見積もりと実測の差から手順を直す
作業の予定を立てても、準備や見直しにかかる時間を入れ忘れ、締切前に慌てることはありませんか？
時間の見積もりを整えるには、作業を始めてから終えるまでを一つの数字で捉えず、工程ごとに予想と実測を比べます。差が出た理由を具体化すると、次回の予定と手順を現実に合わせて調整できます。
作業前に工程を書き出す
例えば資料を作成する場合は、次のように分けます。
- 依頼内容と締切を確認する
- 必要な資料を集める
- 作成する
- 内容や誤字を見直す
- 修正して提出する
各工程に予想時間を置きます。さらに、作業の途中で進み具合を確認する時刻を決めます。予定より遅れていた場合に、優先順位を確認する、範囲を相談する、質問するなど、次の行動もあらかじめ考えておきます。
差の理由を次回の基準へ変える
終了後は、実際にかかった時間を工程別に記録します。差が大きかった場合は、「自分は遅い」と評価するのではなく、何を見落としていたかを確認します。
資料を探す時間が必要だった、指示の解釈を確認した、途中で追加依頼があった、見直しを複数回行ったなど、原因が分かれば次回の見積もりに加えられます。同じ種類の作業を数回記録すると、自分なりの目安を作れます。
初めての作業や、ほかの人の確認を待つ作業は、過去の記録だけでは決めにくい場合があります。そのときは余裕時間を持たせ、途中で確認する時刻を早めます。予定どおりに進まなかった日も、手順を一つ直せれば次の準備になります。
実務の工程から時間の使い方を知る
ディーキャリア平井オフィスでは、本人の希望や訓練状況に応じて、運営会社での企業実習に取り組める場合があります。実際の業務を経験することで、準備、確認、作業、報告、修正のどこに時間を使うか、どの段階で質問や相談が必要かを具体的に振り返れます。
経験した内容は、自分が仕事を進めやすい手順や、余裕を持たせたい工程を考える材料になります。参加できる業務や時期は、本人の希望、訓練状況、受け入れ状況などによって異なります。
感覚だけに頼らず作業時間を見積もり、自分に合う手順へ整えたい方は、ディーキャリア平井オフィスへお問い合わせください。見学・相談では、企業実習や作業の振り返りについて相談できます。
