2024年01月15日

電話でのコミュニケーション～電話対応をする際の注意点～

こんにちは。ディーキャリア枚方駅前オフィスです。

今回は電話対応に焦点を当て、理解と共感をもとに円滑なコミュニケーションを築くポイントを探ります。電話対応が苦手、自分にはきっと出来ないと感じている方へのアドバイスなどを書いていければと思います。

電話対応をする際の注意点

挨拶と自己紹介:
- はじめに明るい声で挨拶し、自分の名前と所属を伝えましょう。
- 「こんにちは」や「お世話になっております」など、適切な言葉を使います。
相手の名前の使用:
- 相手の名前を覚え、使うことで親近感を生み出します。ただし、相手がビジネスの場であれば、敬意を込めて使うよう心がけましょう。
明確な発言:
- 話す前に考え、伝えたいことを明確に伝えるように心がけましょう。
- 簡潔かつ分かりやすい言葉を使います。
積極的な姿勢:
- 積極的で前向きな態度を持ち、相手に対して興味を持って接します。
- 相手の話に注意を払い、適切なタイミングで応答します。
適切な言葉遣い:
- 丁寧で尊重な言葉遣いを心がけます。
- 敬意を示すために、敬称を使用したり、言葉のトーンに気をつけます。
聴覚確認:
- 相手の発言をよく聞き、理解できない部分があれば確認します。
- 「大変申し訳ありません、もう一度お願いできますか？」といった確認の言葉を使います。

相手のペースに合わせること
- 発達障害のある方は、自分のペースで物事を進めることが重要です。電話対応でも、焦らず相手のペースに合わせることで、より円滑なコミュニケーションが可能です。
繰り返し確認すること
- 相手の理解度を確認するために、同じ内容を繰り返し伝えることは悪いことではありません。確認が必要なポイントがあれば、積極的に尋ねてみましょう。
柔軟性を持つこと
- 発達障害のある方はそれぞれ異なる特性を持っています。一般的なアプローチがうまくいかない場合でも、柔軟に対応することが大切です。相手のニーズに応じて調整しましょう。
ポジティブな言葉を使うこと
- コミュニケーションは言葉の力で大きく変わります。ポジティブで励ましの言葉を使うことで、相手に安心感を与え、コミュニケーションの難しさを取り除くことができます。