「今、話しかけても大丈夫？」声をかけるタイミングが分からない時は
こんにちは。就労移行支援事業所 ディーキャリアかごしまオフィスです。
職場で質問や相談をしたいけれど、
「忙しそうだから、今はやめた方がいいかな…」
「話しかけて迷惑だったらどうしよう」
「タイミングを待っていたら、時間が経ってしまった」
そんな経験はありませんか？
仕事では、分からないことを質問したり、必要なことを報告したりする場面があります。
でも、「何を伝えるか」だけでなく、「いつ声をかけるか」に難しさを感じる方もいます。
今回は、職場で声をかけるタイミングに迷った時の考え方をご紹介します。
① 「完璧なタイミング」を探しすぎない
相手が忙しそうだと、 「もう少し落ち着いてからにしよう」 と思うことがあります。
ところが、
5分待つ
↓
まだ忙しそう
↓
もう少し待つ
↓
気づけば30分……
となってしまうことも。
職場では、相手が完全に暇になるタイミングが来るとは限りません。
大切なのは、「絶対に邪魔にならない瞬間」を探すことではなく、相手に確認してみることです。
② まずは「今、お時間よろしいですか？」
いきなり、 「○○についてなんですが……」 と話し始めるのが不安なら、最初にワンクッション入れてみましょう。
例えば、
「今、少しお時間よろしいでしょうか？」
「○○について確認したいのですが、今お声かけしても大丈夫ですか？」
と聞きます。
相手が忙しければ、 「あと10分待ってください」 と言ってもらえるかもしれません。
つまり、自分だけで相手の状況を判断しなくてもいいのです。
③ 「何の話か」を最初に伝える
声をかける時に、 「ちょっといいですか？」 だけだと、相手はどのくらい時間が必要なのか分かりません。
そこで、
「先ほど依頼された資料について、1点確認があります」
「今日の作業について、5分ほど相談したいことがあります」
と伝えてみます。
ポイントは、 用件＋必要な時間 をできる範囲で伝えること。
相手も、 「それなら今聞きます」 「5分後でもいいですか？」 と判断しやすくなります。
④ 急ぐものは「急ぎです」と伝える
すべての質問・相談を同じタイミングでする必要はありません。
例えば、
今すぐ確認しないと仕事が止まる
締切に間に合わない可能性がある
ミスやトラブルが発生している
といった場合は、早めに伝える必要があります。
その場合は、 「急ぎで確認したいことがあります」 と最初に伝えることも一つの方法です。
逆に急ぎでなければ、 「お手すきの時に確認をお願いしたいです」 と伝えることもできます。
用件の緊急度を伝えることも、コミュニケーションの一部です。
⑤ 相手の「話しかけやすいサイン」を見つける
一緒に仕事をしていくと、 「このタイミングなら話しかけやすい」 というパターンが見えてくることがあります。
例えば、
会議中・電話中 → 待つ
誰かと重要な話をしている → 待つ
パソコン作業中 → 一度声をかけて確認する
作業が一区切りついた → 比較的話しかけやすい
などです。
ただし、これは絶対的なルールではありません。
職場によっては、
「質問はチャットで送ってください」
「午前中にまとめて確認してください」
などのルールがある場合もあります。
その職場のやり方を確認しておくことも大切です。
「話しかけられない」をもう少し分解してみる
「人に話しかけるのが苦手」 というだけでは、対策が見つかりにくいことがあります。
そこで、 何が難しいのか？ を少し分解してみましょう。
例えば、
「忙しいかどうか判断できない」
「最初の一言が分からない」
「質問をまとめるのに時間がかかる」
「断られた時にどうすればいいか分からない」
など、人によって困っているポイントは違います。
困りごとが具体的になれば、 「今、お時間よろしいですか？を使ってみる」 など、具体的な工夫も考えやすくなります。
ディーキャリアでは「声をかける」ことも実践します
ディーキャリアかごしまオフィスでは、プログラムを受けるだけではなく、
日々の通所やワークスキルコースの中で、
・質問する
・相談する
・報告する
・確認する
といった場面があります。
そこで、 「声をかけようと思ったけれどできなかった」 ということがあれば、
どこで迷った？
何があれば声をかけやすかった？
次はどんな言葉を使ってみる？
と振り返ることができます。
「コミュニケーションが苦手」で終わらせず、具体的な場面に分けて練習していくことが大切です。
まとめ
話しかけるタイミングに迷ったら、
① 完璧なタイミングを待ちすぎない
② 「今、お時間よろしいですか？」と確認する
③ 用件や必要な時間を最初に伝える
④ 急ぎかどうかも伝える
⑤ 職場のルールや相手の状況を確認する
ことを意識してみましょう。
特に覚えておきたいのは、 「話しかけていいか、自分一人で判断しなくてもいい」 ということです。
分からなければ、 「今、お声かけしても大丈夫ですか？」 と相手に確認する。
それだけでも、コミュニケーションのハードルを少し下げることができます。
「質問したいのに声をかけられない」
「相談のタイミングを逃してしまう」
そんな困りごとも、就職前に実際の場面を想定して練習することができます。
ディーキャリアかごしまオフィスでは、見学・体験も随時受け付けています。
お気軽にお問い合わせください。
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