2025年12月18日

指示が多くても大丈夫👍仕事を整理する小さなコツ💡

皆様こんにちは。就労移行支援事業所ディーキャリア枚方駅前オフィスです。

職場において、上司や先輩から次々と仕事を頼まれてしまい、「あれもこれもやらなきゃ！」と頭が真っ白になってしまった経験はありませんか？

「Ａの資料を作って」と言われた直後に「あ、やっぱり先にＢのメール返信して」「そういえばＣの件どうなった？」と矢継ぎ早に指示が飛んでくる。
一つひとつは簡単な作業でも、重なった瞬間に「何から手を付ければいいか分からない」とフリーズしてしまう。

これは、あなたの能力不足ではなく、情報の処理容量（ワーキングメモリ）の特性や、優先順位をつける機能の特性が関係している場合があります。
そこで今回は、なぜ指示が多いと混乱してしまうのか、そのメカニズムと、落ち着いて仕事を進めるためのヒントを書いていければと思います。

複数の指示を受けた時にパニックになる原因の一つに、「ワーキングメモリ（作業記憶）」の働きがあります。
ワーキングメモリとは、作業をするための「脳のメモ帳」のようなものです。ADHDなどの特性がある場合、このメモ帳の容量が少し小さかったり、新しい情報が入ると前の情報が消えやすかったりすることがあります。

たとえば、両手に荷物をいっぱいに抱えている状態で、さらに「これを持って」と荷物を渡されたら、どうなるでしょうか？
どれかを取り落とすか、動けなくなってしまいますよね。
脳内でも同じことが起きています。「Ａの指示」と「Ｂの指示」を同時に抱えようとして容量オーバーになり、思考が停止（フリーズ）してしまうのです。
これは、「同時にこなそうとする」から起こる現象です。対策の基本は、「すべてのタスクをシングルタスク（一つずつ）にする」ことです。

📝 脳の荷物を下ろす「外部化」の技術

パニックを防ぐための第一歩は、脳内のメモリを使わず、すべて「外」に出すことです。
指示を受けたら、作業に取り掛かる前に、まずは以下の手順で情報を整理しましょう。

① とにかく全部書き出す
裏紙でも付箋でも構いません。今抱えているタスク、頼まれたこと、気になっていることを、すべて箇条書きで書き出します。
「脳のメモ帳」ではなく「紙のメモ帳」に情報を移すことで、脳の容量を空けることができます。「書いたから忘れても大丈夫」という安心感が、焦りを鎮めます。

② 視覚的に見える化する
書き出したタスクを机の見える位置に貼るか、ToDoリスト化します。
頭の中で段取りを組もうとせず、目に見える形でタスクを並べることで、客観的に状況を把握できるようになります。

⚖️ 迷いを消す「優先順位」のつけ方

タスクを書き出したら、次は「どれからやるか（優先順位）」を決めます。
ここで有効なのが、「重要度」と「緊急度」のマトリクス（4つの分類）です。

タスクを以下の4つに分類してみましょう。

領域1：重要で、急ぎ（今日中にやる）：クレーム対応、締め切り直前の資料作成
領域2：重要だが、急ぎではない（計画的にやる）：将来のスキルの勉強、業務マニュアルの改善
領域3：重要ではないが、急ぎ（誰かに頼むか隙間でやる）：突然の電話対応、急な来客
領域4：重要でも、急ぎでもない：暇つぶしのネットサーフィンなど

仕事でパニックになる時は、たいてい「領域1」と「領域3」が混ざっています。
書き出したタスクに「◎（最優先）」「〇（今日中）」「△（明日以降）」とマークをつけるだけでも、迷わずに一つずつ着手できるようになります。

🗣️ パンクを防ぐための「断り方・確認の仕方」

自分のキャパシティを超えそうになったら、適切にSOSを出すことも重要なスキルです。
上司に状況を伝え、優先順位の判断を仰ぎましょう。

※伝え方の例
「現在、ＡとＢの作業を抱えており、手一杯の状況です。新たにご指示いただいたＣの件ですが、Ａの後（明日以降）の着手でもよろしいでしょうか？」
「優先順位を確認させてください。ＡとＣ、どちらを先に終わらせるべきでしょうか？」

このように「できません」と断るのではなく、「順番を相談する」というスタンスであれば、角が立たずに状況を理解してもらえます。

🌱 まとめ

指示が多くて混乱するのは、あなたが真面目に「全部やらなきゃ」と考えている証拠でもあります。
しかし、どんなに優秀な人でも、体は一つしかありません。

1. 脳から出して書き出す
2. 優先順位をつける
3. 一つずつ片付ける

この3ステップを意識して、「マルチタスク」ということを一旦忘れ、「シングルタスクの積み重ね」に変えていきましょう。

ディーキャリア枚方駅前オフィスでは、実際の業務を想定した訓練などを通じて、自分に合ったタスク管理や優先順位のつけ方を身につけるサポートを支援しています。
「どうしても整理ができなくて困っている」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。
あなたらしい働き方を見つけるための一歩を、一緒に踏み出しましょう‼️