「分かりました！」本当に分かってる？仕事の指示を受ける3つのポイント

こんにちは。就労移行支援事業所 ディーキャリアかごしまオフィスです。

上司から仕事を頼まれた時、

「分かりました！」

と返事をしたものの、いざ始めようとすると、

「何をどこまでやればいいんだっけ？」
「今日中って、何時まで？」
「この方法で合っているのかな？」

となった経験はありませんか？

仕事では、「指示を聞くこと」と「指示を理解すること」は同じではありません。

今回は、仕事の指示を受ける時に意識したい3つのポイントをご紹介します。

① 「何をするか」だけでなく「いつまでに」も確認する

例えば、 「この資料をまとめておいてください」 と言われたとします。

仕事内容は分かっていても、

いつまでに完成させればいいのか が分からなければ、

仕事の優先順位を決められません。

そこで、 「承知しました。こちらは何時までに仕上げればよいでしょうか？」 と確認します。

仕事を受けた時には、

何をする？
いつまで？
どのくらい？

まで確認してみましょう。

② 指示は「覚える」のではなく「残す」

「これくらいなら覚えられる」 と思っていても、

その後に別の仕事を頼まれると忘れてしまうことがあります。

そこで役立つのがメモです。

例えば、

9/7　資料A作成

・○○のデータを入力
・△△さんへ確認
・15時まで

と残しておけば、後から確認できます。

メモは、 「忘れない人になるため」ではなく、

「忘れても確認できる状態を作るため」 に使うものです。

すべてを記憶しようとせず、必要な情報を残しておきましょう。

③ 最後に「自分の理解」を確認する

指示を聞いて、 「分かりました！」 だけで終わらせるのではなく、簡単に確認してみます。

例えば、

「確認ですが、○○のデータを入力して、15時までに提出するということでよろしいでしょうか？」

と、自分が理解した内容を相手に返します。

これを復唱・要約といいます。

すると、

「そこまでじゃなくて、今日は10件だけで大丈夫ですよ」

など、自分の認識とのズレにその場で気づけることがあります。

仕事を始めてからやり直すよりも、

始める前に確認する方が、お互いの負担を減らすことができます。

「分からないところ」が分からない時は？

ここが難しいところです。

指示を受けた瞬間は、 「分かった！」 と思っていても、

実際に作業を始めてから分からないことが出てくる場合があります。

そんな時は、 「さっき聞いたから質問してはいけない」 と思う必要はありません。

例えば、

「先ほどの作業について確認したいことがあります」 と伝えれば大丈夫です。

9月4日のブログでもご紹介したように、分からないまま長時間止まるより、

必要なところで確認することも仕事を進めるためのスキルです。

指示が複数あったら「優先順位」を確認する

仕事では、一つの作業が終わる前に、

「これもお願いします」 と別の仕事を頼まれることがあります。

例えば、

A：資料作成　15時まで
B：データ入力　今日中
C：書類確認　急ぎ

こうなると、 「どれからやればいいの？」 と迷います。

自分で判断できない時は、

「現在Aの作業をしていますが、Cを先に進めた方がよいでしょうか？」

と確認してみましょう。

「全部やらなければ」と抱え込むのではなく、

優先順位を確認することも指示を正しく受けるための一部です。

ディーキャリアでは「指示を受ける」ことも練習します

ディーキャリアかごしまオフィスのワークスキルコースでは、

職場を想定した環境の中で、

指示を受ける
↓
メモを取る
↓
分からないところを確認する
↓
作業する
↓
報告する

という一連の流れを実践します。

パソコン操作などの作業そのものができても、

実際の職場では「指示を受けて仕事を進める力」も必要になります。

だからこそ、訓練の中で実際に経験しながら、自分なりの方法を見つけていきます。

まとめ

仕事の指示を受ける時は、

① 何を・いつまでに・どのくらいするのか確認する
② 指示された内容をメモに残す
③ 自分の理解を復唱・要約して確認する

という3つを意識してみましょう。

そして、複数の仕事を頼まれて迷った時には、優先順位を確認することも大切です。

「分かりました！」と言えることより、

「何をすればいいか分かっている状態」を作ること。

これが、仕事をスムーズに進める第一歩です。

「指示を聞いても忘れてしまう」
「複数の仕事を頼まれると混乱してしまう」

そんな困りごとも、実際の仕事を想定しながら練習できます。

ディーキャリアかごしまオフィスの見学・体験では、

ワークスキルコースの訓練についてもご紹介しています。

お気軽にお問い合わせください。

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