考えてみます。
そして実際に言葉にしてみる。
考える → 伝えてみる → 振り返る → もう一度試す
という経験を積むことで、自分に合った伝え方を見つけていきます。
まとめ
仕事を頼まれて対応が難しい時は、
① すぐにYES・NOを答えず状況を確認する
② 今抱えている仕事を伝える
③ 新しい仕事の期限を確認する
④ 「できないこと＋できること」で伝える
⑤ 必要なら優先順位を確認する
という流れを意識してみましょう。
特に覚えておきたいのは、 「断る＝相手のお願いを拒否する」だけではないということ。
職場では、 「今は難しいですが、○○ならできます」 と伝えて、お互いに調整することもできます。
何でも引き受けることではなく、自分の状況を正しく伝えながら仕事を調整できることも、大切な仕事のスキルです。
「頼まれると断れず、仕事を抱え込んでしまう」
「できない時に、どう伝えればいいか分からない」
そんなことも、実際の職場を想定しながら練習できます。
ディーキャリアかごしまオフィスでは、見学・体験も随時受け付けています。
お気軽にお問い合わせください。
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