敬語より伝わりやすさを大切にする
職場で話すとき、正しい敬語を考えすぎて、肝心の要件が伝えにくくなることはありませんか？
難しい言い回しを使うことだけが丁寧さではありません。「です・ます」を基本に、相手が判断するために必要な情報を順番に伝えることも、大切なビジネスコミュニケーションです。
最初に要件を一つ伝える
依頼や確認では、前置きを長くするより「何について」「どうしてほしいか」「いつまでか」を整理します。例えば、確認したい資料名、分からない箇所、自分で確認した範囲を短く伝えれば、相手は答えやすくなります。言葉が出にくいときは、よく使う表現をあらかじめ決めておく方法もあります。
伝えた後の確認までを一組にする
話し終えたら、相手の返答を自分の言葉で言い直し、認識が合っているかを確かめます。うまく話せたかだけでなく、必要な情報が共有できたかを振り返ると、次に直す点が具体的になります。形式の正しさと同時に、相手に届いたかを見ることが大切です。
伝える前に、相手が知っていることと、まだ知らないことを分けるのも有効です。背景をすべて説明するのではなく、判断に必要な事実から示します。口頭で難しい場合は、要点をメモにしてから話す、チャットで補足するなど、職場のルールに合う方法を選びます。
敬語を間違えないことだけを目標にすると、話すこと自体が怖くなる場合があります。まずは短い依頼や確認を一つ伝え、通じた経験を積み重ねましょう。その後で表現を整える方が、実際の仕事に使える力へつながります。
取り組むときは、できたかどうかだけでなく、どの条件なら行動しやすかったかを確かめます。負担が大きい場合は課題を小さくし、説明や見本が必要なら支援者へ相談します。具体的な条件が分かると、仕事の場面でも同じ工夫を選びやすくなります。
支援の中で試して確かめる
ディーキャリア平井オフィスでは、ビジネスマナーやコミュニケーションを扱う訓練に加え、模擬業務の中で質問や報告を練習できます。言葉遣いを暗記するだけでなく、実際の場面で相手に必要な情報が伝わったかを確かめ、振り返ることができます。
一人で方法を決め切るのが難しいときは、実際の場面を想定して試し、振り返ると、自分に合う形が見つかりやすくなります。ディーキャリア平井オフィスの訓練内容や取り組み方を知りたい方は、見学・相談でご確認ください。
