メールミスの起きる条件を記録する
メールの添付忘れや宛先間違いが続くと、自分の注意力だけを責めてしまうことがあります。しかし、急いでいる日にも同じ順番で使える手順を作ると、どこを確認したかが見えやすくなります。ミスが起きる条件も、手順を直す材料になります。
注意ではなく順番を決める
添付が必要なメールは、本文を書く前にファイルを付けます。次に本文へファイル名を書き、添付欄と照合します。宛先は内容と添付を確認した後に入力するなど、誤送信しにくい順番を決めます。
送信前の確認は「宛先」「件名」「添付」「期限や依頼内容」のように絞ります。項目が多すぎると、急いでいるときに確認自体を省くことがあります。毎回同じ順に見て、実際に続けられる項目数にします。ファイル名も「資料」「最新版」だけでなく、内容や日付が区別できる形にすると選びやすくなります。
画面上の情報を減らす
複数のメール、資料、ブラウザーのタブが開いていると、別のファイルを選ぶ、確認中の画面を見失うといった混乱が起こります。送信するときだけ不要な画面を閉じ、今使うメールとファイルを一つずつ残します。
作業の途中で別の依頼が入った場合は、どこまで確認したかを一行残してから移ります。戻ったときは途中から続けず、添付や宛先を含む確認を最初からやり直すなど、再開のルールも決めます。
ミスが起きた条件を記録する
同じミスでも、原因は一つとは限りません。本文を先に書いた、似た名前のファイルが同じ場所にあった、期限が迫っていた、別の作業へ何度も移ったなど、直前の状況を分けて記録します。注意力という言葉だけでまとめず、変えられる工程を探します。
ディーキャリア平井オフィスでは、スタッフを職場の上司などに見立てた模擬職場で、指示・期限確認、メモ、質問、進捗・結果報告を練習します。作業後はフィードバックを基に、うまくいった条件と修正したい工程を振り返ります。
確認手順は一度作って終わりではありません。実際に使えなかった場合は、項目を減らす、順番を変える、宛先入力を最後にするなど、結果に合わせて調整します。自分に合う仕事の進め方を整理したい方は、見学・相談でお話をお聞かせください。
