仮完成から始める仕事の進め方
仕事で資料や文章を作るとき、最初の一文や見た目を直し続けて、全体がなかなか完成しないことはありませんか。細部を整える前に、まず最後まで仮の形を作ると、必要な作業と残り時間が見えやすくなります。完成度を下げるのではなく、確認する順番を変える方法です。
最初の目標を「仮完成」にする
着手前に、提出物へ必要な項目を確認します。たとえば報告書なら、目的、実施内容、結果、今後の対応という見出しを先に置き、それぞれへ一文ずつ仮の内容を入れます。言葉が決まらない部分は空欄のまま止まらず、「後で確認」など自分だけが分かる印を残して次へ進みます。最後まで形ができれば、情報が足りない場所と、すでに書けている場所を分けられます。
時間も「全体を作る時間」と「直す時間」に分けます。60分あるなら、最初の35分で一度最後まで進め、残り25分で内容、誤字、見た目を確認するなど、区切りを決めます。細部へ使う時間が長くなったときは、いったん全体へ戻る合図になります。正確さが必要な作業でも、確認項目を最後にまとめることで、見直しそのものを省く必要はありません。
実績から次の進め方を調整する
作業後は、全体を作るまでの時間と、修正に使った時間を分けて記録します。「構成を決めるまでに時間がかかった」「見直しで同じ箇所を何度も直した」など、止まりやすい工程を一つ見つけます。次回は、見出しだけ先に作る、初稿では表現を直しすぎないなど、一つの工夫を試します。速度だけでなく、疲れ方やミスの数も確認すると、自分が安定して続けられる方法を探しやすくなります。
ディーキャリア平井オフィスでは、スタッフを職場の上司等に見立てた模擬職場で、指示・期限の確認、優先順位、進捗報告、フィードバック後の振り返りを練習します。作業中に細部へ集中しすぎた場面も、実際の進め方を記録して確認できます。自分に合う手順や、期限までに品質を整えるために必要な工夫は、ナビゲーションブックへ整理し、職場で説明する材料にもつなげます。
最初から完璧に仕上げようとして作業が止まりやすい方は、見学・相談で訓練内容や作業の進め方を確認できます。
