「終わってから報告」だけじゃない！仕事の報告、3つのタイミング
こんにちは。就労移行支援事業所 ディーキャリアかごしまオフィスです。
仕事を頼まれて、無事に作業が終了。
「終わりました！」
と報告する。
もちろん、これも大切な報告です。
でも実際の仕事では、「仕事が終わった時」以外にも報告した方がよいタイミングがあります。
例えば、
「予定より時間がかかっている」
「途中でミスに気づいた」
「このままだと期限に間に合わないかもしれない」
こんな時、皆さんならどうしますか？
今回は、仕事をスムーズに進めるために覚えておきたい3つの報告タイミングをご紹介します。
① 仕事が終わった時｜完了報告
まずは基本となる「終わった時」の報告です。
仕事が終わっても、報告しなければ、仕事を依頼した人には終わったことが伝わりません。
例えば、 「依頼いただいた資料の作成が完了しました。共有フォルダに保存しています。」 と伝えます。
ポイントは、
「終わりました」＋「どうしたのか」 まで伝えること。
「提出しました」
「○○さんに渡しました」
「共有フォルダに保存しました」
など、現在の状態まで伝えると相手も確認しやすくなります。
② 予定通りに進んでいない時｜途中報告
ここが意外と難しいところです。
例えば、 「15時までに終わらせてください」 と言われた仕事が、
14時になっても半分しか終わっていない。
そんな時、 「まだ時間があるから頑張ろう」 と一人で進め続けてしまうことがあります。
しかし、15時になってから、 「終わりませんでした」 と伝えても、
対応できる選択肢が少なくなってしまいます。
そこで、
「現在半分ほど終了していますが、15時までの完成が難しい可能性があります」
と途中で報告します。
すると、 「こちらを優先してください」 「残りは別の人にお願いしましょう」 など、
上司も対応を考えることができます。
問題が確定してからではなく、
「このままだと難しそう」と気づいた段階で伝える。
これが途中報告のポイントです。
③ ミスやトラブルに気づいた時｜早めの報告
仕事をしていれば、ミスをすることもあります。
そんな時、
「自分で直してから報告しよう」
「怒られそうだから言いづらい…」
と思うこともあるかもしれません。
しかし、自分だけで対応すると、かえって影響が大きくなる場合があります。
例えば、 「入力したデータに誤りがあることに気づきました。現在○件入力しています。どのように対応すればよいでしょうか？」 と伝えます。
大切なのは、 ミスをしないことだけではなく、ミスに気づいた後にどう行動するか。
分かった段階で早めに報告することも、大切な仕事のスキルです。
「もう少し様子を見よう」が報告を遅らせることも
報告が遅れてしまう理由の一つに、 「まだ大丈夫かもしれない」 があります。
「あと少し頑張れば間に合うかも」
「自分で何とかできるかも」
「もう少し確認してから伝えよう」
そう考えているうちに、報告するタイミングを逃してしまいます。
迷った時は、 「この情報を相手が今知っていた方が、仕事を進めやすいだろうか？」 と考えてみましょう。
YESなら、報告するタイミングかもしれません。
報告は「事実」と「今の状況」を伝える
報告する時に、 「大変です！」 「うまくいきません！」 だけでは、相手も状況を判断しにくくなります。
そこで、
① 何が起きているか
② 今どこまで進んでいるか
③ 自分では判断できないことは何か
を整理します。
例えば、
「資料作成について、10件中6件まで入力が終わっています。残り4件ですが、15時までの完了が難しそうです。どちらを優先すればよいでしょうか？」 と伝える。
これだけで、相手は状況をかなり把握しやすくなります。
ディーキャリアでは「報告」も実際に練習します
ディーキャリアかごしまオフィスのワークスキルコースでは、
指示を受ける
↓
作業する
↓
必要に応じて質問・相談する
↓
報告する
という、実際の職場を想定した流れを経験します。
「報告が大切」と知識として覚えるだけではなく、
いつ報告する？
何を伝える？
どう伝える？
を実践の中で練習していきます。
最初から上手にできる必要はありません。
経験して、振り返って、次に試してみる。
その繰り返しによって、少しずつ仕事の進め方を身につけていきます。
まとめ
仕事で報告したいタイミングは、
① 仕事が終わった時
② 予定通りに進んでいない時
③ ミスやトラブルに気づいた時
の3つです。
特に覚えておきたいのは、
「問題が起きてから報告する」のではなく、「問題になりそうな段階でも報告する」 ということ。
報告は、自分が怒られないためにするものではありません。
周囲と情報を共有して、仕事を前に進めるために行うものです。
「いつ報告すればいいのか分からない」
「うまくいっていない時ほど言い出しにくい」
そんなことも、就職前に練習できます。
ディーキャリアかごしまオフィスの見学・体験では、実際の仕事を想定したワークスキルコースについてもご紹介しています。
お気軽にお問い合わせください。
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